Două zile în locul unde birourile se transformă: Mindspace

Am auzit în ultimii ani studii care vorbesc despre faptul că angajații au alte nevoi față de generațiile anterioare. Flexibilitatea e un element esențial menționat aproape întotdeauna. Generațiile noi vor un program flexibil, avantaje extrasalariale, un birou care să arate bine. Iar organizațiile se schimbă pe măsură ce se schimbă și oamenii și devin mai flexibile. Birouri diferite sau chiar spații închiriate pe termen scurt pentru a rezolva probleme punctuale.

Am stat două zile la Mindspace Business District, în cartierul Pipera din București, unde am fost umbra Roxanei Bira, Community Manager la Mindspace. Poate vă întrebați ce e “un” Mindspace. E un spațiu divers, care îmbină un coworking, unde oamenii lucrează împreună și închiriază un birou, cu un spațiu tradițional de birouri, unde companiile pot închiria un spațiu închis, unde să-și facă sediul. E un mix care a apărut la nivel mondial din nevoia companiilor de a închiria spații pe termen scurt, dar și din nevoia IMM-uri de a avea flexibilitate. De ce să plătești un etaj întreg atunci când ai 3 oameni în echipă când poți să plătești pe om și să-și faci un plan financiar care să ia în considerare inclusiv lucrurile acestea, în caz că angajații se vor înmulți.

Mindspace a deschis în București două spații în momentul de față, unul în cartierul Pipera, pe locul fostei platforme industriale, în campusul Globalworth, și una în Piața VIctoriei, mai aproape de centru. 

În momentul de față unul dintre etaje e plin, iar la etajul 6 companii vin și pleacă din când în când, cum aveam să aflu de la Roxana Bira în timpul celor două zile petrecute la Mindspace. Ca să ajungi să lucrezi de la Mindspace poți să închiriezi un birou individual de minimum 250 de euro de persoană pentru spațiul comun de lucru sau 333 de euro de persoană într-un birou privat.

Urmărește mai jos o discuție avută cu Roxana Bira, Community Manager Mindspace Business District în zilele petrecute în spațiul comun de birouri. 

În Pipera există spațiu pentru 700 de persoane pe două etaje, 6 și 7, în clădirea Globalworth. Intrarea, imediat după lifturile de la etaj, se face în spațiul comun de lucru, acolo unde sunt cei care nu au birouri private, ci folosesc spațiul de coworking amplu. Există spațiu pentru 30-40 de persoane fără probleme acolo, din boxe cântă în surdină muzică, iar aerul condiționat e dat la nivelul potrivit.

Tot în spațiul comun, imediat după ce treci de recepția Mindspace, e și bucătăria și spațiul de masă. Dotată cu apă și cafea la discreția rezidenților, bucătăria e folosită când și când pentru întâlniri, la prânz pentru masă sau pentru evenimente speciale.

De altfel, spațiul se transformă într-unul de evenimente în multe seri în doar câteva zeci de minute. Decorul industrial e completat de cabinele pentru întâlniri private sau telefoane, care aduc aminte de cabinele telefonice de pe vremuri, dar și de mobilierul din lemn masiv. Colțurile spațiului de coworking au câteva fotolii și canapele unde pe parcursul unei zile rezidenții vin și au întâlniri, discută, se relaxează, asta dacă nu vor să folosească una dintre cele șase săli de ședință.

În jurul spațiului de coworking, pe tot etajul, izolate de geamuri cu rame negre de fier sunt birourile individuale, de la două birouri până la spații pentru 25 de oameni. De altfel, unele erau ocupate de companii mai mari, altele de IMM-uri. Cele de pe margine au acces și la lumina naturală de la geamurile infinite de pe clădire, iar cele din interior sunt mai izolate și oferă intimitatea unui birou mic, dar suficient.

Pentru o firmă sau o persoană fizică, avantajul e că din prețul abonamentului, restul lucrurilor sunt incluse: lumină, întreținere, imprimante, telefonie fixă, cafea, apă. Tu trebuie doar să ai grijă de o singură plată. 

Am ajuns la Mindspace în jur de ora 9.45 dimineața miercuri. Se anunța una dintre acele zile pline cu multe activități pentru Roxana Bira. Un Community Manager ca ea se ocupă de toate lucrurile posibile. Dacă trebuie să se ocupe de o vizionare împreună cu un potențial nou client își lasă colegii la recepție, dacă are un coleg care e ocupat se duce ea acolo pentru a-i întâmpina pe cei care intră.

Ea se ocupă de toate interacțiunile din interiorul Mindspace pentru a face șederea rezidenților cât mai bună, de la a le aminti să plătească luna de chirie, până la a le rezolva unele probleme apărute în timpul zilei. Practic, ea e conexiune cu toți cei care sunt la Mindspace, îi ascultă, vorbește cu ei, trimite newslettere. 

Stă permanent la etajul 6, acolo unde e spațiul și coworking și mai multe firme. La etajul 7 e exclusiv o singură companie. Și v-ați întreba de ce ei s-au dus acolo și nu și-au luat un sediu normal. Ei bine, compania a crescut foarte mult în ultimele luni, au luat proiecte noi și au angajat oameni. Iar la sediul lor nu mai era loc. Și de unde poți închiria un spațiu rapid în București? Ei bine, de la Mindspace.

Dimineață e liniște la Mindspace. Roxana lucrează în spațiul comun alături de alte 5 persoane. Din când în când se mai aude aparatul de cafea și oamenii care vin lent spre muncă. E pregătită ca la 10.30 să primească un potențial client care vrea 2-4 birouri și trebuie să facă un tur al spațiului. 

Și da, la 10.30 a început turul. Două reprezentante ale unei companii care acum are un sediu în cartierul Floreasca erau interesate să închirieze 2-4 birouri pentru că reprezintă un fond de investiții și au nevoie de flexibilitate de lucru. Întâlnirea a început ca la un interviu, în care Roxana a încercat să afle ce știu ele despre Mindspace.

“E vorba de birou sub formă de servicii. Ne axăm pe birouri private și pe o experiență all inclusive. Cei cu birourile aici au acces la o comunitate globală și locală”, le explică Roxana. După ce a aflat că cele două au mai fost la câteva evenimente în Mindspace Victoriei, a decis să le facă turul spațiului, care urma să dureze cam 30 de minute. 

În spațiul de coworking le explică faptul că nu sunt birouri dedicate, ci unde găsești, iar spațiul e destul de mobil. “Vineri avem zi specială de făcut curat în frigider”, spune râzând Roxana. 

Pe măsură ce facem turul circular al etajului trecem pe lângă toate facilitățile Mindspace. “6 săli de meeting pe etaj, le găsiți pe holuri și sunt la dispoziția tuturor membrilor. Poți să le rezervi din aplicația Mindspace și ai un număr limitat de programări digitale”, explică Roxana. De altfel, dacă vrei să faci o ședință neprogramată și sala e liberă, ai gratuitate în folosirea ei. Sunt săli de cel puțin 8 persoane, dar și una dublă care se poate transforma într-o cameră de 16 persoane.

Turul continuă încet, trecem pe lângă sălile interne, cele externe cu geamuri mari, cele două zone de printing gratuit pe etaj pentru rezidenții Mindspace. Când vezi un spațiu țiplă te gândești imediat cum să-l personalizezi, iar dacă auzi de coworking poate crezi că nu prea ai libertate. A venit și întrebarea aceasta de la cele care voiau să analizeze oferta Mindspace.

“Totul se personalizează. Se pot pune lucruri pe pereți, branding, stickere, orice în interiorul birourilor”, spune Roxana.

Contractele de închiriere pot fi făcute pe minimum o lună, dar se poate și pentru doi ani, de exemplu. Iar flexibilitate există și aici, cu reduceri pentru un timp mai îndelungat de închiriere. De asemenea, companiile pot primi oferte în funcție de numărul estimat de persoane. Dacă acum ai 5 membri în echipă, dar știi că peste 3 luni urmează un proiect unde mai ai nevoie de 3 oameni, poți să iei direct mai multe birouri și să le plătești treptat.

După 30 de minute făcute în jurul Mindspace, aflu tot felul de întrebări la care nu m-aș fi gândit niciodată. Cine se ocupă de curierat? Recepția e 24 de ore? Se plătește linia de telefonie fixă? Măcar la întrebarea despre parcare m-am gândit și eu. Iar Pipera nu e de mare ajutor, din punctul acesta de vedere.

Printre dezavantajele recunoscute e că locurile de parcare din subsolul clădirii nu sunt atât de disponibile, dar există o înțelegere cu parcarea supraterană de lângă, unde poți să pui mașina pentru 100 de euro pe lună fix, fără să plătești pe oră. Sau te înghesuiești pe trotuar, pe lângă linia de tramvai, așa cum fac mulți alții în Pipera, locul care pare că de fiecare dată când ajung acolo s-a schimbat, a mai fost construită o clădire de birouri. 

Pe lângă un birou în București, rețeaua Mindspace e bună pentru antreprenorii globali, care vor să facă afaceri sau se deplasează în mai multe orașe din toată lumea.

În momentul acesta Mindspace, o companie care a pornit în Israel, are spații în Londra, Munchen, San Francisco, Washington, Berlin, Hamburg, Varșovia, Herzliya, Tel Aviv, Ramat Gan Ha’Bursa, Frankfurt și Amsterdam. Dacă ai un birou în București și ai o deplasare la Amsterdam și vrei să ai câteva întâlniri, poți să rezervi locul acolo și rezidența de la București îți asigură intrarea și toate facilitățile, în afară de birourile private. Cardul Mindspace te lasă oriunde în lume.

De altfel, după ce s-a terminat turul de vizionare și înainte ca Roxana să trimită oferta către cei care au venit să viziteze, am analizat aplicația Mindspace, disponibilă doar membrilor, care îi ajută să aibă acces atât la spații, cât și la ceilalți membri din toată lumea.

“Aplicația permite accesul la evenimentele organizate în toate locațiile, booking de săli de ședință, discount-uri și oferte cu partenerii”, spune Roxana. Și în România sunt adăugate în aplicație multiple branduri la care cei care au abonament au tot felul de reduceri. Brandurile profită de fluxul de clienți sau uneori sponsorizează inclusiv Mindspace Hour, un eveniment săptămânal unde toți rezidenții se întâlnesc.

La mijlocul zilei sau poate la finalul programului, o dată pe săptămână, e Mindspace Hour, o pauză de o oră oferită de către Mindspace sau de către un partener, unde se fac degustări, se oferă mâncare gratuită sau băutură. Toți rezidenții se adună în spațiul comun de la bucătărie și au o oră de relaxare în mijlocul programului unde discută, se cunosc și se bucură de ceea ce le oferă Mindspace.

De obicei e vineri, dar de data asta e miercuri pentru că e și o situație specială. Una dintre companiile care au fost rezidente în Mindspace în ultimele luni a fost grupul Lactalis, care deține La Dorna sau Albalact. Iar în următoarea zi se vor întoarce “acasă” în sediul lor, după mai bine de 3-4 luni petrecute la Mindspace de unii membri ai echipei de vânzări și de management. Așa că de data asta au decis să facă cinste cu brânzeturi pentru rezidenți. 

“Există un buget lunar de la Mindspace pentru evenimente, dar unele sunt făcute și în colaborare cu partenerii, iar cu bugetul care rămâne facem party-uri tematice mai interesante. Le facem ori dimineață, ori pe la ora 17 ca să prindă toți membri. Uneori sunt și 100 de oameni aici dacă vin și cei de la etajul 7”, îmi spune Roxana. 

De altfel, e un nou moment în care cei trei community managers de la Mindspace lasă biroul obișnuit, pun mănușile de cauciuc și încep să taie brânzeturi și să le pună în farfurie. “Învățăm și plating cu ocazia asta”, râde Roxana. La Mindspace Hour vin în cele din urmă 70 de persoane. E zarvă mare, dar unii rămân în continuare la birou în spațiul de coworking. Mai sunt și cei care iau brânzeturile ca la all inclusive și se reîntorc la laptop, pentru că au de treabă. Își pun căștile și ignoră muzica franceză de pe fundal. 

E o oră de zarvă tradițională ca și cum ar fi un eveniment de sine stătător. Echipele ies din birouri treptat și ajung în dreptul platourilor. La final, chiuvetele sunt pline cu vase. 

Urmează pentru Roxana ultima întâlnire înainte de pauza de masă: un exit interview. Acesta e obligatoriu pentru cei care pleacă din Mindspace pentru că echipa vrea să afle ce a mers bine și ce nu. 

Întâlnirea e cu un italian relaxat, care vorbește română excelent. E Giampaolo Manzonetto, directorul Lactalis România. E cel care a promovat venirea în Mindspace, până ce Lactalis își găsește un sediu nou. Iar pentru că acum au reușit să cumpere o clădire de 6 etaje pe care să o ocupe cu toate firmele grupului, e momentul să se mute.

E relaxat, vesel, dar spune că provocarea lui e să-i facă pe oameni să plece fără să plângă, pentru că s-au obișnuit la Mindspace și nu știe dacă următorul sediul se va ridica la același nivel al designului. A fost o opțiune rapidă pentru ei, spune, și foarte flexibilă, pentru că au putut să se mute chiar de a doua zi și să nu aștepte mobilă sau renovări. 

Au închiriat în aprilie și s-au obișnuit cu munca în Pipera și la Mindspace. Spune că le-a plăcut designul, biroul și colegii, dar și liniștea. Erau aproximativ 25 în birou, iar acum se duc într-un open space mare. 

Pentru Mindspace Business District e un moment dificil, Se eliberează un întreg birou pe care ori îl închiriază integral, ori pe birouri individuale. Nu e un caz rar ca o companie mare să aibă nevoie de o soluție intermediară, atunci când renovează un birou. Ce mi s-a părut interesant e că e o îmbinare de IMM-uri, multinaționale și freelanceri într-un singur spațiu. 

Dar nu toate zilele sunt chiar așa. Există unele în care e și rutină, așa cum a fost după-amiaza și apoi a doua zi, până în prânz. Zile când niciun rezident nu are vreo chestiune urgentă de rezolvat.

Așa că sunt zile când se trimit oferte, când ca administratorul de la bloc Roxana trebuie să se ocupe să ia tabelul din Google Drive cu toți rezidenții și să vadă cine nu a plătit chiria pe luna aceea și să le scrie ca să fie la zi. E o activitate care e greu de automatizat, pentru că ai nevoie de contactul uman, mai ales că mulți pur și simplu uită să facă acest lucru sau le place să li se reamintească. 

“Nicio zi nu arată la fel ca pe calendarul pe care mi-l stabilesc, pentru că mereu mai intervine câte ceva”, spune Roxana.

De altfel, în timp ce încerca să creeze newsletter-ul pentru comunitatea Mindspace a mai venit cineva la o vizionare, a luat o pauză, a făcut un tur de jumătate de oră, iar apoi s-a întors la recepție.

A trimis mail-urile potrivite, a făcut toate formalitățile cu plecarea celor de la Lactalis, i-a îmbrățișat. Iar joi, ei bine joi nu s-a încheiat devreme, pentru că urma evenimentul BCR InnovX la care sunt parteneri, așa că de la ora 17 a început să se golească spațiul de coworking și să se aranjeze totul pentru evenimentul care urma să înceapă la ora 18.30, în prezența fondatorului Trivago.

Viitorul locurilor de muncă se va tot schimba în următorii ani. Companiile nu vor mai dori să aibă un singur birou, li se va părea mai interesant să lucreze în fiecare an în altă parte. Multe companii se vor naște globale din minutul 1 și vor dori să aibă sedii în toate orașele europene sau nu. Spațiile comune de birouri precum Mindspace îi vor ajuta.

Urmărește interviul video de mai jos ca să vezi cum arată o zi la Mindspace. 

Iar aici, în cele două zile în care am lucrat, poate că mi-a fost dor de haosul unei redacții, dar am descoperit oameni mulți pe care-i cunosc din ecosistemul de startup-uri, am aflat știri de la fonduri de investiții care au sediul la Mindspace sau am redescoperit Pipera, pe care o părăsisem acum 4 ani.

Așa cum ne-am obișnuit să luăm mașini chemate prin aplicație, să folosim trotinete de închiriat, probabil vom învăța că biroul nu trebuie să fie unul singur, ci poate fi peste tot în lume.