Konica Minolta lansează o soluție de management electronic al contractelor

Soluția de management electronic al contractelor facilitează gestionarea tuturor documentelor contractuale (contracte, anexe sau acte adiționale) din orice organizație sau instituție, indiferent de volumul lor, de modul în care se derulează aprobarea și semnarea sau de numărul  persoanelor implicate în lucrul cu acestea.

Prin intermediul aplicației, companiile și instituțiile locale își pot eficientiza fluxurile de lucru cu documentele contractuale, de la contracte de muncă până la contracte cu furnizori și clienți și pot realoca resursele umane pentru sarcini mai importante.

”Konica Minolta România deține în prezent un portofoliu extins de soluții de tip Enterprise Content Managent, prin intermediul cărora companiile și instituțiile locale își pot optimiza atât procesele de lucru cu documentele și informațiile, cât și productivitatea și costurile aferente lucrului cu acestea. Prin parteneriatul cu  M-Files, compania noastră furnizează soluţii de management electronic al contractelor, cu procese de editare, revizuire, aprobare şi semnare electronică, soluţii variate de organizare, stocare și regăsire a documentelor, precum şi automatizare a fluxurilor de lucru, aplicabile ȋn orice domeniu de activitate”, afirmă Andreea Mocanu, Digital Business Services Konica Minolta România. 

În etapa de inițiere, noile contracte pot fi adăugate în aplicație de management electronic al contractelor prin drag&drop sau folosind funcționalitatea de import. Utilizatorii pot lucra în echipă pe contracte, folosind diverse metode de distribuire: simpla partajare a documentului sau prin fluxuri de lucru automate, cu evidențierea statusului revizuirii contractelor. Esențială este capabilitatea soluției de a păstra istoricul versiunilor unui contract, modificările realizate, precum și definirea de drepturi de acces diferite pentru utilizatori.

Soluția permite accesul facil la documentele contractuale și notificarea automată pe email, ori de câte ori un contract este revizuit, aprobat, expiră sau este depășit termenul de plată. În plus, aplicația de management electronic al contractelor dispune de o interfață unică de căutare a documentelor stocate pentru regăsirea cu ușurință a acestora pornind de la orice informație și facilitează generarea de rapoarte specifice pentru optimizarea condițiilor contractuale.

Pentru companiile care emit un număr mare de contracte într-un format predefinit, soluția poate prelucra automat documentul scanat după semnare, prin citirea codurilor de bare sau prin extragerea de informații, utilizând funcționalitatea de OCR.