Brainstorming pe bune

Vreau să fiu clar: nu orice discuție liberă între două sau mai multe persoane este un brainstorming. Nu, nici măcar dacă este organizată la cererea șefului și se desfășoară într-o încăpere confortabilă dintr-un hotel de lux. Dacă ideile sunt generate pentru a soluționa o problemă și dacă sunt notate, acesta poate fi un embrion de brainstorming. Dacă s-a reușit în prealabil ca participanții să fie pregătiți pentru a veni cu idei ieșite din comun, vorbim de un  aproape-brainstorming. Bun, dar ce mai trebuie?

Păi… să pornim cu scopul. Orice grup sau organizație se confruntă cu probleme și provocări, fie că e vorba de obstacole, fie că e vorba de proiecte sau produse noi pentru a supraviețui sau a crește. Un start-up are și mai multe obstacole de depășit decât o organizație matură. De unde vor veni soluțiile, răspunsurile cele mai bune? Din mințile oamenilor, desigur. Dar mintea nu produce idei bune oricând și oricum. E ca un motor, pe care dacă îl vrei capabil de tot ce poate, are nevoie de bujii, ulei, benzină etc.

Mintea, pentru a produce idei de calitate, trebuie și ea să fie pregătită într-un mod care să-i deschidă apetitul pentru a gândi altfel. Pentru că în activitățile de rutină, modul de operare este diferit de situațiile care cer creativitate. În primul caz vorbim de gândire liniară, în al doilea despre gândire laterală. Laterală pentru că trebuie să deraieze de la ceea ce face de obicei. Să conecteze idei, imagini mentale fără legătură aparentă. Trebuie să aducă în același întreg părți care la prima vedere nu se potrivesc. Dar care, lipite cu ingeniozitate, vor forma un întreg nou și, poate, superior celor existente.

Pentru că nu vrei să reinventezi roata, este important să afli stadiul tehnicii, adică dacă nu cumva există deja o soluție satisfăcătoare pentru problema ta. Calea ușoară este folosirea unui motor de căutare. Începi cu o listă de termeni pentru care cauți sinonime. Caută folosind mai multe sintagme și alege ca rezultatele afișate să fie imagini. Sunt cele mai sugestive.

Există o cale mai laborioasă: bazele de date pentru invenții. Espacenet

Aceasta este baza de date a Oficiului European de Brevete și conține peste 120 milioane de documente despre invenții din toată lumea. Oricum ai căuta, fă-o temeinic, pentru că te va scuti de dezamăgirea de a afla mai târziu că ceea ce vrei să dezvolți a fost deja conceput de altul. Iar dacă nu, inspirația obținută văzând inovații din domeniu tău de interes justifică timpul alocat căutării.

Linus Pauling – un savant care a primit două premii Nobel – era un mare fan al ideației. Spunea că dacă vrei să obții idei bune, trebuie să ai idei multe. Cele mai multe vor fi inadecvate și ceea ce trebuie să înveți este pe care din ele să le abandonezi. În aceste fraze a surprins esența procesului de ideație.

Cum începe o sesiune eficientă de brainstorming? Începe înainte de a începe. Anunți oamenii că va avea loc, că va fi o activitate captivantă de căutare a ideilor (expui și problema în cauză) și că inviți pe oricine dorește să participe. Sau poate că nu. E posibil să ai prea mulți participanți. Da, și aici ce-i prea mult strică. Ideal ar fi să ai deja un grup format din persoane curajoase și creative. Curajoase? Păi da, pentru că a enunța de față cu alții idei trăsnite, aiurite cere curaj. Curajul de a te expune unor comentarii (chiar și neexprimate) care ți-ar putea secătui cheful de brainstormat (mi-am permis să inventez acest cuvânt! 😊). Și pentru că așa ceva poate ucide o sesiune creativă, este imperios necesar ca cel care o conduce să insiste la început ca participanții să accepte regula fundamentală: fără critică. Și când spun asta, nu mă rezum la critici verbale. Chiar și un mic rictus al feței cuiva la auzul unei idei nărăvașe poate inhiba. Nici pomeneală de comentarii la ideile expuse. Sunt permise doar adăugirile, reformulările, întrebările pentru clarificare. Clasica replică nu putem face asta pentru că… este ucigașă de brainstorming.

Observ acest fenomen la tinerii de la cercul de inventică. Ei vin din mediul școlar unde feedbackul profesorului este urmărit cu atenție, pentru că poate da indicii despre notă. Iar nota – din păcate – are o mare importanță pentru binele elevului. Așa că atunci când le spun că aș vrea să aud idei și mai nebunești de la ei, îi simt că își impun o anumită autocenzură. Dacă au curajul unei idei, deseori o spun într-un mod în care par a cere aprobarea celorlalți. Intervin eu cu câte o idee îndrăzneață ca să le arăt că nu punem limite. Sigur că sunt limite, de tipul ideilor care ar insulta în mod direct pe cineva dintre cei prezenți sau al cuvintelor triviale. Dar, în afară de acestea, nu prea ne mai permitem alte blocaje mentale.

Câteva cuvinte despre participanți:

• șefii nu ar trebui să fie prezenți, pentru că pot inhiba participanții;
• numărul ideal: 7 – 12; prea puțini pot duce la secetă creativă, prea mulți se vor aglomera să genereze idei. Asta nu înseamnă că dacă nu ai de unde mobiliza cel puțin 7 participanți, este exclus un brainstorming.
• sunt de dorit persoane cu activități diverse din organizație (ori din afara ei), în niciun caz doar experți în problema supusă ideației.

Cum faci ca participanții să intre în transa creativă? Relaxarea la începutul ședinței este esențială. Oamenii trebuie să nu fie foarte obosiți, așadar brainstorming la finalul zilei de muncă nu este cea mai bună idee. O modalitate foarte bună este ca cel care coordonează sesiunea creativă să ceară la început idei glumețe pentru temă, chiar idei la mișto. În felul acesta participanții își reduc autocenzura și vor permite ideilor nonconformiste să iasă la iveală. Treptat, coordonatorul va dirija subtil propunerile către zona soluțiilor, care nu trebuie să devină neapărat sobre, dar este de dorit să aducă rezolvări tot mai consistente.

Înainte de a începe generarea ideilor, este esențial să se definească problema pentru care se caută soluții. O definire prea largă/vagă (cum să concepem un scaun mai bun.) poate duce la idei prea ramificate sau prea generice. O idee prea restrictivă (cum să punem rotile la un scaun.) va inhiba producția de idei. O problemă bine definită nu este nici prea limitativă, nici nu sugerează soluțiile, dar în același timp va facilita focalizarea pe soluții utile, aplicabile. Merită să alocați ceva timp pentru discutarea ideii, reformularea ei, până ce echipa ajunge la sentimentul că are o cerință solidă pentru brainstorming. Desigur, stadii diferite ale concepției necesită definiri pe diferite niveluri ale problemei. Pe măsură ce se progresează în realizarea produsului, problemele vor fi tot mai concrete, mai bine precizate.

O sesiune productivă poate dura una-două ore în care trebuie obținute cât mai multe idei. Echipele experimentate pot obține peste o sută de idei într-o astfel de sesiune. Dacă filonul creativ inițial s-a epuizat și participanții propun cu dificultate idei noi, coordonatorul poate revigora ședința. Iată câteva posibile formule de mobilizare:

• Formulați ideile cele mai trăsnite, cele mai nebunești!
• Propuneți idei din lumea animalelor!
• Veniți cu idei din domeniul jocurilor sau jucăriilor!

Un alt reper important este construcția, adică dezvoltarea ideilor deja enunțate. Aici se arată importanța ideilor deviante; pe ele se poate construi ceva util aducând modificări la unul sau câteva dintre aspectele ideii inițiale. Iată un exemplu din timpul unei sesiuni realizate cu elevii, având ca obiectiv realizarea unei umbrele ameliorate:

Unul dintre copii enunță o idee năstrușnică: să facem o umbrelă zburătoare, ca a lui Mary Poppins.

Un alt copil dezvoltă: să-i punem motor și elice.

Altul aduce o idee aplicabilă: să adăugăm un ventilator care să răcorească utilizatorul când umbrela e folosită în zilele călduroase.

Se observă că realizarea unei umbrele cu motor ar însemna, în stadiul actual al tehnologiei, o masă prea mare, costuri ridicate etc. Cu toate acestea, ideea, evident inaplicabilă, a evocat în mintea unuia dintre participanți asocierea elice à ventilator și a condus la generarea unei idei utile și fezabile. Elevii respectivi chiar au realizat ulterior o astfel de umbrelă.

Coordonatorul are un rol central. Va nota ideile pe tablă/coli de flipchart/perete și, foarte important, le va numerota. Numerele ajută la identificarea ideilor atunci când se dorește revenirea la o idee enunțată anterior. În plus, sunt un stimulent pentru atingerea obiectivului cantitativ: Mai avem nevoie de încă 12 idei pentru a ajunge la o sută. Să facem un mic efort!

Tot el va fi cel care va tempera zelul critic al unora dintre participanți, fie amintind verbal că nu este admisă criticarea ideilor expuse. În mod evident, coordonatorul trebuie să fie o persoană cu experiență pentru a ști să mențină balanța creativității și pentru a stimula fluxul de idei.

Tot ce am expus aici este etapa divergentă a brainstormingului în care obiectivul este producția de idei originale în număr cât mai mare. Scopul este cantitativ. În etapa convergentă, tot maldărul de idei trebuie selectat cu atenție pentru a descoperi diamantele, acele idei originale, fezabile, speciale care pot duce la realizarea unui produs sau serviciu inovativ.

Ce poate face brainstormingul pentru organizația ta? Gândește în felul următor: orice produs/serviciu, oricât de complex, este un ansamblu de idei (de la piesele care îl compun, la strategia de marketing și toate celelalte elemente care îl fac să aibă succes). Iar aceste idei sunt compuse din alte idei mai mici și tot așa până la prima idee, probabil vagă, care a răsărit într-o minte, cu ceva timp în urmă. Altfel spus, ideile sunt cărămizile cu care se clădește ”piramida” oricărei creații, fie ea artistică, tehnică sau de alt gen. La toate aceste niveluri, tehnicile de ideație pot ajuta pentru a produce cantități mari de idei originale. Dacă nu l-ai uitat pe Pauling, știi că este nevoie de cantitate pentru a obține acele câteva idei de calitate pe care le dorești.

Am spus la început că voi reveni la povestea adolescenților care au obținut finanțarea de 100.000 de dolari. În vara lui 2014 am mobilizat circa 30 de elevi pentru a concepe un proiect de sustenabilitate energetică pentru liceu. Am format câteva echipe, care au făcut sesiuni de brainstorming din care au rezultat sute de idei. Apoi, după o filtrare a ideilor, elevii au trecut la treabă, au căutat soluții tehnice, au făcut calcule, au tradus în engleză… Rezultatul? În ianuarie 2015, la Abu Dhabi, liceul nostru a obținut premiul Zayed Future Energy și suma de bani amintită pentru a pune proiectul în practică. Astăzi avem panouri fotovoltaice, folosim apa pluvială pentru toalete, iluminatul se face cu LED-uri și am pus la punct un laborator de tehnologii avansate dotat cu imprimantă 3D și alte echipamente de vârf. Adică magia brainstormingului a dat naștere unui proiect creativ apreciat. Totul plecând de la imaginația descătușată a unor tineri de 12 – 17 ani.

Orice organizație poate avea de câștigat din practicarea metodelor creative. Numele firmei, logo, strategii de vânzare, noi produse și servicii, noi abordări ale pieței, reorganizare, motivarea angajaților, modalități de reducere a costurilor – toate acestea și altele pot fi generate sau reinventate folosind puternica pârghie a brainstormingului bine făcut. Te invit să-l gravezi în ADN-ul firmei tale.

Recomandare finală: ca orice practică, dacă o faci mai des, vei deveni mai bun. Sigur că sunt multe de făcut în organizația ta, dar dacă vrei să ai o echipă de înalt nivel creativ, va trebui să aloci timp pentru sesiuni periodice de brainstorming, poate chiar săptămânal. Inventează cu spor!