Trucuri utile în Excel ca să-ți faci munca mai ușor - exemple practice

Acest articol a fost publicat prima oară de către Diana Lodoaba  pe Contzilla.ro, site-ul care explică legislația și contabilitatea pe înțelesul tuturor.

---

După ce Microsoft a dezvoltat versiunea 2010 pentru Excel, aceasta a reușit să ofere mai multe surprize ca niciodată. Cu toții știm că acest program joacă un rol foarte important în munca de zi cu zi, de aceea există foarte multe trucuri și sfaturi utile pentru absolut orice utilizator, fie el începător, fie avansat. În continuare, vă prezentăm câteva dintre aceste sfaturi cu privire la foaia de calcul Excel (Microsoft 2010) pe care poate încă nu le știți.

Doar un click pentru a selecta tot: cu ajutorul unui singur click pe butonul din colțul de sus (stânga) toate datele vor fi selectate în doar câteva secunde.

Deschideți mai multe fișiere Excel deodată: atunci când aveți nevoie de mai multe fișiere de lucru, există o cale simplă să le vizualizați pe toate cu un singur click. Selectați fișierele pe care doriți să le deschideți + CTRL, apoi apăsați tasta Enter, în acest fel toate fișierele se vor deschide simultan.

Comutați între diferite fișiere Excel: utilizați CTRL + Tab pentru a putea comuta între diferite fișiere în mod liber.

Creați un nou meniu de comenzi rapide: în general, există trei comenzi rapide în meniul de sus: Salvare, Readuce tastarea, Repetă tastarea. Cu toate acestea dacă doriți să utilizați mai multe comenzi rapide, cum ar fi Copy (copiază) și Cut (taie), le puteți configura după cum urmează: File -> Opțiuni -> Bară de instrumente Acces rapid, adaugă Cut și Copy din coloană, de la stânga la dreapta și salvați.

Adăugați o linie diagonală la o celulă: acest lucru se poate realiza astfel: faceți un click în categoria Font pe More Borders, acolo veți găsi mai multe opțiuni printre care și linia diagonală, faceți click pe ea.

Adăugați mai mult de un rând sau o coloană: cel mai bun mod de a adăuga mai multe rânduri sau coloane este acela de a face click dreapta pe rândurile sau coloanele evidențiate și de a alege opțiunea Insert din meniul vertical; rândurile noi vor fi introduse mai sus rândului său la stânga coloanei întâi selectate.

Ștergere rapidă a celulelor goale: unele date implicite vor fi goale din diferite motive; acă doriți ca acele celule goale să dispară cea mai simplă metodă este aceea de a Filtra toate celulele necompletate și a le șterge cu un singur click; selectați coloana pentru care doriți să adăugați filtru (Data -> Filter), se va anula mai întâi butonul Select All (Selectează tot)  și se va bifa butonul Blanks (Gol); după această etapă pe foaie vor mai rămâne doar celulele goale pe care le selectați și le ștergeți.

Navigare rapidă cu tasta CTRL+ săgeata: în momentul în care acționați tasta CTRL + orice buton săgeată, puteți sări la marginea foii în direcții diferite; dacă doriți să mergeți la linia de jos a datelor, trebuie doar să faceți click pe CTRL+ săgeată în jos.

Transpuneți datele de la un rând la o coloană: copiați zona pe care doriți să o transpuneți, mutați cursorul la o altă locație goală; mergeți în meniul Home (acasă) -> Paste -> Transpo

Ascundeți anumite date: cel mai bun și mai ușor mod de a ascunde datele foarte bine este acela de a utiliza funcția Format Cells; alegeți zona pe care doriți să o ascundeți, apoi mergeți la meniul Home (acasă) -> Font -> Format Cells (formatare celule) -> Number (număr) ->Custom (Personalizare) -> iar la secțiunea Type (tip) scrieți: ;;; . În acest fel, celulele selectate vor fi invizibile.

Valorile de intrare să înceapă cu cifra zero: când o valoare de intrare începe cu cifra zero, Excel va șterge acea cifră implicit; această problemă poate fi rezolvată foarte rapid prin adăugarea unui singur semn citat (‘) înainte de primul zero, așa cum veți vedea în imaginea de mai jos.

Un singur click pentru a obține o stare: starea unei baze de date se poate urmări în partea dreaptă de jos a foi de calcul; puteți urmării: suma (sum) valorilor, media (average) valorilor dar și câte valori există efectiv (count); pentru a urmări și alte stări ale bazei de date, puteți efectua un click dreaptă pe banda de jos (sum, average, count) și puteți să bifați și alte stări (min, max).

Redenumirea unei foi folosind dublu click: există mai multe moduri de a redenumi foile de calcul, cel mai utilizat mod este acela de a efectua click dreapta pe foaie și a alege opțiunea Redenumire, însă această metoda necesită mai mult timp; cel mai bun mod este acela de a face dublu click pe foaia de calcul și de a tasta denumirea dorită.