Alexandra Ciornei
„Am dezvoltat platforma inițial pe nevoile unei clinici care folosea deja un sistem de programări online general și am făcut-o în strânsă colaborare cu ei pentru a le dezvolta soluții specifice apărute pe parcurs. După ce am făcut un studiu de piață relativ la nevoile lor, am observat că softurile de pe piață, în România, nu aveau un programator online adaptat la tehnologia din 2026. Noi am construit un instrument care este ușor pentru pacienți și economisește timp și resurse pentru clinică”, a spus Iustin Costea, cofondator și managing partner al Proo.ro, într-un interviu pentru start-up.ro.
Ideea Proo.ro a apărut la sfârșitul anului 2025, după ce cei doi fondatori acumulaseră deja trei ani de experiență în dezvoltarea unor soluții de programări online.
„Ideea principală este să automatizăm unde se poate interacțiunea cu pacienții în așa fel încât să fie extrem de simplu pentru ei și clar și eficient pentru clinică, cabinet sau telemedicină online”, a adăugat Iustin.
Echipa a analizat felul în care funcționau recepția și activitatea administrativă a clinicii partenere, de la apeluri, mesaje și formulare până la programări, notificări, facturi și evidența pacienților care trebuie să revină la control. Din această colaborare a rezultat o platformă care urmărește să reducă munca manuală a recepției și să le ofere pacienților mai mult control asupra programărilor.
Un antreprenor de 20 de ani și un specialist cu două decenii de experiență
Iustin și Adrian se cunosc de când primul avea 14 ani, iar Adrian îi era mentor în zona tehnică. După șase ani în care au lucrat împreună la mai multe proiecte, lansarea Proo.ro a venit ca un pas firesc, a povestit Iustin.
Explicație foto: Iustin Costea și Adrian Taralunga, cofondatorii Proo.ro.
Cei doi și-au separat clar responsabilitățile. Iustin se ocupă de business și marketing, în timp ce Adrian conduce dezvoltarea tehnică și arhitectura software a produsului.
„Realitatea dură într-un startup format din fondatori cu background tehnic este că, pentru ca produsul să supraviețuiască și să vândă, cineva trebuie să lase codul și să preia direcția comercială”, a explicat Iustin.
Interesul pentru sectorul medical a fost influențat și de proiectele la care fondatorii au lucrat în Marea Britanie, unde au putut observa sisteme digitalizate pentru programări și recomandări între clinici și medici.
„În UK, toată industria medicală este digitalizată, inclusiv medicii de familie. Am putut să observăm asta, lucrând la diferite proiecte în UK și având șansa de a înțelege o parte din sistemele lor de digitalizare pe partea de programări online și recomandări între clinici și medici.”
În România, punctul de plecare a fost însă experiența directă a clinicii partenere și presiunea pe care numeroasele operațiuni repetitive o puneau asupra recepției.
Programări online și mai puțini „timpi morți” în agenda medicilor
Din perspectiva clinicii, Proo.ro funcționează ca un panou centralizat din care managerii și recepția pot urmări disponibilitatea medicilor și fluxul zilnic al programărilor. Accesul poate fi împărțit în funcție de rol, astfel încât personalul de la recepție să aibă permisiuni limitate față de administratori.
„Pentru pacient, totul este la fel de simplu ca rezervarea unui bilet de avion: intră de pe telefon, alege ora, confirmă și își vede de viață. Fără apeluri în așteptare.”
Fondatorii numesc acest proces „self-management”. Clinica stabilește ce informații trebuie cerute pentru fiecare serviciu și poate trimite automat formulare înaintea consultației. Formularele pot fi condiționate de răspunsurile pacientului. De exemplu, dacă programarea este făcută pentru un minor, sistemul poate afișa documentele dedicate acestei situații.
„Datele necesare sunt customizate de clinică în funcție de serviciu. În loc să piardă timp în sala de așteptare, folosește formulare automate trimise pacienților înainte de programare, configurate simplu prin activarea formularelor cu un anumit timp înainte sau formulare ce depind de ce alege pacientul în câmpurile personalizate; de exemplu, dacă programarea este pentru un minor, va fi un formular de completat pentru minori”, a mai spus Iustin.
Una dintre primele probleme semnalate de clinică a fost pierderea de venit provocată de golurile apărute în programul medicilor. După o anulare, recepția trebuia să reorganizeze manual agenda. Pentru această situație, Proo.ro a introdus funcția „minimize gaps”, care îi arată pacientului cu prioritate intervale apropiate de programările existente și evidențiază pentru recepție sloturile optime.
„Rearanjarea agendei după o anulare era un coșmar manual. Răspunsul nostru tehnic a fost implementarea funcției minimize gaps, care plasează automat sloturi așezate una lângă alta pentru reducerea timpilor morți când rezervă pacienții.”
Cum vrea Proo.ro să reducă programările ratate
Programările la care pacienții nu se prezintă reprezintă una dintre problemele costisitoare ale clinicilor private. Potrivit estimărilor echipei Proo.ro, o rată de neprezentare de 10–15% poate produce pierderi de mii de euro lunar într-o clinică cu un volum mediu de pacienți. Valoarea exactă depinde însă de dimensiunea clinicii, specialități și tarife.
„Sunt două puncte critice unde clinicile pierd cei mai mulți pacienți: bariera apelului telefonic și transparența serviciilor. Există o reținere reală în piață astăzi: anxietatea, lipsa de timp sau ezitarea de a suna la o recepție. În plus, pierderile masive de conversie apar când cineva sună, este pus în așteptare și închide din grabă sau când vrea să facă o programare în weekend, când clinica este închisă, iar până luni amână decizia.”
Platforma încearcă să reducă aceste situații prin notificări automate configurabile, transmise prin e-mail, SMS sau WhatsApp, dar și prin formularele pe care pacientul le completează înaintea vizitei. Clinicile pot stabili reguli diferite de anulare pentru fiecare serviciu și pot limita numărul de reprogramări într-un anumit interval.
„Prin funcția de self-management pentru pacienți, eliminăm această barieră și le permitem să rezerve direct, instantaneu, 24/7, fără să mai depindă de un operator. De asemenea, pacienții pot vedea transparent toate serviciile cu descriere, cu prețuri la zi pe fiecare locație.”
Proo.ro include și un sistem de recomandări pentru consultațiile ulterioare. Medicul poate indica o revenire la control, o interpretare a rezultatelor sau o consultație la o altă specialitate, iar pacientul primește notificarea și își poate face singur programarea. Recepția păstrează o imagine asupra recomandărilor și poate interveni dacă pacientul nu s-a programat în perioada indicată.
În cazul unei recomandări marcate drept urgență, pacientul poate primi prioritate și se poate programa fără restricțiile obișnuite ale calendarului. Platforma permite și definirea unor parteneri externi care pot face recomandări direct către serviciile clinicii.
Peste 2.000 de programări gestionate până acum
Proo.ro este funcțională și utilizată în prezent de zece cadre medicale. Potrivit datelor comunicate de companie, prin platformă au fost finalizate peste 2.000 de programări și au fost trimise mai mult de 3.000 de notificări prin SMS și peste 10.000 de e-mailuri.
„În prezent, avem 10 cadre medicale care gestionează activ programările prin Proo.ro, validând fluxurile în fiecare zi. Deși sistemul este complet operațional, noi continuăm să dezvoltăm funcționalități extra pe care le considerăm valoroase pentru optimizarea continuă a clinicilor. Acum am deschis oficial înscrierile pentru a atrage primele 30 de conturi partenere în campania de lansare.”
Utilizarea produsului în clinicile și cabinetele partenere a dus și la integrarea serviciilor Zoom și Google Meet. Pentru consultațiile online, sistemul generează automat câte un link separat, iar o programare stabilită inițial în persoană poate fi transformată ulterior într-o consultație de telemedicină.
„Am realizat că într-o clinică/cabinet multe programări se puteau realiza online și am implementat integrarea cu Zoom și Google Meet, care generează linkuri automate pentru fiecare programare în parte care este definită ca fiind online; de altfel, o programare în persoană poate fi transformată în telemedicină și am observat o creștere de până la 40% a programărilor online versus în persoană, ceea ce optimizează maxim timpul pacienților și al medicilor”, a adăugat Iustin.
În această etapă, startup-ul se concentrează asupra clinicilor independente cu mai mulți specialiști și echipamente.
Platforma poate limita automat programările simultane în funcție de disponibilitatea unor resurse comune, precum asistentele, cabinetele sau aparatura medicală, dar fondatorii spun că arhitectura poate fi adaptată atât cabinetelor individuale, cât și rețelelor medicale.
Cât costă Proo.ro și cum se implementează într-o clinică
Modelul de business include două variante: un abonament calculat în funcție de numărul cadrelor medicale, cu programări nelimitate, sau plata pentru fiecare programare gestionată.
„Prin oferta noastră de lansare, primele 30 de conturi primesc implementare și 6 luni de utilizare gratuită, urmate de o reducere permanentă de 75%. Cu acest discount pe viață aplicat, tariful este de 15,75 euro pentru primul medic și 4,50 euro pentru fiecare medic suplimentar în planul pe cadre medicale, respectiv doar 2 lei per programare în cel de-al doilea plan.”
Proo.ro selectează și clinici-pilot din anumite verticale, cărora le oferă implementarea și utilizarea gratuită în schimbul feedbackului constant și al recomandărilor către alte clinici.
„Oferim pentru un timp limitat oportunitatea anumitor clinici să fie parteneri pilot cu noi pe anumite verticale, beneficiind de implementare și abonament gratuit pe viață, în schimbul unui feedback constant și a unor recomandări pentru alte clinici.”
Implementarea poate dura până la două săptămâni, în funcție de complexitatea activității și de volumul informațiilor care trebuie configurate. Datele pot fi importate dacă organizația folosește deja un sistem de management al pacienților.
Platforma oferă integrare în ambele direcții cu sisteme CRM prin REST API. Arhitectura permite, la cerere, și conectarea la aplicații de facturare care au API, la e-Factura sau la SIUI, a mai spus cofondatorul Proo.ro.
Datele pacienților pot fi găzduite în infrastructura clinicii
Într-un produs folosit în sectorul medical, protecția datelor devine una dintre condițiile importante ale implementării. Iustin a explicat că informațiile pot fi găzduite în infrastructura proprie a clinicii, astfel încât organizația să păstreze controlul asupra datelor sensibile.
„La nivel operațional, sistemul realizează o captare automată a acordurilor GDPR și integrează validare riguroasă prin e-mail sau număr de telefon, oferind o protecție împotriva programărilor făcute în numele altcuiva.”
Proo.ro include și un jurnal de audit, istoricul schimbărilor realizate asupra fiecărei programări și o funcție prin care informațiile unui pacient pot fi exportate atunci când acesta le solicită.
„Pacienții își pot cere datele și informațiile personale, iar sistemul permite un export simplu pentru fiecare pacient în parte.”
Echipa Proo.ro consideră că principalul diferențiator al produsului este combinația dintre automatizarea operațiunilor clinicii și autonomia oferită pacientului în mediul online.
„Din cunoștințele noastre suntem singura platformă românească care a optimizat și interacțiunea pacientului online, prin self-management, maximizând protecția datelor personale, urmând standarde deja bine stabilite internațional.”
Proo.ro caută o investiție de 200.000 de euro
Dezvoltarea platformei a fost finanțată până acum integral din resursele fondatorilor, fără capital extern. Echipa nu a comunicat valoarea investiției realizate până la versiunea actuală, dar se pregătește să atragă o rundă de 200.000 de euro.
„Proiectul a fost susținut 100% din surse proprii, fără capital extern sau presiuni de rentabilitate imediată. Această autonomie financiară totală ne-a permis să ne concentrăm exclusiv pe nevoile reale ale clinicilor și pe perfecționarea unei arhitecturi software sigure, robuste și scalabile din prima zi.”
Fondatorii caută investitori strategici care cunosc piața de health-tech și spun că produsul a trecut deja de etapa validării tehnice. Din suma vizată, 70% ar urma să fie direcționată către extinderea echipei de vânzări B2B și campanii de atragere a clinicilor, iar restul de 30% către extinderea echipei de suport tehnic și dezvoltarea unor funcționalități noi.
„Vizăm o rundă de finanțare de 200.000 de euro de tip „smart money”, alături de parteneri strategici care înțeleg dinamica sectorului health-tech. Avantajul nostru principal în fața investitorilor este maturitatea produsului. Am depășit deja faza de validare tehnică; platforma este capabilă să susțină fluxuri operaționale complexe, gestionând nativ optimizarea algoritmilor pentru reducerea timpilor morți, managementul resurselor partajate și un audit log complet pe fiecare programare. Nicio parte din capital nu va fi „arsă” pe dezvoltarea arhitecturii de bază”, a explicat Iustin.
Echipa centrală este formată în prezent din cei doi cofondatori. Primele roluri pe care aceștia vor să le adauge sunt în zona de Customer Success și vânzări.
Pentru următoarele 12 luni, obiectivul Proo.ro este să integreze peste 100 de clinici și cabinete medicale. Prioritatea rămâne piața românească, înainte ca produsul să fie extins în alte țări.
„Vrem să demonstrăm că digitalizarea corectă elimină timpii morți, stopează pierderile din programări ratate și schimbă fundamental modul în care funcționează sectorul medical privat.”
De la programări prin chat la un asistent AI pentru recepție
Inteligența artificială ar putea fi folosită în viitor pentru programări realizate prin chat sau telefon, analiza ratei de neprezentare, căutarea în documentația produsului și extragerea informațiilor din documentele încărcate de pacienți.
„Inteligența artificială face din ce în ce mai mult parte din viața noastră și Proo folosește la maximum avantajele AI-ului, pentru a oferi o platformă stabilă, adaptabilă pentru clinici într-un timp foarte scurt. Având în vedere că este un domeniu medical, folosirea inteligenței artificiale trebuie gândită cu foarte mare grijă, de preferat un AI instalat pe serverele private ale clinicii și fără să ia decizii medicale, ci să aibă doar rol de asistent.”
Pe termen mai lung, echipa are în vedere și dezvoltarea unui server MCP prin care clinicile partenere să poată face recomandări sau programări directe.
Miza rămâne aceeași de la care a pornit produsul: mai puțină muncă manuală pentru clinică și un traseu mai simplu pentru pacient, de la alegerea serviciului până la consultație.
