Cum pregătești biroul pentru generațiile care vor impune digitalizarea la scară largă

Tehnologia, digitalizarea și interconectarea schimbă modul în care facem lucrurile, atât în viața de zi cu zi, cât și la locul de muncă, iar societatea devine astfel mai eficientă, cu o rapiditate surprinzătoare.

Tendințele viitorului sunt prezentate în raportul Print 2025, întocmit de compania de cercetare și analiză de piață Quocirca, care concluzionează că vor interveni schimbări majore în privința locului și modului în care ne desfășurăm activitatea, precum și în ceea ce privește tehnologia de imprimare pe care o folosim.

În urma a 55 de interviuri detaliate realizate cu personalități din structurile de conducere ale unor producători, parteneri și dezvoltatori de software din domeniul imprimării din Statele Unite, Europa și Japonia, precum și a 575 de interviuri cu reprezentanți ai segmentelor SMB și Enterprise din Marea Britanie, Franța, Germania, Olanda și Statele Unite, a fost analizat impactul pe care îl vor avea tendințele actuale în materie de securitate, digitalizare, servicii de tipărire și inteligență artificială.

Dintre acestea, Brother le-a identificat pe cele care vor accelera dezvoltarea unui ecosistem virtual, conectat, pentru birouri pe parcursul următorilor 7 ani.

Din cercetarea realizată de Quocirca rezultă că organizațiile se așteaptă ca ponderea angajaților mobili să crească, în medie, de la 38% în 2017 la 60% în 2025.

Acest lucru va fi posibil prin implementarea de soluții integrate dedicate spațiilor de lucru, care includ tehnologii pentru ecrane interactive, asistență vocală, asistenți virtuali, centre de colaborare și spații de conlucrare.

De asemenea, o astfel de evoluție presupune utilizarea pe scară largă a echipamentelor și dispozitivelor care pot fi accesate de la distanță și selectarea unor soluții cu grad de flexibilitate ridicat, dar în același timp capabile să ofere un nivel de securitate ridicat.

O altă concluzie interesantă a studiului este că generația Y, născută în intervalul 1980-2000, va reprezenta peste 75% din totalul forței de muncă. Aceștia urmează a ocupa tot mai multe funcții de conducere și decizie, din care vor influența radical evoluția companiilor prin dezvoltarea de strategii bazate tot mai mult pe tehnologii și soluții moderne.

Totodată, își vor face apariția și angajați din generația Z. Născuți în intervalul 200-2009, aceștia au crescut cu acces la Internet și au așteptări uriașe în materie de digitalizare, pe care le vor impune treptat în politicile angajatorului și vor contribui astfel la modificarea definitivă a întregului ecosistem.

În ciuda tranziției la noi generații de angajați, orientați cu precădere spre digitalizare, raportul Quocirca stipulează că documentele tipărite nu vor fi eliminate în viitorul apropiat. Dimpotrivă, realizatorii studiului se așteaptă la o creștere a importanței acestora.

Astfel, dacă în prezent 74% dintre cei cu vârste cuprinse între 18-34 ani consideră acest aspect important, până în 2025 ponderea lor va crește la 77%. Este drept că se preconizează o scădere a volumului printurilor, dar acest lucru va fi parte dintr-un proces mai amplu, de dezvoltare a unui ecosistem inteligent, interconectat. Inovația adusă de producători este esențială pentru dezvoltarea unui astfel de cadru, permițând adăugarea de funcții noi și asigurarea unei experiențe îmbunătățite în utilizare.

În acest context, Brother deține avantajul unei experiențe de 110 ani de cercetare și dezvoltare a unor tehnologii inovatoare. Astfel, compania oferă prin parteneri servicii de gestionare a activității de tipărire - MPS (Managed Print Services) - perfect adaptate tendințelor viitorului și capabile să răspundă cerințelor noilor generații de angajați și factori de decizie.

Pe lângă flexibilitatea deosebită asigurată, această abordare permite companiilor să își îmbunătățească eficiența, productivitatea și securitatea informației, odată cu scăderea costurilor prin monitorizarea nivelului de utilizare, gestionarea consumabilelor și asigurarea necesarului implicat de activitatea de tipărire.

Platformele IoT (Internet of Things), soluțiile de inteligență artificială și sistemele de analiză a datelor se bucură deja de un succes deosebit, iar Quocirca consideră că dezvoltarea acestora se va accelera în următorii 7 ani.

Conform estimărilor, în 2025 vor exista deja circa 80 de milioane de dispozitive IoT care vor genera date, pe care tehnologiile de inteligență artificială (AI) și de analiză predictivă le vor folosi pentru a contura modelele de utilizare.

Echipamentele multifuncționale vor deveni părți integrate ale acestui cadru interconectat și vor beneficia de toate avantajele care rezultă de aici. Astfel, analiza datelor va permite printre altele extinderea duratei de viață a echipamentelor, îmbunătățirea serviciilor de mentenanță și a experienței utilizatorilor.

Odată cu extinderea spațiului IoT, securitatea informației va juca un rol tot mai important și nu este de mirare că reprezintă o prioritate pentru 84% dintre organizațiile supuse studiului. Drept urmare, reprezentanții Quocirca sunt de părere că până în 2025, dispozitivele vor folosi mai multe elemente pentru a verifica identitatea utilizatorilor, precum date biometrice, informații despre locație sau recunoaștere vocală.

Studiul confirmă analiza Brother în domeniu, care a dezvoltat tehnologia PrintSmart SecurePro și oferă deja prin intermediul programelor MPS echipamente care pun un accent deosebit pe securitatea și confidențialitatea datelor, facilitând identificarea utilizatorilor pe bază de PIN sau card.

Serviciile de gestionare a printurilor - MPS (Managed Print Services) - se bucură deja de un succes remarcabil în segmentul Enterprise, unde utilizatorii raportează deja reduceri de costuri, eficiență îmbunătățită, cu un nivel de control mai bun și productivitate sporită.

Conform raportului Print 2025, ele se vor bucura de o adopție în creștere și în următorii 7 ani, reprezentând un element de interes deosebit și pentru segmentul SMB. Astfel, 57% dintre companiile din acest segment de piață incluse în studiu au în plan ca până în 2025 să înlocuiască achiziția de echipamente și produse cu cea de servicii.

Un alt detaliu interesant raportat de Quocirca este interesul companiilor din toate domeniile de activitate pentru mobilitate.

Practic, studiul arată că 54% dintre organizațiile participante se așteaptă ca volumul acestor printuri să crească în următorii 7 ani, existând o oportunitate imensă de eficientizare a proceselor prin conectivitate. Astfel, companiile sunt interesate să asigure mai multă mobilitate angajaților în toate activitățile desfășurate, astfel încât aceștia să fie mai eficienți în ceea ce fac.

În concluzie, raportul Quocirca Print 2025 arată, printre altele, că următorii 7 ani vor aduce modificări radicale pe piața de print, unde schimbarea generațiilor și nevoia de îmbunătățire a eficienței vor stimula interconectarea, securizarea datelor, virtualizarea operațiunilor și mobilitatea utilizatorilor.