Ce trebuie să faci dacă organizezi campanii promoționale și concursuri

Articolul a fost realizat de Raluca Pușcaș (partener), Irina Oprea (associate) - Filip & Company. 

Astfel cum legea o definește, campania promoțională sau vânzarea promoțională este vânzarea cu amănuntul/vânzarea cash and carry/prestarea de servicii de piață care poate avea loc în orice perioadă a anului, daca sunt îndeplinite următoarele condiții:

Concursul pe de altă parte, sau “loteria publicitară” astfel cum este denumit în lege, este acea practică de promovare a produselor/serviciilor care tinde să stimuleze în rândul participanților speranța unui câștig prin tragere la sorți si care este admisă numai în condițiile în care participanților nu le este impusă în contrapartidă nicio cheltuială directă sau indirectă, suplimentară achiziționării produsului/serviciului.

Pe lângă toate condițiile menționate mai sus, operatorul economic trebuie să se asigure pe întreaga perioada a campaniei că oferă informații corecte, complete și precise consumatorilor, astfel încât decizia pe care aceștia o adoptă în legătură cu produsele care fac obiectul campaniei să corespundă cât mai bine nevoilor lor. În categoria caracteristicilor esențiale ale produselor, astfel cum sunt enumerate cu titlu exemplificativ în lege, sunt incluse și următoarele: disponibilitatea, avantajele, riscurile, fabricarea, compoziția, accesoriile, modul și data fabricației, ș.a.m.d. De asemenea, dacă aceasta presupune reduceri de preț, reducerea trebuie raportată la prețul de referință practicat în același spațiu de vânzare pentru produse sau servicii identice. Prețul de referință reprezintă cel mai scăzut preț practicat în același spațiu de vânzare în perioada ultimelor 30 de zile, înainte de data aplicării prețului redus.

De reținut!! Punerea spre vânzare a produselor care au făcut obiectul unor campanii promoționale expirate/încheiate (e.g. continuarea vânzării unor produse sub sigla unei campanii promoționale, deși perioada campaniei s-a încheiat, iar prețul de vânzare este prețul obișnuit, nu cel redus pe perioada campaniei) este considerată practica comercială incorectă, întrucât consumatorii sunt induși in eroare și determinați să achiziționeze un anumit produs, fără a beneficia de un avantaj real. În acest sens, de-a lungul anilor, ANPC a dispus multe amenzi și măsuri de încetare a acestor practici comerciale incorecte.

Asemenea situații ar putea fi evitate prin transmiterea unui set de informații actualizate către consumatori, care sa prevadă faptul că ofertele/ campaniile promoționale din care făceau parte produsele respective au încetat, astfel încât să îi fie înlăturată consumatorului ideea potrivit căreia prin achiziționarea produsului respectiv poate beneficia în continuare de un anumit avantaj (șansa la câștig așa cum era prezentata in campania încheiată).

Pentru organizarea unui concurs, operatorii economici trebuie in primul rând să redacteze un regulament de participare/desfășurare a concursului. Pentru informarea corecta si completa a consumatorilor, acesta ar trebui  să cuprindă următoarele informații:

• denumirea și adresa organizatorului concursului;
• durata de desfășurare a concursului;
• condiții de participare și de eligibilitate (categoria de persoane căreia îi este adresat concursul, precum și eventuale restricționări de participare a rudelor/afiliaților persoanelor implicate în organizarea concursului);
• mecanismul concursului (prezentarea propriu-zisă a concursului);
• descrierea premiilor acordate, indicând exact natura, numărul și valoarea comercială a acestora;
• modalitatea de desemnare a câștigătorilor;
• detalii despre acordarea premiilor (e.g. in cazul unor vouchere cadou se va indica exact modalitatea de transmitere a voucherului, durata de valabilitate, condiții de utilizare a premiului câștigat);
• detalii despre modalitatea de prelucrare a datelor cu caracter personal ale participanților / câștigătorilor;
• detalii despre taxele şi impozitele aferente premiilor;
• mențiunea expresă potrivit căreia organizatorul are obligația de a face publice numele câștigătorilor, precum și a premiilor acordate.

Regulamentul trebuie să cuprindă și următoarea mențiune "regulamentul de participare/desfășurare este disponibil în mod gratuit oricărui solicitant", scop în care se va menționa adresa sau numărul de telefon la care solicitarea poate fi transmisă sau făcută către organizatorul concursului.

Un alt aspect important pe care organizatorii concursurilor trebuie să îl aibă în vedere este autentificarea regulamentului de către un notar public, înainte de începerea concursului. De asemenea, orice modificare care intervine ulterior datei de începere a concursului trebuie consemnată într-un act adițional la regulament care trebuie autentificat de un notar public înainte de implementarea modificării. Orice modificare cu privire la concurs trebuie adusă la cunoștința publicului prin aceleași modalități prin care s-a făcut comunicarea regulamentului. Asemenea situații ar trebui analizate cu atenție, de la caz la caz, pentru a nu conduce la existența unor practici incorecte față de participanții care deja s-au înscris.

În ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal în contextul organizării unui concurs, organizatorii, având în general calitatea de operator de date, stabilind scopul și mijloacele prelucrării datelor trebuie să pună la dispoziția participanților o notă de informare în conformitate cu cerințele Regulamentului General privind Protecția Datelor (GDPR). Datele cu caracter personal trebuie colectate si prelucrate în scopurile strict legate de desfășurarea concursului (organizare și desfășurare, desemnarea și validarea câștigătorilor, acordarea premiilor, precum și îndeplinirea obligațiilor fiscale și financiar contabile ale organizatorului). Datele vor fi astfel prelucrate pentru desfășurarea campaniei conform mecanismului descris prin regulament (acesta reprezentând „contractul” dintre organizator si participanții care, in mod voluntar, s-au înscris) sau pentru îndeplinirea unor obligații legale ce revin operatorului (e.g. îndeplinirea obligațiilor fiscale). Datele prelucrate trebuie sa fie minime, limitate la ceea ce este necesar pentru desfășurarea concursului, în funcție de tipul acestuia și de canalul prin care se desfășoară, fiind necesar ca organizatorii să evite colectarea mai multor date decât ar fi strict necesare.

Din practică, sunt situații în care organizatorii concursului doresc să obțină, cu ocazia înscrierii consumatorilor la concurs, și abonarea acestora la diverse informări comerciale (comunicări de marketing). În această situație este important de reținut faptul că pentru transmiterea comunicărilor comerciale este necesară obținerea consimțământului expres, liber și neviciat al persoanelor vizate. Operatorul economic trebuie să pună la dispoziția potențialului participant posibilitatea de a opta pentru abonarea la aceste comunicări comerciale, distinct de decizia de a participa la concurs, prin introducerea unei bife sau a unui mecanism prin care potențialul participant să poată alege expres (să poată fi înregistrat și dovedit ulterior acordul), liber (sa nu fie pre-bifat) și neviciat (fără a condiționa participarea la concurs de alegerea făcută). Pentru ca acordarea consimțământului să fie făcută în cunoștință de cauză, operatorul trebuie să transmită persoanei vizate toate informațiile privind această prelucrare de date (pe scurt, acestea incluzând identitatea și datele de contact ale operatorului, temei legal, scop, durata de stocare a datelor, destinatarii datelor, detalii privind prelucrare automata si transfer către alți terți și/sau în afara țării, drepturile de care acesta beneficiază în calitatea sa de persoana vizată). De asemenea, operatorul trebuie să îi pună la dispoziție potențialului participant opțiunea de a se dezabona ulterior de la primirea comunicărilor comerciale, oricând dorește, într-o modalitate la fel de ușoară ca atunci când s-a abonat.

Prin urmare, desfășurarea campaniilor promoționale și a concursurilor presupune alinierea la un cadru legislativ care include reguli de protecție a consumatorilor și protecție a prelucrării datelor cu caracter personal, toate acestea contribuind la succesul campaniei prin crearea unui cadru sigur de participare si menținerea încrederii clienților.