Studiu Regista: 60% dintre angajații de la stat cred că pandemia a contribuit la digitalizarea instituției la care lucrează

Studiul Regista a fost realizat pe baza răspunsurilor din chestionarul „Măsuri de prevenție în pandemie. Cum ați adaptat modul de lucru în cadrul instituției?” la care au participat reprezentanți din peste 400 de instituții publice din toate județele țării în perioada 15 februarie – 14 martie 2021.

Cei mai mulți dintre respondenți provin din următoarele sectoare publice de activitate: administrații publice locale (30%), învățământ (25%), urmate de sănătate (10%) și instituții guvernamentale (10%). 

Conform datelor colectate, aproape 75% dintre angajații din sectorul public care au lucrat de acasă parțial sau permanent s-au simțit cel puțin la fel de productivi ca atunci când își desfășurau activitatea la birou.

Noul mod de lucru a adus numeroase avantaje pentru angajați. Astfel, 71% dintre respondenții care au lucrat de la distanță consideră că cel mai mare beneficiu al lucrului de acasă a fost timpul câștigat prin faptul că nu s-au mai deplasat la birou, 55% au apreciat flexibilitatea în organizarea timpului de lucru, iar 17% au declarat că au avut costuri lunare mai mici pe perioada cât au lucrat de acasă.

Din datele rezultate, printre cele mai mari dificultăți cu care s-au confruntat angajații din sectorul public în lucrul la distanță au fost: comunicarea cu echipa (37%), singurătatea (26%) și lipsa spațiului sau a mobilierului adecvat (25%).

Deși majoritatea angajaților au considerat că, în perioada în care au lucrat de la distanță, comunicarea eficientă cu colegii a fost o provocare, 27% dintre respondenți spun că nu au folosit nicio aplicație pentru a organiza videoconferințe cu echipa, iar 67% nu folosesc semnatura electronică.

Din totalul respondenților, aproape 70% nu au mai lucrat niciodată de acasă înainte de pandemie. În timpul Stării de Urgență, aproximativ 55% au lucrat exclusiv de acasă, 20% au lucrat parțial de acasă și parțial de la birou, în timp ce 25% dintre participanții la studiu au continuat să lucreze exclusiv de la birou. Totodată, 20% dintre respondenți au lucrat de la distanță și în Starea de Urgență și continuă să lucreze de acasă și în prezent.

Deși 60% dintre funcționari consideră că pandemia a contribuit la digitalizarea instituției la care lucrează, 85% dintre aceștia nu au urmat niciun curs de digitalizare în contextul schimbării modului de lucru.

Mai mult, peste jumătate dintre respondenți folosesc în continuare adresele de e-mail personale în interes de serviciu, iar 65% nu au folosit un sistem VPN (Virtual Private Network) pentru o conexiune securizată în utilizarea aplicațiilor instituției.

”Peste două treimi din angajații instituțiilor publice au trecut pentru prima dată în martie anul trecut la un mod de lucru de acasă, ceea ce a implicat multe schimbări, de cele mai multe ori nu tocmai facile pe fondul gradului de digitalizare foarte scăzut. Fiind o soluție cloud, utilizatorii Regista au putut să își continue activitatea cu succes și în siguranță, indiferent de unde au lucrat. Rezultatele acestui studiu ne-au ajutat să înțelegem mai bine particularitățile lucrului de acasă pentru instituțiile publice și să creăm soluții mai bune pentru eficientizarea telemuncii”, a declarat Alexandru Lăpușan, CEO și cofondator Zitec. 

Soluţia Regista, dezvoltată de echipa Zitec, este lider de piaţă pe segmentul aplicaţiilor de registratură şi managementul documentelor în administraţia publică locală. Rolul aplicaţiei este să automatizeze şi să eficientizeze activităţile din instituţiile locale, guvernamentale şi din companii, prin modulele de registratură electronică, managementul documentelor şi e-Guvernare. Regista facilitează atât o comunicare optimă între departamentele unei instituţii, cât şi între funcţionari şi cetăţeni, pentru o rezolvare rapidă şi mult mai organizată a solicitărilor primite.

Până în prezent, peste 600 de instituții și companii din toate județele țării și-au îmbunătățit procesele de lucru și au redus birocrația folosind Regista. Aplicația are peste 12.000 de utilizatori la nivel național care au înregistrat de-a lungul timpului 12 milioane de documente.

Aplicaţia Regista poate fi accesată de oriunde de către funcţionarii publici sau angajaţii companiilor, fiind disponibilă direct din browser, fără instalare şi cu toate informaţiile stocate în siguranţă în cloud Microsoft Azure.