Mergem mai departe | DocProcess: cei care lucrează digital sunt câștigători în aceste momente

DocProcess dezvoltă soluții de digitalizare în cloud pentru eficientizarea proceselor de achiziții, logistică și financiar-contabile.

Soluțiile sunt folosite de companii din retail, DYI, producție, logistică, servicii precum BPO (Business Process Outsourcing) și SSC (Shared Services Centers) dar și de companii de utilități, IT, farma, asigurări și bănci.

DocProcess, compania românească specializată în automatizarea și interoperabilitatea proceselor de business în cadrul și dintre companii, a primit în septembrie 2019 o investiție partea fondului de private equity Morphosis Capital și plănuiau să folosească fondurile pentru a dezvolta expansiunea locală și europeană.

”Împreună cu aceștia, am convenit să menținem planul de investiții și să continuăm cu execuția acestuia așa cum a fost stabilit înainte de criză”, ne-a spus Daniela Apolozan, CEO-ul DocProcess.

Aceasta precizează faptul că, din ultimele discuții cu partenerii de la Morphosis au observat faptul că, acum mai mult ca oricând, sunt dedicați să sprijine IMM-urile românești. ”Ritmul lor de analiză pentru potențiale investiții s-a intensificat de când criza a lovit România, în principal din cauza cererii în creștere, alimentată de un sentiment de urgență de a recapitaliza companiile locale pentru a le ajuta să navigheze prin această perioadă. Desigur, această abordare poate nu este valabilă pentru toate fondurile, dar cel mai mare avantaj pe care îl au astăzi antreprenorii români față de acum 12 ani, când a lovit ultima criză financiară, este faptul că au acces mult mai diversificat la diferite metode de finanțare. Atât fondurile de investiții locale cât și ecosistemul de business angels au reconfirmat recent interesul pentru executarea tranzacțiilor în continuare”, completează Daniela.

De aceea, sfatul CEO-ului DocProcess pentru alte companii locale este de a nu se teme de acest pas și să ia în considerare asocierea cu un partener care, în afară de capital, aduce în companie și valoare adăugată prin expertiză și business know-how.

Pe lângă ajutorul pe care îl au din partea fondului de investiții, importantă pentru echipa DocProcess este experiența pe care au câștigat-o în urma celeilate crize financiare prin care au trecut, cea din 2008-2009, un moment pe care îl consideră ca fiind definitoriu pentru reinventarea modelului de business.

”Credem că experiențele noastre anterioare ne-au făcut mai rezistenți și, prin urmare, suntem optimiști în ceea ce privește viitorul. Desigur, șomajul ridicat și potențialele reduceri în bugetele pentru dezvoltare și investiții ale companiilor locale și internaționale vor avea un impact asupra economiei și, în consecință, și asupra afacerii noastre. Dar, analizând oferta specifică de produse DocProcess, considerăm că vor exista oportunități mari în sfera transformării digitale în România și în Franța”, afirmă Daniela Apolozan.

Din punctul de vedere al CEO-ului DocProcess, în contextul pandemiei, multe companii au realizat valoarea adăugată pe care o aduce digitalizarea afacerilor lor și cât de crucial este acest proces în asigurarea continuității afacerii.

”Am observat în ultimele săptămâni o creștere a cererii și a interesului pentru soluțiile noastre și suntem dedicați și pregătiți să ajutăm cât mai multe companii locale și internaționale să traverseze această criză cât mai ușor posibil. Este momentul să ne unim forțele și să creăm parteneriate cu companii de servicii cu specializări compatibile cu ale noastre”, spune Daniela.

Astfel, la nivel de produs, DocProcess va ieși pe piață cu o versiune standardizată a produsului, care automatizează și simplifică procesele de business dintre companii și partenerii lor de afaceri. ”Versiunea aceasta necesită un timp de punere în aplicare semnificativ mai scurt și, prin urmare, poate fi implementată rapid de noii clienți. Aveam acest produs în plan de ceva timp deja, dar la începutul lunii martie am decis să grăbim dezvoltarea. Avantajul platformei “off-the-shelf” este că poate fi implementată rapid în contextul actual, și ulterior dezvoltată și adaptată prin adăugarea de funcții specifice pentru clienți, după ce lucrurile se mai liniștesc”, completează ea.

Soluția DocProcess permite optimizarea proceselor. Spre exemplu, o factură pe hârtie se procesează în medie în 15 zile, iar cu soluția DocXchange, timpul de prelucrare scade la câteva secunde. ”Considerăm că în prezent există o mare cerere pentru această soluție, întrucât companiile au o nevoie urgentă de astfel de produse pentru a asigura perenitatea afacerii”, afirmă Daniela Apolozan.

De altfel, CEO-ul DocProcess spune că și-au încurajat clienții să renunțe la trimiterea documentelor în format hârtie și să folosească instrumentele puse la dispoziție, cum ar fi arhiva electronică, trimiterea documentelor în format PDF sau alte formate structurate, trimise direct din ERP.

”Avem și un portal pe care îl au la dispoziție pentru a „posta” documentele. Majoritatea clienților noștri lucrează în proporție de 90% electronic cu partenerii lor. Am observat o creștere a cererilor pentru onboarding la platforma noastră, motiv pentru care echipa noastră lucrează la capacitate maximă, chiar dacă mediul de lucru este la distanță. Astfel, soluția noastră este în prezent foarte căutată de companii, deoarece îi ajută să-și asigure continuitatea activității”, explică ea, țiând să sublinieze faptul că, în contextul pandemiei, hârtia nu poate fi prelucrată de angajații ce lucrează de acasă.

”Acest lucru are un impact direct asupra timpilor de plată, care s-au mărit semnificativ zilele acestea. Studiile indică faptul că, în condiții normale, o factură pe hârtie este prelucrată în medie între 5 și 29 zile iar în contextul actual, trecerea rapidă la lucrul digital reprezintă, mai mult ca oricând, o urgență pentru a asigura continuitatea afacerilor. Prin urmare, eforturile noastre sunt îndreptate către companiile mici și mijlocii pentru a le ajuta să facă față provocărilor și să se adapteze cât mai rapid posibil lucrului la distanță”, afirmă Daniela Apolozan.

CEO-ul DocProcess este de părere că toate companiile și clienții lor care au anticipat automatizarea și lucrează astăzi complet digital cu furnizorii sau clienții lor pe tot lanțul de procese cum ar fi contractare, comandă, expediție, recepție, facturare și arhivare electronică, sunt câștigători în aceste momente.

”Închipuiți-vă că unul dintre clienții noștri schimbă cu rețeaua sa de parteneri în jur de 20.000 de comenzi și aproape 30.000 de facturi zilnic, prin platforma noastră în timp real. Facturile sunt procesate, controlate automat cu peste 140 reguli de control, ca apoi sa fie importate tot automat in SAP. Peste 3500 de clienți sunt beneficiarii soluțiilor noastre în aceste momente dificile”, adaugă Daniela.

Totuși, managerul DocProcess este conștient că, pe termen scurt, vor fi afectați chiar și jucătorii activi pe segmentul automatizării. În cazul companiei pe care o conduce, în portofoliu sunt și clienți care nu sunt în retailul alimentar și care sunt expuși semnificativ în aceste momente deoarece activitatea lor a scăzut dramatic.

”Suntem agili și ne uităm către societățile care au activitate mare în acest moment și contextul actual le cere să treacă urgent la automatizarea proceselor în relația cu partenerii lor. Avem astfel de cereri și putem să răspundem eficient, tehnologia ne ajuta foarte mult prin întâlniri online, partajare fișiere, documentație  partajată, arhiva electronică”, menționează Daniela Apolozan.

Ceea ce ar aduce un avantaj ar fi transpunerea directivei europene 2014/55 / UE privind facturarea electronică în achizițiile publice în legislația românească. ”Majoritatea țărilor europene au implementat-o deja, ca parte a procesului de modernizare și digitalizare a administrației publice. Cu toate acestea, România nu a implementat în aprilie 2019 acest proces, și deși a primit o prelungire de un an pentru conformare, se pare că nu va putea respecta nici noul termen, riscând astfel potențiale consecințe”, spune Daniela.

Directiva impune ca autoritățile publice, precum și toate companiile care desfășoară activități cu acestea să emită și să primească documente în format electronic. ”Considerăm că, în contextul actual, un astfel de sistem ar avea o importanță fundamentală în România. În special datorită faptului că aceste măsuri reprezintă o modalitate de reducere a fraudei TVA, un capitol la care România este deficientă, ocupând primul loc în Europa la necolectarea TVA, sumă ajunsă la șase miliarde de euro, potrivit raportului Comisiei Europene care folosește date din 2016. Prin urmare, în afară de digitalizarea sectorului public, această soluție ar putea oferi și o infuzie de numerar sectorului public.

Pentru a înțelege impactul pe care îl poate avea un sistem de facturare electronică, precum și un sistem de ”clearing house” trebuie să ne uităm la America Latină unde mai multe țări, printre care  și Brazilia, au redus frauda la nivel național cu 90%, într-un singur an”, concluzionează managerul DocProcess.