Industria de spațiu flexibil: de la birouri la siguranța angajaților

O bună analogie este o clădire rezidențială cu mai mulți vecini, fiecare cu propriul apartament. În mod similar, un „spațiu flexibil” este un loc în care companiile pot „locui” în birouri private, toate fiind în aceeași clădire și având unele facilități la comun.

Există chiar locații unde mai mult de 90% din spațiu este dedicat birourilor private, în timp ce zonele comune și spațiile deschise ocupă mai puțin de 10%. Dar să revenim la ceea ce este industria de spații flexibile și la numeroasele forme în care, așa cum sugerează și numele, oferă flexibilitate.

Atunci când închiriezi spații de birouri tradiționale de la un proprietar, condițiile sunt benefice pentru proprietar și, în majoritatea cazurilor, nu există termene flexibile în contract. Cu majoritatea furnizorilor flexibili din industrie, abonamentul este lunar. Adică, dacă se întâmplă ceva, poți rezilia acordul în termen de 30 de zile.

Termenele abonamentelor nu sunt doar flexibile când este vorba despre un operator de spații flexibile - sunt chiar lucrative. De exemplu, depozitul de securitate: majoritatea operatorilor din industrie solicită depozit de securitate de 1,5–2 luni. Mai mult, costurile de amenajare sunt inexistente pentru că spațiile flexibile sunt „plug&play”, ceea ce înseamnă că nu trebuie să ai în vedere un buget suplimentar pentru mutare sau să aștepți finalizarea construcției.

Ce ne-a învățat această pandemie este că trebuie să lucrăm diferit. Modul în care obișnuiam să lucrăm, numărul de persoane care ocupă fiecare birou (tradițional sau flexibil) nu poate rămâne același. Să presupunem că este vorba despre o companie de 10, 20 sau mai mulți angajați împărțiți în grupuri - în fiecare săptămână lucrează de la birou un alt grup. Cu un operator de spații flexibile, aici intervin termenele flexibile și rentabilitatea spațiilor - plătești pentru spațiul pe care îl ocupi.

Toți am petrecut ultimele luni acasă, departe de prieteni, de colegi și de comunitate, iar dacă există un lucru pe care îl râvnim acum este exact acest sentiment de apropiere. Majoritatea spațiilor flexibile beneficiază de experiența unor community managers: ei au grijă de membri și se asigură că le pun la dispoziție serviciile de care aceștia au nevoie.

În timpul acestei pandemii, operatorii de spații flexibile au venit în ajutorul membrilor comunității lor cu evenimente virtuale, beneficii și programe de suport, promovând la nivel global membrii comunităților locale și ajutându-i să se bucure de expunere suplimentară pentru afacerile lor.

”Cu toate acestea, chiar și luând în considerare toate beneficiile, industria noastră și, în special, viitorul biroului fizic, au fost printre cele mai discutate subiecte în ultimele luni. Chiar dacă trebuie să ne așteptăm în continuare la schimbări importante și trebuie să fim oricând pregătiți să ne adaptăm situației, suntem încrezători că biroul fizic nu va dispărea. Companii de toate formele și mărimile admit că nevoia de conexiune, colaborare și creativitate și-a făcut simțită prezența. Considerăm că operatorii de spații flexibile sunt poziționați ideal pentru a inova și pentru a se adapta cerințelor în continuă schimbare ale companiilor”, spun cei de la Mindspace.

Sigur, criza COVID-19 a avut un impact puternic asupra multor industrii din economia globală, iar sectorul spațiilor flexibile a avut, de asemenea, de suferit. Nivelul de ocupare în spațiile flexibile din București a scăzut, iar clienții și-au revizuit și ajustat abonamentele.

Chiar și în acest context, pe termen lung, cererea de spații de birouri nu va scădea, dar așteptările ocupanților de birouri tradiționale din București se vor schimba cu siguranță. Pe de o parte, creșterea va veni, probabil, de la startup-uri și companii mici care în prezent ocupă spații necorespunzătoare, lipsite de facilități și servicii moderne. Pe de altă parte, creșterea ar putea fi susținută de companiile mari care doresc să se adapteze rapid la o piață mereu în schimbare.

Acest lucru este valabil mai ales datorită evoluției spațiilor flexibile din București: în prezent, această piața este mai mare decât a fost vreodată, cu aproape 50.000 mp de astfel de spații, respectiv aproximativ 2% din totalul spațiilor moderne de birouri din Capitală.

În ultimii ani s-a înregistrat un nivel ridicat de activitate în acest sector, după o perioadă îndelungată când existau opțiuni limitate pentru companiile care caută spațiu temporar. Acum, pe piață sunt prezenți numeroși operatori naționali și internaționali.

”O altă schimbare la care ne așteptăm este să vedem atât dezvoltatori imobiliari, cât și companii, care caută stabilitate. Credem că în următoarele 12-24 luni vom vedea o consolidare majoră în industrie, cu un număr important de fuziuni și achiziții. Operatorii consacrați de spații de lucru, care au membri din rândul companiilor, care au generat profituri și au avut rate de ocupare ridicate la începutul crizei au cele mai mari șanse să își continue activitatea și chiar să devină lideri de piață. De asemenea, va exista o schimbare și la nivelul contractelor dintre operatorii de spații flexibile și proprietarii clădirilor care le vor găzdui: de la cele tradiționale de leasing, la acordurile bazate pe parteneriate. Acest lucru se va întâmpla pe măsură ce dezvoltatorii de imobiliare înțeleg care sunt avantajele pe care le aduce această abordare, în special prin crearea de venituri suplimentare și un nivel mai ridicat de utilizare a activelor cu riscuri și costuri scăzute. Astfel, dezvoltatorii ocupă mai rapid spațiile vacante cu ajutorul ofertelor de spații de lucru flexibile și, prin urmare, vom vedea o accelerare a segmentului prin intermediul acordurilor de management”, spun reprezentanții rețelei Mindspace.

Devine din ce în ce mai clar că spațiile flexibile sunt o variantă bună, mai ales în perioada pe care o traversăm -  acestea oferă o soluție mult mai responsabilă din punct de vedere financiar, mai potrivită pentru realitatea în care trăim.

Nivelul ridicat de flexibilitate pe toate fronturile este un beneficiu foarte important pe care birourile tradiționale pur și simplu nu îl pot oferi. În lumea post-COVID-19, lucrurile vor fi diferite, iar spațiile flexibile oferă deja un mediu de lucru sigur, respectând restricțiile și instrucțiunile locale și oferindu-ți libertatea de a te concentra pe lucrurile cu adevărat importante pentru tine, pe organizarea echipei și menținerea siguranței.

Sursa foto: Mindspace