Cum să-ți automatizezi facturarea: de la emitere până la încasare

Un model de business bazat pe MRR (monthly recurring revenue) — de exemplu consultanță, marketing, contabilitate sau diferite tipuri de mentenanță — generează, de regulă:

• facturi periodice (cel mai des lunar, dar și trimestrial sau la alte intervale);
• către aceiași clienți;
• pentru sume similare, dar nu neapărat identice.

Dacă această situație se potrivește afacerii tale, primul pas spre automatizare începe cu facturarea recurentă.

Pe factureaza.ro, poți seta abonamente pentru clienții tăi:

• cu preț fix sau variabil pe client;
• la intervale diferite de plată;
• cu emitere la o dată calendaristică stabilită;
• cu diverse modalități de facturare: anticipat, ulterior sau pentru perioada curentă;
• care generează automat facturi sau proforme.

Apoi definești un model de factură (logo, slogan, culori) și adaugi clienții-abonați.

Odată configurate abonamentele, trebuie doar să le rulezi. Cu un singur click, factureaza.ro:

• emite automat toate facturile pentru abonații cărora le-a expirat intervalul de plată;
• trimite fiecare factură pe email clientului (cu textul mailului configurat de tine).

Dacă ai ales ca abonamentul să emită proforme, poți seta aplicația astfel încât, la înregistrarea unei plăți pe o proformă, aceasta să genereze automat factura finală și să o trimită instant clientului.

Un alt pas pe care îl poți automatiza ușor este transmiterea facturilor în SPV, direct către RO e-Factura.

Tot ce trebuie să faci este să creezi o serie de facturi setată pentru trimitere automată în e-Factura, fără confirmări manuale pentru fiecare document.

Apoi folosești această serie în abonamentele tale. De aici înainte, ori de câte ori un abonament emite o factură, **factureaza.ro o transmite automat în SPV**.

Integrarea cu e-Factura este și ea flexibilă. Poți alege momentul trimiterii după emitere:

• Instant sau
• programat (după una, două sau trei zile, până la termenul legal de cinci zile).

Mesaje automate la depășirea scadenței

Alergatul după bani este o corvoadă consumatoare de timp. Dar o poți delega complet către factureaza.ro.

Aplicația poate trimite automat notificări clienților atunci când se apropie scadența sau când aceasta a fost depășită. Tu decizi frecvența acestor notificări (din câte în câte zile sunt trimise), iar restul se întâmplă fără intervenția ta.

Pentru a încuraja încasările rapide, ai și opțiunea de a adăuga un link de plată online cu cardul, disponibil prin procesatorii Stripe și Mobilpay. Clientul deschide factura, apasă pe link și plătește în câteva secunde.

Cu cât emiți mai multe facturi, cu atât gestionarea încasărilor devine mai complexă.

Pentru a simplifica acest proces, factureaza.ro a introdus integrarea Smart Accounts, care importă automat tranzacțiile bancare și le asociază cu facturile, proformele, comenzile tale și chiar cu facturile primite de la furnizori.

Astfel scapi de verificarea zilnică a extraselor de cont, de potrivirile manuale între facturi și plăți și de erorile de înregistrare. Aplicația importă tranzacțiile și verifică toate detaliile — plătitor, beneficiar, IBAN, CUI, sumă și descrierea plății — apoi le asociază corect cu documentele aferente din contul tău.

În concluzie

Cu factureaza.ro, procesul tău de facturare devine complet automatizat. Aplicația lucrează pentru tine, cu intervenție minimă:

• emite facturile,
• le transmite către RO e-Factura,
• trimite notificări de plată,
• asociază automat încasările.

Rezultatul? Mai puțină muncă manuală, mai mult timp pentru ceea ce contează cu adevărat: creșterea MRR-ului și reducerea churn rate-ului.

Ești curios cum funcționează? Creează-ți cont și testează gratuit timp de 3 luni!

Dacă vrei să integrezi factureaza.ro cu un ERP intern sau orice altă platformă de business management, poți folosi oricând API-ul factureaza.ro.

Spor la facturat!