Coronavirus | Asistentul virtual de HR, un chatbot dezvoltat de TotalSoft

Digitalizarea proceselor de resurse umane este esenţială în contextul crizei cauzate de pandemia de COVID-19. Pentru companii, obiectivul principalul în momentul de față este acela de a continua procesele și operațiunile de business  într-o manieră cât mai apropiată de normalitate, iar departamentul de HR este fundamental în acest sens. Acesta trebuie să pună la dispoziția angajaților toate documentele de care au nevoie, să răspundă rapid la solicitările acestora, să poată continua procesele de recrutare și angajare, să editeze contracte de muncă și să le depună electronic la ITM, toate acestea fără interacțiune față în față, respectând cerințele de distanțare socială.

În acest sens, TotalSoft a abordat situația pornind de la nevoile ambilor actori implicați: pe de-o parte organizația și departamentul de HR și, pe de altă parte, angajatul. Cum interacțiunea dintre angajat și angajator trebuie să rămână strict la distanță, o serie de soluții software devin absolut necesare. Printre acestea se numără semnătura electronică și chatbot-ul.

Semnătura electronică pentru trasabilitate, ușurință și siguranță

Pentru cazurile în care trebuie modificat contractul de muncă sau trebuie semnat un contract nou, fluxul standard presupune deplasarea angajatului la sediul organizației și semnarea fizică a documentelor. Ulterior, acestea  sunt semnate și de reprezentanții legali ai organizației, tot fizic.

Soluția de semnătură electronică propusă de TotalSoft simplifică întregul proces, care se rezumă la câțiva pași digitali: specialistul HR face modificarea de contract sau adaugă datele noului contract în Charisma HCM, soluția software pentru managementul resurselor umane, și începe fluxul de semnare electronic. Astfel, aplicația transmite pe email, către angajat, documentul electronic rezultat, iar angajatul poate să vizualizeze documentul și să-l semneze electronic cu o semnătură autorizată de la CertSign, valabilă pe o anumită perioadă de timp. 

Odată semnat, contractul este securizat și nu se mai poate interveni asupra acelei versiuni. Acesta  urmează fluxul firesc și se trimite pe rând, tot electronic, către ceilalți semnatari legali din organizație care pot semna electronic documentul. Părțile sunt notificate de fiecare dată când cineva îl semnează și la final, fiecare parte primește câte un exemplar complet, format care poate fi depus la ITM fără alte intervenții, semnătura electronică fiind recunoscută de autoritățile statului.

Avantajele majore ale acestei soluții sunt trasabilitatea, existând o evidență clară a momentului semnării documentului de fiecare parte și a formatului în care a fost semnat documentul, totul în timp real, dar și siguranța în contextul pandemiei de COVID-19 care necesită interacțiune fizică 0.

„Digitalizarea proceselor de resurse umane este esenţială în această perioadă, în care majoritatea angajaţilor de pe piaţa locală lucrează de acasă. Acest lucru nu se va schimba prea mult nici după ridicarea carantinei, iar contractul de muncă în formă fizică va deveni istorie, la fel și cartea de muncă. Dacă în trecut semnarea unui contract de muncă dura până la 2 zile, astăzi se poate semna în 3 minute. Avem deja răspunsul ITM-ului care precizează  că atâta vreme cât documentul este semnat cu semnături electronice certificate, valide, de ambele părţi, atunci el are valoare juridică”, a declarat Mihai Gavan, Charisma HCM Global Sales Director în cadrul TotalSoft.

Chatbot HR disponibil pe orice platformă digitală de comunicare 

Pentru a veni în sprijinul angajaților care lucrează de acasă și au nevoie de suport din partea departamentului de resurse umane la ore mult mai flexibile, TotalSoft a dezvoltat chatbotul Timea, colega virtuală de la HR.

“Am abordat această soluție în urma analizei tendințelor globale în materie de comunicare. Am observat un trend foarte clar în rândul oamenilor de a comunica prin mesaje text. Este pe departe cea mai utilizată formă de interacțiune, drept urmare am dorit să ajutăm angajații printr-o formă de suport disponibilă 24/7, pe o platformă digitală familiară lor”, a menționat Mihai Gavan.

Dacă în urmă cu câțiva ani părea greu de crezut, în prezent, grație avansului tehnologic, majoritatea solicităror de HR se pot rezolva transmițând mesaje simple către un asistent virtual, căruia  oricine îi poate solicita ajutorul folosind platformele de comunicare disponibile: Facebook Messanger, Skype, WhatsApp, Slack, etc. Timea, chatbotul TotalSoft, poate ajuta angajații să afle imediat și la orice oră soldul zilelor de concediu, le poate trimite imediat pe email diverse adeverințe, și poate iniția fluxuri de tipul cererilor de concediu sau raportarea concediului medical către organizație.