Start în antreprenoriat: ce trebuie să știi înainte de a începe un business

Ioana Doagă este avocat în cadrul DB Legal.Avocați. 

Stresul este un factor care demotivează, așa că iată câteva aspecte pe care ar trebui să le aibă în vedere oricine își dorește să înceapă o afacere astfel încât să nu devină sursă de stres.

La baza funcționării oricărei afaceri se află forma juridică de organizare pe care o va îmbrăca entitatea ce va derula activitatea comercială. Formele juridice posibile și utilizate cu precădere pentru operarea unei afaceri, potrivit legislației în vigoare, pot fi:

• societatea cu răspundere limitată (“SRL”);
• societate cu răspundere limitată-debutantă (“SRL-D”);
• societatea pe acțiuni (“S.A.”);
• societate în nume colectiv;
• persoană fizică autorizată (“PFA”);
• întreprinderea individuală.

La baza selectării formei de organizare trebuie să se afle o informare corespunzătoare despre avantajele, dezavantajele, beneficiile, problemele care derivă din formele de organizare posibile, inclusiv implicațiile fiscale care derivă din selectarea unei anumite forme juridice de organizare.

De asemenea, este important de avut în vedere elemente precum: numărul de fondatori, nivelul de răspundere pe care doresc să și-l asume aceștia, obiectul de activitate avut în vedere de către persoana interesată să pornească o afacere, dimensiunea previzionata a afacerii, scopul pentru care se dorește inițierea respectivei afaceri, bugetul existent pentru pornirea și derularea afacerii.

Vă dau niște exemple care să ilustreze mai bine alegerea formei juridice potrivite: societatea pe acțiuni este o opțiune pentru companiile mari și pentru cele care vor fi listate la Bursa, reprezentând cel mai complex tip de societate juridică și necesitând un capital social relevant.

Derularea activității prin intermediul unui PFA presupune luarea în calcul a anumitor aspecte, precum ar fi faptul că în obiectul de activitate pot fi cel mult 5 clase de activități prevăzute de codul CAEN, iar activitățile pentru care este autorizata pot fi făcute împreună cu cel mult 3 persoane, angajate de aceasta, în calitate de angajator, cu contract individual de muncă.

De asemenea, înființarea unui PFA nu este posibilă fără depunerea documentelor care atesta pregătirea și experiență profesionala a solicitantului în obiectele de activitate pe care le va declara.

În cazul unui SRL, codurile CAEN nu mai sunt limitate din prisma numărului lor, că în cazul PFA. Astfel, un SRL poate avea un singur obiect principal de activitate, căruia îi corespunde un singur cod CAEN, dar numărul de obiecte secundare de activitate nu este limitat.

În cazul SRL-D, există o suită de facilitați acordate microintreprinderii aparținând întreprinzătorului debutant precum scutirea de la plata taxei pentru operațiunile de înmatriculare efectuate la oficiile registrului comerțului pentru înregistrarea microintreprinderii, precum și de la plata tarifului pentru publicarea în Monitorul Oficial al României, acordarea unei alocații financiare nerambursabile, în limita sumelor aprobate cu această destinație, reprezentând cel mult 50%, dar nu mai mult de 10.000 euro sau echivalentul în lei din valoarea proiectului aferent planului de afaceri, pentru care face dovada surselor de cofinanțare.

Un SRL-D mai oferă avantajul scutirii legate de la plata contribuțiilor de asigurări sociale din partea angajatorului pentru 4 angajați, pe perioadă nedeterminată.

Cu toate acestea, în cazul SRL-D, există și obligații suplimentare, spre exemplu, angajarea cu contract de munca pe durata nedeterminata, cu norma întreagă, și menținerea în activitate a cel puțin 2 salariați de la momentul obținerii facilitaților până la pierderea calității de microîntreprindere aparținând întreprinzătorului debutant în afaceri, precum și reinvestirea anual a cel puțin 50% din profitul realizat în anul fiscal precedent.

Odată selectată forma de organizare, vor trebui urmați pașii necesari pentru înregistrarea noii entități la Oficiul Registrului Comerțului, etapă în care recomand apelarea la specialiști în această materie pentru a facilita procedura de înființare.

Nu pot sublinia îndeajuns cât de important să fie pregătite aspectele care țin de contracte, politica de protecție a datelor de caracter personal, aspectele legale ce țin de dreptul muncii și relația angajator - angajat, înainte de începerea efectiva a afacerii, pentru a preîntâmpina probleme ulterioare sau tergiversarea în derularea activității.

În ceea ce privește costurile asociate pregătirii drafturilor contractelor care vor fi utilizate pe parcursul derulării activității, acestea variază de la un specialist în drept la altul.

Se poate alege fie varianta de a plati un onorariu pentru fiecare draft/document redactat în parte (onorariu care vă varia de la câteva sute de lei la câteva sute de euro, în funcție de orele depuse de specialist pentru redactarea documentului, de complexitatea și de specificul documentului, de experiență specialistului etc.), fie se poate selecta varianta încheierii unui abonament lunar cu un specialist în drept, care să includă un număr de ore alocate de avocat soluționării aspectelor juridice solicitate de client, inclusiv redactarea drafturilor de contracte.

Această ultimă soluție este de preferat dacă persoana care gestionează afacerea este interesată să beneficieze de consultanță juridică și pe parcursul derulării afacerii – situație care este recomandabilă, pentru a evita potențiale probleme de natură legală derivând din desfășurarea activității, inclusiv litigii. Costul unui abonament lunar începe, în mod uzual, de la 2000 lei și crește în funcție de numărul de ore agreat de părți.

Trebuie acordată o atenție deosebită cerințelor de conformare GDPR, pentru evitarea amenzilor care nu sunt deloc de neglijat.

Implementarea politicii GDPR poate avea un cost mediu pentru o firmă cu mai puțin de 40 de angajați de aproximativ 4.000-5.000 de euro, însă costul variază de caz la caz, în funcție de tarifele practicate de specialistul care va crea și implementa politica GDPR.

Bugetul acoperă, în mod uzual, elemente precum auditul de conformitate GDPR, planul de măsuri necesare, echipamentele de securitate informatică etc.

Dincolo de experiența ca avocat, ca antreprenor, pot spune că este important că oricine își dorește să înceapă un business, indiferent de domeniul de activitate, să dețină cunoștințele necesare privind tipul de activitate pe care îl va desfășura și să apeleze la specialiști pentru a acoperi acele domenii de activitate pe care nu le stăpânește (domeniul juridic, contabil, fiscal, marketing, GDPR etc.).

De asemenea, cunoașterea pieței pe care se va desfășura activitatea aleasă, pregătirea unui plan de business profesionist și o estimare realistă a cifrei de afaceri dorită reprezintă elemente care trebuie avute în vedere de profesionistul aflat la început de drum.

Luarea în considerare a potențialelor obstacole care pot apărea în derularea activității, precum și selectarea angajaților potriviți pentru derularea activității, cu acordarea unei atenții deosebite procesului de recrutare a acestora sunt de asemenea importante atunci când începi o afacere nouă.