Vlad Andriescu
Ștefan Ecxarcu este directorul general Global Archive Management (GAM), companie specializată în domeniul arhivării de documente.
GAM a încheiat anul trecut cu o cifră de afaceri de 18 milioane de lei, în creștere cu 18% față de 2023. Compania a investit peste 8 milioane de euro în infrastructură, deține mai multe depozite proprii de arhivare la nivel național și are peste 350 de clienți.
În jurul nostru se vorbește despre digitalizare accelerată, dar cât de mare este nevoia de arhivare fizică?
"Nu cred că mai există firme care să nu fi digitalizat nimic, dar nici nu cred că avem, în România, companii 100% digitalizate", consideră Ștefan Ecxarcu.
În România, conform legii, fiecare companie are o arhivă istorică, adică documente care trebuie păstrate legal ani la rând și care trebuie să existe de multe ori în format fizic, chiar dacă există o versiune scanată. Aici intervine arhivarea fizică, pentru că dacă vorbim de firme de mari dimensiuni, arhiva fizică este uriașă.
"O regulă simplă e asta: dacă un document a fost semnat olograf/de mână, pe hârtie, atunci trebuie păstrat fizic. Dacă a fost semnat doar electronic, e suficient în format digital. Sigur, îl poți printa, dar printul e doar o copie, nu documentul original”, explică Ștefan Ecxarcu.
GAM se ocupă atât de arhivare fizică, cât și de digitalizare. Aceasta din urmă nu este scumpă, dar un amănunt interesant e că ce costă mai mult la digitalizare e pregătirea documentelor - să scoți capse, folii, să îndrepți. De multe ori, această parte a digitalizării durează de 3-5 ori mai mult decât scanarea în sine.
GAM are 75% din clienți din mediul privat, iar cele mai mari volume vin din banking, asigurări, retail, oil&gas, telecom, dar din ce în ce mai mulți clienți vin și din zona de producție. Dar poți afla mai multe despre această zonă în interviul pe larg.
Pentru a ajunge la capitolul dorit din interviu, poți da click pe titluri.
Digitalizarea nu are o soluție magică pentru firme
Vorbim de digitalizare de azi, de ieri, ci de mai mulți ani deja în antreprenoriat - de ce este nevoie de arhivare fizică și ce nevoi acoperă aceasta?
Digitalizarea este clar o etapă importantă în dezvoltarea oricărui business, dar nu e o soluție magică – e un proces care se face treptat, pas cu pas, nu dintr-o dată. Toate companiile au început, într-o formă sau alta, să digitalizeze. Nu cred că mai există firme care să nu fi digitalizat nimic, dar nici nu cred că avem, în România, companii 100% digitalizate.
Când vorbim de documente, lucrurile sunt și mai nuanțate. În afară de procesele care încă nu pot fi complet digitalizate și continuă să genereze hârtie, fiecare companie are o arhivă istorică. Nu sunt documente „cu valoare istorică” în sensul clasic, dar sunt documente vechi care trebuie păstrate legal ani la rând și care, de multe ori, trebuie să rămână și în format fizic, chiar dacă există o versiune scanată.
Aici intervine arhivarea fizică: aduce ordine în documentele acelea vechi, le face ușor de accesat și, foarte important, se ocupă de distrugerea lor în siguranță atunci când nu mai sunt necesare.
Până la urmă, fie că e vorba de arhivare fizică sau digitală, vorbim despre aceleași principii: organizare, clasificare, indexare. Dacă ai pus la punct partea fizică, digitalizarea vine natural. Dacă nu… e foarte ușor să investești zeci sau sute de mii de euro într-o arhivă digitală inutilă – pentru că nu poți regăsi nimic atunci când ai nevoie.
Ce tip de documente trebuie arhivate fizic de către o companie? Și când estimați că nu va mai fi nevoie de arhivarea fizică?
O regulă simplă e asta: dacă un document a fost semnat olograf/de mână, pe hârtie, atunci trebuie păstrat fizic. Dacă a fost semnat doar electronic, e suficient în format digital. Sigur, îl poți printa, dar printul e doar o copie, nu documentul original.
Fiecare companie e într-un punct diferit: unele au semnături electronice pentru toți angajații, altele trimit și primesc documente digitale doar prin e-factura.
Când vom renunța complet la documentele fizice? E greu de spus exact, dar cred că mai avem cel puțin 20 de ani până acolo. Sunt multe schimbări legislative și de infrastructură de făcut, iar ele nu se pot întâmpla peste noapte.
AI pentru documente arhivate
Dincolo de serviciile de arhivare și nevoia de a investi în servicii de stocare și depozitare, care sunt investițiile majore pe care trebuie să le faceți pentru a vă menține competitivi la GAM?
Noi, la GAM, ne concentrăm în primul rând pe oameni și pe relațiile cu clienții. Investim în infrastructura de depozitare, dar cele mai importante investiții sunt în echipă, în eficientizarea proceselor prin tehnologie și, mai nou, în AI – pe care îl folosim pentru accesarea automată a datelor din documente sau pentru automatizarea fluxurilor de lucru.
Cum vă pregătiți în acest context, oferind și servicii de arhivare digitală - pentru un viitor în care vor fi mai puține documente fizice? Putem vedea un astfel de viitor?
Viitorul e clar digital – poate chiar fără documente, în forma în care le știm azi. Dacă ajungem să semnăm contracte prin blockchain, chiar și softurile actuale de document management vor deveni depășite.
Noi deja oferim servicii de digitalizare și folosim AI pentru a accesa mai ușor documentele arhivate. Partea de stocare digitală nu mai e o problemă: oricine poate avea un server, iar cu un AI bine pus la punct, nici nu mai ai nevoie de un soft complex ca să găsești rapid ce îți trebuie.
Cum reduci costurile digitalizării cu 80%
Citeam anterior că procesul de arhivare digitale a mai costisitor - ați reușit să eficientizați acest proces? De ce ar vrea o companie să digitalizeze, de ce nu ar avea nevoie?
Digitalizarea în sine nu e scumpă. Ce costă, de fapt, e pregătirea documentelor – să scoți capse, să elimini folii, să le îndrepți. De multe ori, partea asta durează de 3-5 ori mai mult decât scanarea în sine.
Ce am făcut noi? Le-am arătat clienților cum să pregătească din start documentele în așa fel încât să poată fi digitalizate mai ușor. Respectând câteva reguli simple, am reușit să reducem costurile cu până la 80%.
Dar digitalizarea nu e mereu necesară. Recomandăm fiecărui client să analizeze două lucruri: cât de probabil e să aibă nevoie de acel document și ce pierdere ar însemna să nu-l găsească la timp. Cu aceste două criterii și cu o analiză de cost, se poate decide ce merită cu adevărat digitalizat.
Cum acoperiți nevoia de securitate asupra datelor, dar și asupra activelor fizice - documentele - pentru ca acestea să fie menținute în siguranță?
Securitatea – atât a documentelor fizice, cât și a celor digitale – este una dintre prioritățile noastre esențiale. Totul pornește de la o analiză riguroasă a riscurilor. Pentru partea fizică, depozitele noastre sunt amplasate strategic, departe de zone cu risc, și au acces controlat strict – intră doar persoane autorizate, atunci când este cu adevărat necesar.
Folosim un sistem performant de stingere a incendiilor cu INERGEN – un gaz special care, spre deosebire de apa, nu afectează deloc hârtia. Este important de menționat că, deși și apa stinge focul, un document ud – chiar și doar umed – dezvoltă mucegai în timp și devine inutilizabil. Asta înseamnă că un document poate fi „salvat” de la incendiu, dar tot pierdut din punct de vedere funcțional. Iar sistemele clasice cu sprinklere, care efectiv inundă documentele, pot compromite întreaga arhivă într-o singură intervenție.
Pe partea de securitate cibernetică, suntem într-un proces continuu de actualizare. Suntem auditați anual de bănci – audituri serioase, cu standarde înalte – și, pe măsură ce cerințele lor cresc, ne adaptăm și noi sistemele. În fiecare an ne îmbunătățim politicile de protecție și infrastructura IT, astfel încât datele și documentele digitale să fie în siguranță deplină.
Ce înseamnă asigurările pentru bunurile arhivate
Există o piață conexă de asigurări pentru bunurile din domeniul arhivării și cât de importantă e partea aceasta?
Da, există, dar mulți nu le înțeleg în profunzime. În general, vorbim despre două tipuri de asigurări:
- Asigurarea pentru valoarea fizică a conținutului – adică pentru hârtie, dosare, bibliorafturi.
- Asigurarea pentru reconstituirea conținutului documentelor – adică pentru informația propriu-zisă.
Noi am optat pentru a doua variantă, pentru că e, de fapt, singura care contează cu adevărat. Dacă se întâmplă ceva cu o arhivă și pierzi documentele, despăgubirea pentru hârtie îți ajunge, în cel mai bun caz, să cumperi două topuri sau trei de coli albe. Dar costul real este cel al reconstituirii documentelor – adică timpul, oamenii, efortul și resursele necesare pentru a recupera informațiile pierdute. Asta e pierderea reală. Și doar o asigurare pentru conținut te ajută cu adevărat în astfel de situații.
Care este dimensiunea unei companii care apelează la GAM? Când începe o companie să aibă nevoie de asemenea servicii de arhivare?
Lucrăm cu companii de toate dimensiunile – de la firme mici care au doar câteva dosare, până la organizații mari, cu peste 700.000 de unități arhivate. Nu există un prag fix de la care o companie „trebuie” să apeleze la astfel de servicii, dar există câteva semnale clare care indică momentul potrivit.
De cele mai multe ori, declicul apare atunci când o companie își dă seama că nu mai poate regăsi documentele la fel de ușor cum credea. Sau când începe să conștientizeze cât spațiu valoros este ocupat inutil de dosare vechi care stau acolo, dar nu sunt organizate eficient. Alteori, nevoia devine evidentă atunci când accesul la informație depinde de o singură persoană – „doamna care știe unde e totul” – și apare riscul ca întreaga arhivă să devină inaccesibilă în lipsa ei.
În acel moment, serviciile noastre nu sunt doar utile, ci devin esențiale: de la depozitare sigură, la digitalizare, organizare, regăsire rapidă și eliberarea adeverințelor pentru foști angajați. Arhivarea devine o soluție concretă, nu doar o obligație.
75% din clienți din mediul privat
Cum arată raportul companii de stat / companii private care apelează la serviciile GAM?
Peste 75% dintre clienții noștri sunt din mediul privat. Companiile de stat apelează mai des pentru prelucrare arhivistică, distrugerea documentelor expirate și actualizarea nomenclatoarelor.
Cum a evoluat cererea - este un proces de vânzare activ din partea GAM sau unul în care companiile vin către voi?
Facem și una, și alta. Suntem în top 3 companii de arhivare din țară și primim multe cereri, dar avem și o echipă de vânzări proactivă. Ne extindem constant – suntem deja prezenți în județe precum Timiș, Sibiu, Brașov, Olt, Prahova, Giurgiu, Galați și Tulcea.
Piața de arhivare în România
Cum arată în momentul de față concurența pe piață - cât de aglomerată e și care sunt diferențiatorii necesari?
Au apărut tot mai multe firme în domeniu – ceea ce e bine. Concurența te ține alert. Noi vedem lucrurile mai deschis: vrem să colaborăm, acolo unde se poate, chiar și cu competiția. Credem în conceptul de „coopetiție” – colaborare + competiție.
Care a fost cel mai provocator moment de când ai preluat GAM, venind din IT? Care sunt lucrurile care te-au surprins pe această piață?
Cel mai dificil a fost să înțeleg „tradițiile” domeniului. Există legi, da, dar și practici nespuse care pot duce la greșeli sau ineficiență. După vreo doi ani, am schimbat total modul în care estimăm și implementăm proiectele. Aveam nevoie de claritate, și am cerut același lucru de la echipă. Azi oferim asta și clienților – am ieșit din zona „așa se face” și am intrat în zona „așa e mai bine”.
Care sunt domeniile de unde vin cei mai mulți clienți? Știu că bankingul era un client cu precădere, cum arată astăzi împărțirea aceasta?
Cele mai mari volume vin din banking, asigurări, retail, oil&gas, telecom, dar cei mai mulți clienți vin din producție. Fiecare companie are nevoi diferite, în funcție de etapa în care se află. De aceea suntem flexibili și ne adaptăm constant.
Obiectivele Global Archive Management în 2025
Care sunt direcțiile pentru GAM în 2025 și care sunt rezultatele la care vă așteptați?
Ne concentrăm pe trei direcții:
- Extinderea prezenței GAM la nivel național – vrem să ajungem în alte 5 județe și să deschidem un nou depozit la Timișoara (primul în afara zonei Bucureștiului).
- Diversificarea serviciilor – folosind AI în digitalizare și în gestionarea documentelor.
- Crearea unui program de parteneriat cu firme mai mici de arhivare – vrem să construim împreună cea mai mare rețea de acoperire națională.
Ne așteptăm la o creștere de minimum 15% a cifrei de afaceri.
Ce investiți v-ați bugetat pentru 2025?
- Dotarea și operaționalizarea noului depozit din Timișoara
- Începerea proiectului de extindere pentru depozitul din București
- Formarea echipei în direcția implementării de soluții AI
- Modernizarea aplicației noastre de gestiune – vrem să oferim cea mai modernă, sigură și flexibilă soluție din piață.
După 10 ani în zona arhivării - ce îți place în domeniu? Ce îți plăcea mai mult în IT?
Au trecut 10 ani fără să-mi dau seama. E un domeniu plin de provocări și de oameni pasionați. Îmi place seriozitatea domeniului, dar și satisfacția lucrului bine făcut.
În același timp, am avut noroc: tehnologia, care era „a mea” în IT, a început să fie tot mai prezentă și în arhivare. Așa că acum, la GAM, mă bucur de mixul perfect – provocări, tehnologie și oameni extraordinari.
Secțiunea „Antreprenori” de pe start-up.ro este susținută de ING Bank, partener de dezvoltare pentru afacerile din România.
Într-un context dinamic și încă incert, ING sprijină business-urile locale prin banking online și simplu. Banca le oferă antreprenorilor curajoși soluții de finanțare personalizate pentru a-și transforma viziunea în realitate.
