Facturarea electronică: o tranziție cu provocări pentru 55% dintre companii

Studiul „Un an de e-Factura în România” lansat de Profluo evidențiază că, odată cu implementarea e-Factura, companiile au observat în special următoarele beneficii: reducerea erorilor de facturare (36%), procesarea mai rapidă a documentelor (31%) și scurtarea timpilor de raportare financiară (20%). 

Bazat pe răspunsurile a peste 150 de profesioniști din domeniul financiar, studiul oferă o imagine clară asupra beneficiilor, provocărilor și impactului pe care sistemul centralizat e-Factura l-a avut asupra companiilor din diverse industrii și de diferite dimensiuni.

Studiul a evidențiat o adopție ridicată a facturării electronice în rândul companiilor mari, dar și provocări legate de implementare, integrare și automatizarea fluxurilor. Totodată, se conturează o cerere tot mai mare pentru soluții de facturare complet integrate.

Astfel, 88% dintre respondenți consideră e-Factura un demers atât util, cât și necesar, însă gradul de dificultate în implementare a variat: 55% dintre companii (în general digitalizate și sprijinite de furnizori externi) au descris tranziția ca fiind gestionabilă, dar provocatoare, iar 18% au raportat dificultăți majore în procesul de implementare

Totuși, nivelul de scepticism rămâne ridicat în ceea ce privește obiectivele comunicate de autoritățile fiscale – în special ideea că e-Factura va reduce semnificativ deficitul de TVA al României (în prezent cel mai mare din UE) și va simplifica raportarea fiscală.

Studiul a identificat următoarele beneficii principale pentru companii, după primul an de utilizare a e-Factura: mai puține erori de facturare (36%), procesarea mai rapidă a documentelor (31%) și reducerea timpului necesar pentru raportarea financiară (20%).

Doar 4% au menționat reducerea costurilor de procesare ca beneficiu, ceea ce sugerează că organizațiile apreciază mai mult eficiența operațională decât economiile directe.

În ceea ce privește provocările întâmpinate de companii în tranziția către e-Factura, 35% au perceput întregul proces ca fiind complicat tehnic, 32% au semnalat costurile ridicate de implementare, iar 21% au remarcat o creștere a complexității în procesele comerciale uzuale. 

De asemenea, 18% dintre companii au raportat fluxuri interne de aprobare mai greoaie.

La nivel tehnic, 55% dintre respondenți au menționat probleme legate de disponibilitatea sau accesul la portalul public al autorității fiscale, 50% au întâmpinat dificultăți de integrare cu sistemele interne, 35% au avut nevoie de actualizări frecvente ale soluțiilor software utilizate, iar 35% au întâmpinat dificultăți în înțelegerea cerințelor legislative și tehnice.

Tranziția la e-Factura a avut efecte variate asupra relațiilor de business. În timp ce 38% dintre companiile respondente nu au observat schimbări semnificative în colaborarea cu partenerii, 24% au raportat un impact negativ, precum întârzieri sau dificultăți de aliniere. Doar 15% au remarcat îmbunătățiri în transparență și fluxuri.

Totodată, 82% dintre companii folosesc în prezent soluții de automatizare a facturării electronice, iar majoritatea companiilor se așteaptă ca aceste soluții să reducă intervenția umană (63%) și să îmbunătățească eficiența operațională (62%).

În ceea ce privește volumul de facturi procesate lunar:

• 44% dintre companii procesează peste 1.000 de facturi
• 16% procesează între 501 și 1.000
• 24% între 100 și 500
• 16% sub 100 de facturi

Analiza arată că firmele cu volume mari de documente sunt mai deschise să investească în soluții avansate de automatizare și integrare ERP, pentru a asigura conformitatea și eficiența proceselor.

În schimb, companiile cu volume mai mici – care procesează sub 500 de facturi lunar – se bazează frecvent pe software de contabilitate de bază sau metode manuale. Deși presiunea pentru digitalizare este mai redusă în aceste cazuri, beneficiile automatizării, precum reducerea erorilor și conformitatea cu reglementările fiscale, rămân relevante.