Cum să creați mesajul perfect de absență de la birou

Dacă plecați în concediu sau sunteți bolnav și nu puteți sau nu doriți să fiți contactat prin e-mail, atunci merită să setați un răspuns automat sub forma unui mesaj„out of office”, pentru ca expeditorii neinformați să nu aștepte un răspuns.

Un mesaj „out of office” este un text compact care transmite cele mai importante informații: cât timp veți fi indisponibil, când se pot aștepta expeditorii la un răspuns, (opțional) motivul absenței și, dacă este necesar, un mesaj personal. O trimitere către o altă adresă de e-mail, de ex. pentru unul dintre colegii dvs., este adesea utilă sau chiar necesară.

Un mesaj de absență de la birou este, cu siguranță,un element indispensabil al unei bune comunicări prin e-mail. Poate fi setat utilizând funcția de răspuns automat a furnizorului sau programului de e-mail, dar nu uitați să îl dezactivați la întoarcere!

Conținutul unui mesaj „out of office” depinde de context. Unele companii se așteaptă la un răspuns formal, pe când altele acceptă texte mai ușoare cu mici elemente personale. În principiu totuși, un mesaj de absență de la birou nu este personalizat, ci automat. Așa cum se întâmplă adesea, nu este important ceea ce spuneți, ci modul în care o spuneți. La urma urmei, nu doriți să iritați sau să jigniți persoana care încearcă să vă contacteze.

Desigur, vă puteți baza întotdeauna pe șabloane și exemple atunci când compuneți un răspuns „out of office”. Dar cum formulați mesajul perfect  în absență la birou?

Mesajul de absență de la birou: pas cu pas

Titlul

În titlu, este obișnuit să scrieți pur și simplu „Răspuns de absență de la birou”. În acest fel, toată lumea știe că nu sunteți disponibil imediat după primirea răspunsului automat.

Salutare

Începeți mesajul „out of office” cu o salutare. Puteți, de asemenea, să mulțumiți destinatarului pentru mesajul primit. O combinație a acestora este, de asemenea, posibilă.

Exemple:

  • Stimate Domnule sau Stimată Doamnă, …
  • Vă mulțumesc pentru mesaj!
  • Bună ziua. Vă mulțumesc pentru e-mail!

Accesibilitate

În a doua linie a textului, ar trebui să includeți cele mai importante informații: data la care puteți fi contactat din nou, precum și motivul absenței dvs. Dacă veți lipsi pentru o perioadă nedeterminată de timp, atunci este suficient să numiți motivul. Informațiile despre momentul în care veți putea fi contactat din nou lasă o impresie mai bună decât menționarea duratei absenței.

Exemple:

  • În momentul de față sunt în concediu. Voi răspunde la mesajul dvs. după întoarcere, luni ZZ/LL/AA, hh:mm.
  • Voi reveni la birou luni, ZZ/LL/AA, hh:mm.

Fără redirecționare

Dacă e-mailurile dvs. nu vor fi redirecționate sau nu pot fi citite de un coleg, uneori este important să adăugați această informație. În funcție de clientelă, ar putea fi util să dați un motiv sau să vă exprimați regretul.

Exemple:

  • Mesajul dvs. nu va fi redirecționat automat.
  • Din motive de confidențialitate, mesajul dvs. nu va fi redirecționat.
  • Vă rugăm să rețineți că mesajul dvs. nu poate fi redirecționat.

Trimitere

Dacă sunteți reprezentat de un coleg, puteți direcționa expeditorul către adresa de e-mail și/sau numărul de telefon al acestuia. O cerere de utilizare a acestei opțiuni numai în cazuri urgente poate ajuta la filtrarea problemelor mai puţin importante.

Exemple:

  • Pentru orice solicitări,vă rog să contactați COLEGUL: coleg@exemplu.com.
  • În cazuri urgente, îl puteți contacta pe COLEGUL meu: coleg@exemplu.com.
  • Pentru situații de urgență, vă rog să apelați următorul număr: XXXX.

Încheiere

Puteți utiliza o formulă simplă de încheiere. Este destul de obișnuit totuși, ca acestea să fie omise în totalitate în răspunsurile „out of office”.

Exemple:

  • Vă mulțumesc,

NUME

  • Salutări/Cu stimă,

NUME

Prezentare generală: componente cu exemple

Mesaje personalizate – Personalizați-vă mesajul de absență de la birou

Mesajul dvs. „out of office” nu trebuie să fie la fel de formal ca în exemplele de mai sus. În multe industrii, de exemplu, puteți răspunde clienților într-un mod mai relaxat și cordial. Printre colegi, acest lucru este valabil, mai ales dacă comunicarea prin e-mail este limitată intern în cadrul companiei, astfel încât doar colegii dvs. vor citi mesajul. Chiar și cu mulți parteneri de afaceri externi, se pot folosi răspunsuri „rapide”. Vă arătăm aici cum vă puteți personaliza răspunsul mesajul „out of office” și la ce elemente ar trebui să renunțați.

Mesajul personalizat de absență de la birou: ce puteți face

Când vine vorba despre stil, puteți decide singur ceea ce se potrivește în compania dvs. Rețineți că superiorii dvs. pot primi același mesaj „out of office” ca și colegii cu care păstrați un ton mai relaxat. Luați în considerare aceste sfaturi cu precauție.

Mesajul personalizat de absență de la birou: ce trebuie să evitați

Mesajele „out of office” sunt o necesitate fundamental formală. Anumite formulări stilistice pot reprezenta totuși o exagerare. Vă arătăm ce greșeli ar trebui cu siguranță evitate.

Mesaj de absență de la birou: șabloane

Răspuns general formal de absență de la birou

Stimate Domnule sau Stimată Doamnă,

Mulțumesc pentru mesajul dumneavoastră! În acest moment sunt în concediu și mă voi întoarce la birou pe ZZ/LL/AA.

Din motive de confidențialitate, mesajul dvs. nu va fi redirecționat. În cazuri urgente, îl puteți contacta pe colegul meu COLEG: coleg@exemplu.com.

Cu stimă,

NUME

 

Răspuns formal de absență de la birou cu trimitere pentru clienți

Bună ziua,

Mulțumesc pentru mesajul dumneavoastră. În prezent sunt în concediu și nu am acces la căsuța mea de e-mail. Nu ezitați să mă contactați când mă întorc pe ZZ/LL/AA. Până atunci, mă va reprezenta colegul meu COLEG. Puteți să-l contactați prin e-mail (coleg@exemplu.com) sau telefonic (XXX-XXXX), iar el/ea va fi bucuros/bucuroasă să vă ajute. Mulțumesc pentru înțelegere.

Cu respect,

NUME

 

Răspuns informal de absență de la biroupentru colegi

Dragi colegi,

Dacă ați primit acest mesaj, sunt în concediu. Nu vă faceți griji – mă întorc pe ZZ/LL/AA! Între timp, COLEGUL (coleg@exemplu.com) a fost de acord să mă reprezinte. Vă rugăm să îl contactați în cazuri urgente.

Rămâneți sănătoși! Vă voi aduce ceva din Argentina – promit!

Pe curând,

NUME

Răspuns informal de absență de la birou pentru clienți

Stimate client,

Mulțumesc pentru mesajul dumneavoastră! În prezent sunt în concediu și mă voi întoarce pe ZZ/LL/AA. Din păcate, nu voi avea acces la căsuța mea de e-mail. Vă rog să nu ezitați să-l contactați pe colegul meu COLEG (coleg@exemplu.com) în caz de urgență. E-mailul dvs. nu va fi redirecționat automat. Mulțumesc pentru înțelegere.

Aștept cu nerăbdare să ne revedem în curând.

Toate cele bune,

NUME

Riscurile asociate cu utilizarea unui mesaj de absență de la birou

Utilizarea mesajelor de absență de la birou face parte din comunicațiile de e-mail obișnuite și profesionale. Cu toate acestea, este esențial să vă gândiți de două ori la informațiile pe care le partajați atunci când configurați mesajul dvs. OOO /out of office/.

Infractorii folosesc,din ce în ce mai frecvent, informațiile pe care le distribuiți în avantajul lor. De exemplu, infractorii ar putea folosi informațiile pentru a planifica o spargere a casei sau a biroului. Mai mult, mesajele automate de absență de la birou prezintă un mare avantaj pentru expeditorii de spam, atunci când trimit mesaje către mii de adrese de e-mail generate aleatoriu, iar răspunsul automat acționează ca un filtru, comunicându-le expeditorilor ce adrese există în realitate.