Ghid Profluo pentru un an fiscal liniștit alături de e-Factura

e-Factura este un instrument pentru digitalizarea facturării, care reprezintă, totodată, și o măsură de prevenire și combatere a evaziunii fiscale, inițiată de Agenția Națională de Administrare Fiscală (ANAF).

Ce presupune pentru companiile românești?

e-Factura implică generarea unui fișier XML ce conține informațiile din factură, transmis la ANAF prin intermediul contului SPV. Acest sistem permite monitorizarea în timp real a facturilor emise între operatorii economici, asigurând colectarea corectă a TVA-ului și a altor taxe și impozite.

Din 1 ianuarie 2024, obligativitatea e-Factura se extinde la toate facturile emise între firmele românești.

Alinierea companiilor la noua realitate fiscală va implica, pe de o parte, tranziția către o metodă de facturare electronică pentru toate acele companii care acum emit facturi din diverse sisteme disparate, iar, pe de altă parte, gestionarea mult mai structurată a operațiunilor contabile.

Pentru a naviga cu succes în acest peisaj fiscal complex, Profluo, compania românească specializată în automatizarea operațiunilor financiar-contabile, a identificat mai multe provocări cu care se pot confrunta anumite categorii de companii și propune o serie de soluții pentru a le gestiona eficient.

Aceste companii emit lunar mii de facturi, iar în anumite domenii, precum retailul, fluxul de documente fiscale poate ajunge la zeci și sute de mii în fiecare lună. Toate aceste organizații au nevoie de o integrare mai profundă cu e-Factura, întrucât operațiunile lor sunt complexe și scalabile.

Companiile mari necesită validări comerciale și analize suplimentare ale câmpurilor non-standard ale e-Factura. Mai mult, activitatea lor depășește cerințele standard de validare ANAF, solicitând funcționalități avansate și personalizate pentru gestionarea eficientă a facturilor.

În plus, aceste companii au soluții ERP centralizate, pentru care conformarea la sistemul e-Factura nu reprezintă o prioritate înaltă.

Cum pot soluționa aceste provocări?

“Companiile mari din retail, banking, telecom, asigurări sau leasing folosesc deja platforme ERP/contabile personalizate și au nevoie de o soluție rapidă și completă de integrare cu e-Factura. O soluție inteligentă de automatizare va pune accent pe adaptarea eficientă a sistemelor existente la cerințele și standardele impuse de e-Factura, asigurând o tranziție fluidă, cu resurse umane și financiare mai reduse”, explică Bogdan Năforniță, CEO Profluo.

Chiar dacă nu au operațiuni la fel de complexe ca entitățile Enterprise, companiile medii vor fi și ele nevoite să navigheze în anul 2024 fără confuzie, în contextul obligativității e-Factura. Această categorie de companii se confruntă cu principala provocare de a gestiona multiple canale de primire a facturilor, iar reconcilierea diferențelor și rotunjirile devin aspecte critice pentru a evita confuziile în gestionarea documentelor fiscale.

Adoptarea digitalizării și utilizarea soluțiilor software pentru automatizarea operațiunilor de contabilitate primară nu doar că va permite companiilor să gestioneze obligativitatea e-Factura cu un impact minim asupra activității lor, dar le va și propulsa spre viitor, oferindu-le un început de automatizare contabilă semnificativ cu ajutorul e-Factura.

Firmele de contabilitate care acționează ca reprezentanți fiscali pentru companii nerezidente se confruntă și ele cu obligația emiterii de e-facturi. Obligativitatea de trecere la e-Factura devine pentru aceste companii o oportunitate. Ele vor avea posibilitatea de a taxa suplimentar clienții pentru eforturile implicate în implementarea de e-facturi, în contextul lipsei de facilități în sistemele globale ale acestora. Totuși, chiar și în cazul lor, digitalizarea unui procent semnificativ din operațiuni, prin soluții de automatizare a contabilității primare, devine esențială.

“Prin accelerarea procesării și introducerii facturilor în ERP de până la 6 ori mai rapid, Profluo nu doar că reduce costurile, dar eliberează personalul de sarcinile repetitive. Cu abilitatea de a prelua facturi din diverse surse, inclusiv e-mail, scanare, cloud sau introducere manuală, platforma oferă funcționalități avansate de colaborare pe documente, inclusiv partajare, delegare și recombinare”, menționează Bogdan Năforniță.