Smart Touch e secretarul perfect: startup-ul procesează într-o oră munca de o zi a companiilor și face ordine în documente

Smart Touch este un startup din România care a creat un sistem de procesare inteligentă de documente care poate învăța orice tip de document, dar și modul în care companiile le folosesc. Astfel, sistemul poate digitaliza documente și să le trimită către parteneri sau alte sisteme interne. Smart Touch are un produs disponibil în momentul de față numit Apollo.

Octavian Radu și Decebal Popescu au început Smart Touch în noiembrie 2020. Dar discuțiile despre această soluție au venit încă de la debutul pandemiei de Covid-19.

Decebal e specialist în transporturi. În zona lui avea clienți la care a putut observa că sistemele nu erau pregătite pentru gestionarea activității de la distanță. Era vorba de multe avize de transport și alte documente care trebuiau procesate.

„M-am dus la Octavian, pe care-l aveam consultant la Transport Academy, pe zona de IT. Când ne-am uitat spre piață la nivel global, am observat că erau exclusiv procesatori de facturi. Unde putem găsi ceva care se duce dincolo de facturi? Astfel a încolțit ideea”, spune Decebal.

„Experiența de 20 de ani a lui Octavian de 20 de ani în IT, pe zona de inovație, într-un context global. Eu am experiență de 17 ani în transport și logistică în business-ul românesc. Am combinat acestea două și am identificat verticale de business. Am ajuns astfel la zona de transport, la zona de retail, pharma, iar de aici deja putem să discutăm de multe alte verticale, cum ar fi în zona de arhivare fizică a documentelor”, explică Decebal modul în care s-a închegat echipa.

„Ne-am dat seama că nu există o soluție care să se aplice la orice tip de document. Asta am vrut să facem noi. Am dezvoltat timp de un an de zile produsul, din noiembrie 2020. Ne-a fost ușor din februarie, când am ajuns pe partea comercială, să atragem clienți diverși. Avem clienți din retail, din transport, arhivare documente și foarte multe alte domenii”, explică Octavian Radu.

Smart Touch se bazează pe machine learning pentru a înțelege documente ale companiilor, unde se trimit, cine are nevoie de ele. Astfel, interpretează tot felul de documente și le aranjează corect.

„Când un client configurează platforma, fie singur, fie cu ajutorul nostru, încarcă documentele pe care le are în companie și învață arătându-i sistemului ce să facă. O învățare durează câteva ore, pentru că e un volum mare de date”, spune Octavian Radu.

„Conceptul de înțelegere al documentelor explică ceea ce facem noi. În cazul unui document, care sunt relațiile între diversele entități din cadrul unui document? O factură - care sunt relațiile dintre furnizor, client, articolele din factură, suma totală, cum se leagă între ele pentru a avea o înțelegere a documentului”, spune Octavian Radu.

Platforma dezvoltată de ei folosește machine learning pentru a înțelege informația aflată în orice tip de document, pentru ca apoi să o proceseze pentru beneficiul clienților. Aceștia câștigă și timp, dar pot pune angajații să se ocupe și de alte lucruri decât de introducere de date.

Odată ce sistemul a învățat, el nu mai uită. Și mai important, învață din posibile erori de asociere sau interpretare, acela fiind momentul când oamenii pot interveni mai bine pentru a modifica parcursul produsului software.

„Tehnologia nu înlocuiește oamenii, doar ne ajută. Pentru oameni suntem un asistent și să eliberăm timpul. Îl eliberează pe om de taskuri de genul acesta”, spune și Decebal Popescu.

Smart Touch replică în platformă procese de business deja existente în companii. Astfel, firmele nu modifică modul în care funcționau până atunci și startup-ul nu aduce muncă suplimentară.

„Am avut un caz la o firmă unde persoana care se ocupa de procesarea de documente urma să plece în 2 săptămâni. Când au văzut că soluția noastră reduce la ore o muncă de săptămâni, și-au dat seama de beneficiu”, explică Decebal Popescu impactul pe care îl poate avea platforma în companii.

„Impactul mult mai mare se va vedea acolo unde companiile au multe documente pe care trebuie să le proceseze. E un pas obligatoriu pe care din punctul meu de vedere orice companie trebuie să-l facă pentru că va rămâne în urmă. Concurența adoptă tehnologii”, spune și Octavian Radu privind impactul pe care îl are produsul acestora.

De altfel, cei doi menționează că nu e vorba de reducere de costuri, ci de posibilitatea de a scala mai rapid, cu aceiași oameni.

„Zona transportului, de exemplu, generează multe documente. Și transportatorul dacă nu ar avea timpi de așteptare la un retailer, ar face mai mulți kilometri, ceea ce ar duce la un cost pe kilometru mai bun. La retaileri lucrurile ar intra produsele pe raft. Furnizorul și-ar primi mai repede banii”, menționează Decebal Popescu.

Rata de erori umane diferă de la un client la altul și de la o industrie la alta. După ce au făcut un studiu de caz pe un client, au descoperit că rata de greșeli e de 12%.

„Pe când, sistemul pe care l-am făcut noi poate să meargă până la 99% acuratețe. De asemenea, erorile din procesarea de documente, dacă sunt descoperite prea târziu, implică multe alte costuri, pentru că eroarea se propagă”, vorbește Octavian despre rata de acuratețe a sistemului.

Conform estimărilor lor, eficiența unor departamente poate crește de 8 ori dacă se folosește sistemul lor.

„Ceea e ținea un om ocupat 8 ore, prin acest sistem e ocupat doar o oră”, spun cei doi fondatori.

„Acest sistem e doar o bucată din transformarea digitală, dar care te ajută să iei decizii mai informate și bazate pe date pentru tine. Cei care nu-și dau seama că trebuie să facă acești pași, deja vei fii cu un pas în urma competitorilor tăi”, adaugă și Decebal Popescu.