Pandemia a eliminat ”plimbarea foilor”. DocProcess: a crescut cu o treime numărul documentelor digitalizate în 2020

Creșterea a fost susținută de accelerarea procesului de transformare digitală a companiilor cauzat de pandemia de COVID-19.

”Criza sanitară trimite tranzacțiile pe hârtie în istorie dar și majoritatea proceselor tradiționale de business, care încep să își arate limitele. În 2020, un număr semnificativ de companii au înțeles că aveau nevoie de o schimbare și că fără transformare digitală nu mai pot ține pasul cu noile metode de desfășurare a activităților. Avantajele trecerii în etapa digitală, de la viziunea de ansamblu asupra companiei în timp real, la costuri de operare mai mici și eliminarea erorilor, sunt confirmate de creșterea cererii pentru serviciile noastre, inclusiv în rândul jucătorilor din industrii noi. În plus, prin digitalizarea ecosistemelor lor, companiile evită riscul de fraudă și își pot extinde afacerea mai sigur, mai rapid și mai durabil”, a declarat Liviu Apolozan, fondatorul DocProcess.

Cererea pentru serviciile de Business Ecosystem Automation (BEA) furnizate de DocProcess a crescut cu 18% în 2020. Companii din sectoare precum servicii medicale, construcții civile, publicitate, leasing și logistică s-au alăturat portofoliului de clienți existenți.

Până la declanșarea pandemiei, majoritatea clienților DocProcess erau companii din retail, bunuri de larg consum, agricultură și industria producătoare. Contextul crizei sanitare a determinat companiile să renunțe la procesele analogice și să-și automatizeze nu doar procesele interne, ci și cele legate de relația cu ecosistemul lor de parteneri precum clienți, furnizori, bănci.

Companiile au observat, de exemplu, că lipsa unui sistem digital care să parcurgă etapele unui proces logic și coerent de gestionare a contractelor, precum inițiere, semnare, gestiune și arhivare, le îngreunează activitățile de zi cu zi.

În consecință, cererea pentru soluțiile digitale de gestionare a contractelor a crescut semnificativ. Pe lângă procesul de semnare electronică directorii diverselor organizații și-au dorit să dețină o vizibilitate asupra tuturor contractelor, să aibă acces la funcționalități de partajare, să primească alerte cu privire la termenele limită, iar dificultățile pentru fiecare contract și soluțiile de gestionare ale acestora să fie evidențiate.

În plus, aceștia au realizat că trebuie să fie conștienți de decalajele dintre drepturi și obligații pentru stabilirea și urmărirea KPI-urilor privind fiecare contract.

Conform studiului „Digital Economic and Society Index” (DESI) publicat de Comisia Europeană în luna iunie 2020, la integrarea tehnologiei digitale, care include adoptarea de către IMM-urile locale a soluțiilor digitale, România ocupă penultimul loc.

Studiul arată că doar 23% dintre companiile românești transmit informații prin canale electronice, comparativ cu 34% media din UE. Studiul DESI evaluează performanța digitală la nivel european și urmărește evoluția statelor membre ale UE cu privire la competitivitatea digitală.

Prin implementarea automatizării proceselor de afaceri, companiile își pot îmbunătăți activitatea, în special cu privire la reducerea timpului de procesare a documentelor. Prin eliminarea din utilizare a documentelor tipărite, scad riscurile de eroare și fraudă, flexibilitatea în organizarea muncii este optimizată, iar companiile devin mai sustenabile.

Conform estimărilor DocProcess, în contextul pandemiei, mai multe companii au inițiat în 2020 față de anul trecut, proiecte de automatizare internă precum implementarea de Enterprise Resource Planning System (ERP), Customer Relationship Management system (CRM), Robotic Process Automation (RPA).

Aceste soluții au permis companiilor să-și îmbunătățească semnificativ eficiența proceselor interne și a sarcinilor manuale repetitive. Însă, în timp ce procesele interne ale acestora s-au îmbunătățit, cele în relația cu partenerii lor rămân deficitare. Astfel, erorile sunt în continuare prezente, vizibilitatea este complet redusă, apar conflicte precum și întârzieri la nivel de procesare.

Cu suita DocProcess de Business Ecosystem Automation, companiile de orice dimensiune și din orice industrie pot trece printr-un proces de transformare digitală, permițându-le angajaților să lucreze de oriunde din lume, fără a fi nevoie să vină la birou.

Acest aspect a avut o importanță fundamentală în contextul curent. Pe lângă transformarea digitală a proceselor interne, soluțiile de BEA furnizate de DocProcess permit companiilor să-și automatizeze relațiile cu clienții, furnizorii și partenerii acestora.

În anul 2020, pe lângă creșterea cu 18% a portofoliului de clienți, cel mai solicitat produs din gama de soluții digitale DocProcess a fost DxInvoice (facturare electronică).

DocProcess permite companiilor să-și îmbunătățească propriile procese și să implice întreaga lor rețea de parteneri – clienți, furnizori, bănci – pentru a le conecta într-un flux digital continuu. Indiferent de dimensiunea sau capacitățile tehnice ale organizațiilor, ecosistemul beneficiază de automatizare fără limite și vizibilitate de ansamblu asupra întregului lanț juridic: gestionarea contractelor, achiziții, prin e-order, logistică, prin e-advice și financiar, prin e-invoicing.

Soluțiile de automatizare DocProcess sunt utilizate de peste 3.500 de companii, de la multinaționale precum Carrefour, Cora, Lactalis, Mondelez, Strauss, până la companii antreprenoriale românești, precum E-Boda, Altex și Flanco.

În 2020, DocProcess a accelerat procesul de expansiune internațională, un exemplu în acest sens fiind investiția de 1,5 milioane de euro în activitățile sale de cercetare și dezvoltare în Grenoble și în deschiderea unui birou comercial la Paris, inaugurat în luna aprilie a aceluiași an.