Mindspace: Biroul de oriunde, soluția post-pandemie pentru companii

Acest aspect a fost important mai ales pentru companiile de dimensiuni mai mici sau mai mari, care au înțeles că angajații au nevoie de mai multă flexibilitate în ceea ce privește locul din care să-și desfășoare activitatea.  

În plus, un spațiu flexibil de birou vine la pachet și cu beneficii din punct de vedere al eficientizării costurilor. 

”Ascensiunea stilului de muncă flexibilă și a muncii în stil hibrid au determinat unele companii să ia în considerare integrarea acestora în spațiile lor de birouri tradiționale, inflexibile”, spune Gil Boral, Regional Director, Northern & Eastern Europe, în cadrul rețelei Mindspace într-o discuție cu start-up.ro. Totodată, în opinia sa, pandemia a forțat companiile și angajații să devină mai creativi în ceea ce privește modul de lucru.

”Implementarea lucrului de la distanță a fost o provocare pentru multe companii, în timp ce, pentru angajați,  eficientizarea lucrului în echipă a fost unul dintre cele mai mari obstacole. Însă, cu ajutorul tehnologiei, toate acestea au devenit posibile”, afirmă Gil Boral.

Reprezentantul Mindspace continuă spunând faptul că sunt firme care și-au dat seama că vor reduce costurile dacă angajații nu se află la birou și unele dintre ele chiar și-au închis complet birourile fizice.

În plus, au existat beneficii pentru angajați care lucrau cel puțin o parte din timp de acasă, îmbunătățindu-se astfel nivelul de fericire și satisfacție la muncă al acestora. 

”Munca în model hibrid și lucrul la distanță sunt acum mult mai populare, un număr mare de companii îndreptându-se în această direcție, mai ales, într-un mediu în care prețurile la energie cresc la nivel global, iar reducerea costurilor și eficiența sunt o prioritate”, declară Gil Boral.

Acesta precizează faptul că spațiile de coworking și birourile flexibile sunt cea mai bună soluție pentru companiile care caută mai multă flexibilitate, deoarece acestea au nevoie să ocupe doar un anumit număr de birouri, iar în funcție de scalarea acestora, ele vor putea ocupa mai mult sau mai puțin spațiu pentru angajații lor.

”Dacă o companie oferă angajaților săi un stil de lucru hibrid, atunci va închiria doar numărul de birouri de care are nevoie. Prin Mindspace oferim expertiză în consilierea companiilor cu privire la stiluri de lucru hibride și alte stiluri flexibile, astfel încât să putem ajuta la găsirea soluției potrivite pentru companiile care doresc să le implementeze pentru prima dată”, adaugă reprezentantul Mindspace.

În ceea ce privește Mindspace, reprezentantul rețelei de spații de coworking adaugă faptul că eforturile echipei s-au concentrat asupra membrilor, ca de exemplu, pe intensificarea beneficiilor oferite din zona de ospitalitate, wellbeing și consolidarea comunității.

”Chiar și atunci când oamenii au lucrat de acasă, ei au continuat să aprecieze aceste avantaje, precum și nivelul ridicat de atenție al serviciul cu clienții pe care îl oferim. În prezent, când multe companii s-au întors la birou full time, prioritățile noastre rămân în continuare centrate pe ospitalitate și comunitate, acestea reprezentând unele dintre cele mai importante aspecte ale ofertei noastre de spațiile flexibile”, adaugă el. 

Reprezentantul Mindspace ne explică faptul că rețeaua vine cu o abordare diferită față de alți competitori în ceea ce privește crearea spațiilor.

De exemplu, furnizorul de spații flexibile de tip boutique, cu peste 40 de locații în întreaga lume, vine cu un stil de design interior premium, ușor recognoscibil în întreaga lume, și care reflectă întotdeauna și o trăsătură locală, încorporând referințe și obiecte specifice pentru fiecare oraș sau țară.

”De asemenea, ne asigurăm că spațiile noastre contribuie la calitatea interacțiunilor dintre angajați și ajută la construirea unui sentiment de apartenență la comunitate, cum ar fi zonele comune pe care le punem la dispoziție, precum și cabinele telefonice pentru confidențialitate”, mai spune Gil Boral. 

În plus, Mindspace oferă soluții atât pentru freelanceri, cât și pentru startup-uri, dar și pentru companii mari sau mai mici. Aspectul și atmosfera fiecărui spațiu din locațiile Mindspace pot varia de la un singur birou sau o sală de ședințe și până personalizarea unor etaje întregi.

Astfel, Boral precizează faptul că Mindspace primește o varietate de solicitări atât pentru spații de birouri obișnuite, acum că mulți angajați s-au întors la birou și, de asemenea, soluții netradiționale pentru acele companii care doresc o variantă hibridă sau flexibilă.

”Marea majoritate a ofertelor noastre o reprezintă încă birourile fixe, pentru că IMM-urile și alte companii mai mici încă preferă să dețină un birou pentru angajații lor. De aceea, acestea aleg ofertele noastre flexibile în comparație cu contractele de închiriere convenționale”, adaugă el.

Reprezentantul rețelei explică faptul că Mindspace preia partea operațională a gestionării unui spațiu de birou, precum plata facturilor de utilități, curățenia și întreținerea spațiilor, așadar companiile scapă de această povară administrativă, pe lângă costurile extra asociate.

Totodată, în toate spațiile de coworking există Community Manageri dedicați, care asistă companiile în cerințele și nevoile lor de zi cu zi. 

”Costurile acestea sunt fixe, companiile ocupând spațiul doar pentru intervalul de timp în care au nevoie. Astfel câștigă mai multă vizibilitate și beneficiază de mai puțin risc pe termen lung. Construirea comunității și bunăstarea angajaților sunt, de asemenea, consolidate prin evenimente  organizate constant, precum Happy Hour săptămânal, cursuri de yoga, workshop-uri și alte evenimente de networking”, ține să adauge Gil Boral.

În plus, pentru a oferi niște servicii extra pe lângă flexibilitatea de care angajații unei companii beneficiază în spațiile Mindspace, multe dintre locații oferă săli de sport, săli de podcast, camere pentru copii și părinți, cabine telefonice, săli de întâlnire și spații pentru evenimente.

”Există și servicii precum lunch-uri susținute de anumiți chefi, servicii de manichiură și hairstyling, astfel încât să le facem mai ușoară și mai simplă viața membrilor noștri. Recent am deschis o nouă locație în Israel într-o zonă periferică, mai aproape de suburbii -  acest lucru servește companiilor care preferă ca lucrătorii lor să nu facă naveta pe distanțe lungi și doresc să se bucure de confortul care vine cu opțiunea de a lucra mai aproape de casă”, mai spune Gil Boral, Regional Director, Northern & Eastern Europe, în cadrul rețelei Mindspace.

Pandemia ne-a prins destul de puțin pregătiți pentru schimbarea mediului de lucru. Eram obișnuiți să mergem zilnic la birou, chiar dacă munca noastră putea fi făcută de oriunde și până în primăvara lui 2020.

Și pentru că, inițial, nu am fost ”dotați” pentru un birou de acasă, în ultimii aproape 3 ani am lucrat atât din bucătăriile noastre, de pe canapeaua din sufragerie sau din patul din dormitor. Acum avem flexibilitatea de a lucra în diferite tipuri de spații, cum ar fi lounge-uri și zone de relaxare de tip bar. Să fi fost acesta finalul epocii birourilor de tip ”cubicle”?

”Când este vorba despre o perioadă mai mare de lucru, pentru membrii noștri este important să beneficieze de un birou confortabil într-un spațiu frumos amenajat - de obicei într-un birou închis sau deschis. Cu siguranță nu mai avem birouri tip cabine în aceste zile - comunicarea este cheia pentru orice loc de muncă modern - iar membrii au opțiunea de a utiliza cabine telefonice și săli de întâlnire atunci când au nevoie de concentrare și de liniște”, concluzionează Gil Boral, precizând faptul că în cadrul Mindspace a crescut numărul de birouri în spațiile deschise, iar rețeaua vine acum cu o ofertă diversificată, fiind introdus chiar conceptul ”Hybrid” - un produs pentru echipele și angajații care au nevoie de mai multă flexibilitate și, totodată, o soluție pentru modelele de lucru hibride.