Freya HoReCa&Retail, 16 ani pe piață a unei soluții dezvoltate cu ajutorul clienților

• Freya oferă soluții pentru locuri precum Berăria H, Hotel Călimănești, Wineful, King Rolls, dar și food trucks sau bistro-uri mai mici.
• Primul client al Freya HoReCa a fost un restaurant din Berceni, în 2007, care este și astăzi în platformă, ceea ce-l face și cel mai longeviv utilizator al aplicației.
• Florian Bucă, CEO Freya, a sesizat o oportunitate în industria HoReCa, într-un timp în care abia se vorbea despre digitalizare.
  
  Despre începuturi și unde e Freya acum am vorbit și noi cu el, într-un interviu special pentru start-up.ro. 

Ownerii de restaurante aveau nevoie de un soft care să le permită un control mai clar asupra localului pe care-l deschideau, o gestiune internă care să le dea perspectiva cât mai realistă a business-ului lor. Atunci, Freya a făcut o strategie prin care s-a integrat cu cei care instalau echipamente de imprimante fiscale, care îi recomandau la cei la care mergeau să instaleze echipamentul indispensabil unei afaceri care vinde. 

Funcția de bază și printre primele feature-uri lansate în Freya HoReCa a fost cea de vânzare, în care operatorul putea să emită bon. Încet încet, s-au adăugat funcții noi, cum ar fi cea de gestiune marfă, de stocuri, de rețete și cât mai multe automatizări care să permită managerilor să se ocupe de locație și ospătarilor de clienți. 

Cum HoReCa din 2007 nu mai are nicio treabă cu HoReCa din 2023, și Freya a trecut prin multe actualizări și a adăugat noi și noi funcționalități, astfel încât să se adapteze contextului.

De aceea, Freya HoReCa are acum integrări cu livratorii externi, are partea de self ordering, comandă la masă, meniu digital, scanări facturi, dar și opțiunea să-ți calculeze necesarul de marfă dacă vrei să faci un eveniment cu 100 de persoane în restaurant. 

Florian ne povestește că ”au avut noroc de clienți deștepți”. Mai exact, clienții sunt cei au modelat platforma, astfel încât să răspundă cât mai bine nevoilor proprietarilor de restaurante. Încă înainte de lansare, parte din echipa Freya a petrecut timp în restaurant, ca să observe procedurile de acolo, care e fluxul și cum se întâmplă lucrurile. 

”Am învățat efectiv ce se întâmplă observând business-ul, trăindu-l, că altfel n-ai cum să să înveți să faci un soft pentru cineva dacă tu nu înțelegi activitatea omului.” 

Au păstrat din atitudinea de matrozi pe vas și au această politică trimestrială, în care un coleg vizitează cel puțin 10 clienți noi ca să le observe activitatea, să discute cu ei, să-i întrebe ce le-ar plăcea lor să fie în plus, unde ar fi procesul care trebuie optimizat ca să câștige timp.

Din astfel de observații din teren, au reieșit funcționalități noi, cum ar fi un integrarea cu un soft care ocerizează, adică scanează factura, și apoi există o mapare între produsele care sunt trecute pe factură și cele introduse în Freya ca să facă o suprapunere corectă, procedeu care scutește mult timp prin automatizare. 

Un alt exemplu de funcționalitate venită 100% de la un client Freya este și modificarea registrului de casă: ”Un client a stat cu noi până am făcut cum i se părea lui ușor de folosit și l-am făcut așa pentru că chiar avea dreptate. El avea vreo 16 locații în momentul ăla, el era mereu în mișcare și îi era foarte greu să aibă control asupra afacerii. Așa că i-am făcut niște taburi frumos cu fiecare locație în care el, dintr-o privire, se uita în fiecare locație ca să aibă o privire de ansamblu.” 

Mai mult, pentru Freya Hotel Cloud, a doua versiune a aplicației, au lucrat jumătate de an de la Hotel Călimănești: ”programatorul de business a stat acolo și a lucrat împreună cu clientul, zi de zi.”

Florian, după experiența de 16 ani în HoReCa, în ultimii 4-5 ani vede o evoluție accelerată a domeniului. Crede că pandemia și criza au grăbit niște procese într-o industrie care e destul de conservatoare: ”eu vin la masă, iau comanda, am relația cu clientul”, aici era destul de greu să sugerezi inovarea. 

”Pandemia i-a forțat să treacă mult în zona de online și de livrare, nu aveau încotro. Acum urmează meniul digital și comanda de pe mobil, pentru că se scumpesc atât de repede materiile prime și ei nu mai țin pasul să pre-printeze permanent meniuri și alte lucruri și atunci e mai simplu să întreții un meniu digital decât să ai meniuri printate. Plus că forța de muncă nu e pe toate drumurile, așa că îți convine ca omul ăla să-și dea singur comanda și un ospătar doar să valideze, așa îi rămâne timp să servească mai multe mese decât să aibă fiecare mesele lui”, adaugă Florian.

Sunt multe fluxuri care se eficientizează, iar asta se vede și în afacerile care aleg să lucreze cu platforme tip Freya. ”Clienții noștri au o creștere anuală de cel puțin 8 % după ce încep să folosească soluția dezvoltată de noi.” 

Sunt la a patra rescriere a soluției, ceea ce, ne spune Florian, nu e nici simplu, nici ieftin, dar au vrut nu doar să facă update-uri pe un soft vechi, ci să fie un cod nou care să susțină funcționalitățile actuale. 

Și aici, am vrut să știm care sunt top funcții folosite, pe rând, de restaurante hoteluri și magazine. 

”Toate 3 au vânzare și stocuri, dar am încercat să venim cu soluții conexe, că fiecare soluție are un ecosistem de mici funcționalități pe care oamenii pot să le acceseze. Ne adresăm magazinelor mici, băcăniilor până în 100 de metri pătrați care pot să fie și rețele.”

• Pentru magazine: dispozitive de inventariere mobile astfel încât ownerii să poată să facă inventarul pe o categorie sau o zonă mai mare de magazin fără să-l închidă. Mai oferă integrare cu magazinul online pe emiterea bonului fiscal la gestiunea asta comun. Mai ajută la stocuri, etichete la raft, la cântărire, integrate cu Freya astfel încât să meargă totul automat.

”Am personalizat zona de retail pentru că piață e mai mare decât zona de HoReCa și suntem atenți la ea, avem niște parteneri care ne împing să intrăm în piață cât mai cât mai tare.  Și acuma e un focus și aceasta.”

• Pentru hoteluri: rezervări, cazări, integrări cu dispozitive de control, acces cu iale, cu temperatură în cameră, cu site, cu integrări cu channel manager, precum Booking și Airbnb. Pentru mici antreprenori care au pensiune și nu stau în pensiune, să facă rezervări de pe telefo. 

”Am încercat să ne adresăm hotelurilor până-n 100 de camere, cu toate că noi avem hoteluri de 1200 camere, 4 restaurante, aqua park cu 4000 de oameni, unde ceea ce facem este foarte complex și unde suntem parteneri de aproape 10 ani.„ 

• Pentru restaurante: integrarea locației clientului în cloud, de und epaote face funcții de bază precum vânzare și stocuri, dar și marketing, happy hour, delivery, integrări cu livratori, cu furnizori de diferiți gen, mediul digital și comenzi sigure. Poți vedea ce face fiecare ospătar în parte, fiecar elocație în parte, care sunt zilele bune sau orele bune, care sunt produseșe care se vând cel mai bine. 

”Cel mai mare ecosistem e Freya restaurant.” 

Florian ne spune că Freya este o afacere care crește cu 2 cifre în fiecare an mai puțin în 2020, iar în  2022 a avut o creștere de 30%. Anul trecut au ajuns la o cifră de afaceri de 1.060.000 de euro față de 740.000 în 2021. 

Au avut și ei dificultăți cum ar fi Freya dedicat saloanelor de înfrumusețtare, o soluție unde au ascultat prea mult de clienți și au personalizat aplicația atât de mult încât se potrivea unui singur client, și nu unui domeniu. Așa că acel client a rămas cu aplicația, iar Freya a decis să nu meargă și pe zona de beauty.

Au mai avut și momente de creștere accelerată, câdn nu au făcut față cu echipa și au pierdut clienți. 

”În 2023 ne pregăteam pentru explozie, cu noua soluție în cloud. A începu să aibă o tracțiune din ce în ce mai mai mare. Vedeam asta în piață. Echipa era din ce în ce mai matură, știam ce facem. Cumva s-a am creat o echipă de management care a preluat ușor-ușor operațiunile, doar că asta ne propuneam în 2023 cam februarie-martie să avem explozia, dar a venit mai repede peste noi. Am avut niște parteneriate bune și foarte multe contracte semnate într-un termen scurt și nu le-am făcut cum trebuie. Adică nu am livrat un serviciu așa cum eu mi-l doresc. Și atunci am pierdut niște clienți, și asta doare.”

Deși Q3 a lui 2022 a însemnat mai mulți clienți decât în Q2 2022 (112 versus 92), echipa platformei a gestionat mai bine lucrurile când a fost volum mai mare pentru că nu s-au mai rătăcit.

Acum, Freya are 27 de oameni în echipă, peste 2.500 de clienți și variante de pachet cât mai personalizabile în funcție de nevoile fiecărui antreprenor din HoReCa. Costurile vizează partea de instalare și onboarding, când un reprezentant Freya vin pentru explicații și setare, apoi sunt costuri lunare de întreținere și suport. 

„Misiunea noastră încă de la lansare a fost să ajutăm antreprenorii la început de drum, de când deschid locația și au nevoie să vândă. Când ajung aici, de obicei nu mai au bani și pentru o soluție, mai ales că nu suntem nici cei mai ieftini de pe piață, și atunci încurajăm un modul de vânzare, cât să înceapă să monetizeze, și apoi pot să cumpere și alte module de la noi. Până când scalează și își multiplică afacerea. Iar afacerile în franciză, ghici ce: sunt tot afaceri la început și noi suntem acolo pentru ele.” 

Proiectul „Antreprenori” este sustinul de ING Bank, partener de creștere pentru afacerile locale. Într-un context dinamic și încă incert, ING oferă predictibilitate, prin instrumentele financiare potrivite, si sprijină dezvoltarea sustenabilă a afacerilor din România, pentru a ajunge la nivelul următor.