Cum faci decontarea corectă a cheltuielilor în IMM-uri

”Obiceiul de a deconta pe cardul de firmă cheltuieli nepotrivite, care ajung apoi să fie reîncadrate, este încă prezent în multe IMM-uri. Din acest motiv, autoritățile fiscale derulează controale la început de an cu preponderență în zona cheltuielilor cu un grad mare de suspiciune: mese restaurant, cazări/vacanțe, medicamente și diverse controale medicale, servicii de înfrumusețare, parfumuri, haine. O atenție deosebită o primesc și facturile sau bonurile de la super market, care conțin o gamă variată de cheltuieli. Din acest motiv, este necesar să acordăm o atenție mai mare cheltuielilor decontate, precum și justificării acestora, întrucât lipsa claritatății în documente poate da naștere interpretărilor”, spune Otilia Raianu, Managing Partner Contabilul Tău.

Alegând să documenteze insuficient aceste tipuri de cheltuieli, neexplicând cum sunt ele efectuate în scopul desfășurării activității, firmele se pot confrunta cu riscul de a suporta penalizări ulterioare pentru că nu s-au conformat legii, precum și cu riscul de a-și compromite oportunitățile de creștere și de dezvoltare.

Conform precizărilor din Codul Fiscal, art. 11, la stabilirea sumei unui impozit, a unei taxe sau a unei contribuții sociale obligatorii, autorităților fiscale li se permite să analizeze dacă o tranzacție are scop economic și este strâns legată de activitatea pentru care a fost autorizată firma sau, mai degrabă, este o tranzacție efectuată în favoarea asociaților/administratorilor.

În funcție de evaluarea situației în logica prezentată, autoritățile fiscale pot reîncadra forma unei tranzacții/activități pentru a reflecta conținutul economic al tranzacției/activității, ajustându-i efectele fiscale.

Retratate, în cele mai multe din cazuri, aceste cheltuieli pot fi încadrate ca avantaj de natură salarială pentru IMM-urile al căror asociat are și calitatea de administrator - implicând contribuții sociale obligatorii; sau ca plăți în favoarea administratorului, fiind taxate cu impozit pe venituri din alte surse - 10%.

Practic, nivelul taxelor poate fi mult mai mare prin reîncadrare, în condițiile în care prin simpla analiza a priori, Asociatul/Administrator poate separa cheltuielile personale de cele ale activității firmei. Beneficiul este evident: impozitul pe dividende care se plătește în condițiile înregistrării de profit este la unul dintre cele mai scăzute niveluri post revolutie, de 5% pentru asociati persoane fizice.

IMM-urile care realizează venituri până la 1.000.000 euro beneficiază de anul trecut de impozit pe cifra de afaceri intre 1% și 3%. Mai mult, riscurile care vin la pachet cu aceste erori sunt mai mari decât potențialele avantaje survenite din „economisirea” celor 5% care pe termen scurt ar putea parea atractiv, în sensul în care „bagăm cheltuieli pe firmă” și plătim mai puține taxe la „statul roman”, care „oricum nu face nimic pentru IMM-uri sau societate” și/ sau este „cel mai prost manager al baniilor noștri”. Însă, în virtutea acestor obiceiuri vechi, create în contextul în care ani la rând am asistat la un fenomen de suprataxare, firmele mici pot pierde avantaje importante, mai ales pe termen mediu și lung.

O firmă nu functionează exclusiv în relație cu acționarii ei, ci în relație cu stakeholderii, pentru care performanța financiară este importantă:

- Clienții - Înainte să intre într-o relație comercială cu firma, clienții se uită la istoria și la performanța firmei, de aceea este important ca aceasta să aibă indicatori de creștere sănătoasă, atât a cifrei de afaceri, cât și a marjei de profit.

- Asociații/acționarii - Dacă firma are profit și cifra de afaceri crește, înseamnă că managementul își face treaba bine, iar proprietarii firmei vor fi fericiți că vor încasa dividende.

- Angajații - Într-o lume în care e mai greu să găsești angajati care sa creadă în viziunea ta și care să te însoțească, decât să găsești clienți pentru produsele tale, este necesar ca valoarea angajaților să fie recunoscută, iar acest lucru se poate face atunci când indicatorii financiari sunt buni.

- Guvernul prin instituții - O colaborare bună cu statul poate scuti firmele de multe inconveniente. În plus, interesul statului este dezvoltarea companiei, pentru că în acest fel contribuția la bugetul de stat este mai mare. Cu cât firma e mai mare, cu atât baza impozabilă este mai mare ( între 1%-3% impozit din cifra de afaceri).

- Băncile și fondurile de investiții - Orice firmă, la un moment dat, de-a lungul dezvoltării ei, va avea nevoie de finanțare/cash-flow pentru a putea crește. Instituțiile financiare evaluează companiile în termeni de capital și bunuri și, cu cât acestea sunt mai performante, șansele de a obtine credite sau fonduri rambursabile cresc.

De asemenea, în cazul vânzării, chiar dacă investitorii cred în povestea și în potențialul firmei, valoarea acțiunii la vânzare se masoară tot luând în considerare indicatorii financiar-contabili.

”O firmă fără un profit just sau decapitalizată, cu grad de îndatorare mare, se autolimitează, își pierde perspectivele de creștere, fiind văzută ca neperformantă de către instituțiile financiare sau neatractivă de către potențialii investitori. Atât performanța, cât și neperformanța au consecințe pe termen lung”, spune Otilia Raianu, Managing Partner Contabilul Tău.

Cel mai important lucru care stă la baza dezvoltării este schimbarea modului de gândire tributar trecutului cu unul bazat pe contextul actual, care să respecte cadrul legislativ și fiscal în vigoare și în care să se creeze obiceiuri săntoase pentru antreprenori și o gândire orientată pe dezvoltarea și creșterea firmei.

”În calitate de partener contabil, susținem noi practici și moduri de abordare. Gândirea pe termen scurt este neproductivă, iar obiceiurile fiscale nocive de asemenea”, adaugă Otilia Raianu.