Sunt singur în afacere - care ar trebui să fie grijile mele juridice?

Va trebui să te împuternicești pe tine pentru documentele pe care le vei semna în numele firmei

Cel mai amuzant mi s-a părut la ANAF când a trebuit să ridic un Registru Unic de Control pentru firmă și a trebuit să-mi fac împuternicire (pentru că nu sunt și administratorul firmei) și împuternicirea mea suna așa:

Subsemnata, UDRIȘTE ANA-MARIA, în calitate de Asociat Unic al XYZ SRL, o împuternicește pe UDRIȘTE ANA-MARIA, să reprezinte societatea XYZ SRL în relație cu ANAF și să ridice toate și orice documente ar fi necesare, inclusiv Registrul Unic de Control al societății (bla-bla-bla). 

Chiar dacă ești singur în societate, adică ai un SRL cu asociat unic, asta nu înseamnă că tu ești una și aceeași chestie cu firma respectivă. Nu, firma e separată, tu ca persoană fizică și asociat ești altcineva, chiar dacă vei semna pe toate documentele doar tu (de obicei și în stânga și-n dreapta). 

SRL-ul cu asociat unic este tot un SRL

Adică ai aceleași drepturi și obligații ca și cum ar fi mai mulți asociați în firma respectivă. Asta înseamnă că da, la final de an faci decizie prin care îți repartizezi dividendele, dacă vrei să schimbi sediul social faci decizie, dacă vrei să pui un cod CAEN la fel etc.

Nu este neapărat un lucru rău, doar că de cele mai multe ori omiți aspectul ăsta și te trezești cu vreun sediu expirat.

Tot ce cumperi pe firmă e al firmei, nu al tău

Asta înseamnă că dacă cumperi un telefon pe firmă, trebuie să faci un contract de dare în folosință (da, de la firmă către tine, adică vezi pasul de mai sus), prin care firma îți dă voie să folosești respectivul bun și în scop personal și ca să îți îndeplinești activitățile de asociat.

La fel și cu o mașină, cu un laptop, cu tot. Deci va trebui să te acoperi de hârtii peste hârtii. Inclusiv când pleci în delegații pe la clienți și îți faci ordine de deplasare de la firmă către tine. Un fel de Jekyll și Hyde.

Banii firmei sunt banii firmei, nu ai tăi

Șocant, nu? Așa cum ne folosim de firmă pentru a ne limita răspunderea față de alte persoane (pentru că răspundem în limita capitalului social și a bunurilor din firmă), tot așa și banii pe care îi putem ”scoate” din firmă îi vom lua de acolo sub formă de dividende (mai nou putem face acest lucru trimestrial - mă rog, există și alte variante, precum împrumutul de asociat, dar vorbim cu altă ocazie despre asta). 

Prin urmare, nu poți să te apuci să cheltui din banii firmei (pe care da, tu îi facturezi) când și cum vrei. De asemenea, dacă nu mai ai bani în firmă, dar totuși vrei să faci niște cumpărături și să iei o factură pe firmă, să ții minte că trebuie ca banii ăia să ajungă mai întâi în firmă ca să poți face asta (pentru asta îți recomandăm să apelezi la o oră de consultanță cu un specialist).

De multe ori, nu ești în avantaj să iei totul pe firmă

Desigur, din punct de vedere al răspunderii și eventual al unor cheltuieli, ești în avantaj aproape întotdeauna. Dar, de exemplu, dacă vrei să cumperi un bun de care chiar să te folosești (cum ar fi o tabletă), trebuie să ai în vedere că termenul de garanție legală de 2 ani de zile se aplică doar consumatorilor (adică persoanelor fizice).

La fel, dacă vrei să cumperi un bun online și mergi pe ideea că îl poți da înapoi în 14 zile dacă te răzgândești, ei bine, ghinion, legea respectivă se aplică … doar persoanelor fizice.

Nu poți presta doar pentru un singur client

Dacă te gândești că îți faci o firmă ca să prestezi consultanță sau să faci proiecte pentru un singur client (ca să nu te angajezi și să nu îți faci un PFA), nu prea merge să faci asta, pentru că riști să te recalifice ANAF-ul ca fiind angajat, pe criterii de dependență. De aceea este foarte important să scrii contractul de consultanță sau de prestări servicii cât mai bine (am scris mai multe despre criteriile de dependență și riscul de recalificare aici). 

Stabilește în mod clar condițiile cu partenerii

Fie că ești singur în afacere în adevăratul sens al cuvântului sau pur și simplu ai decis, împreună cu alți oameni, sa fiți separati din punct de vedere legal, dar in fapt sa lucrați împreuna, este important sa stabilesti clar condițiile colaborării.

Indiferent ca va fi ceva pe termen scurt, mediu sau lung, orice colaborare ar trebui sa iti ofere o posibilitate de exit mai flexibila decât dacă ai fi făcut o firma cu persoanele respective. 

Este tot mai frecventa situația in care persoanele decid sa nu mai facă o firma împreuna de la bun început, ci eventual sa își facă fiecare o firma separată si sa găsească apoi o forma de colaborare (inclusiv sa folosească societățile ca vehicul pentru anumite operațiuni - SPV). Aceasta metoda se adopta pentru o mai mare flexibilitate din punct de vedere al luării deciziilor, posibilitatilor de a înceta colaborările, încheierii altor parteneriate, evitarea unor conflicte de interese, limitări de răspundere, facilitați fiscale si multe altele.

Dacă decizi să intri într-un asemenea tip de parteneriat (indiferent care va fi denumirea pe care o va purta), ar trebui să fii atent la următoarele aspecte:

• Cum se vor lua deciziile in cadrul parteneriatului;
• Pe ce perioada se încheie parteneriatul;
• Cum poți ieși din parteneriat;
• Daca pot intra si alți oameni in parteneriat si care sunt condițiile de adeziune;
• Când se termina parteneriatul, cine cu ce rămâne;
• Cine are acces la conturile bancare sau altfel spus cine este responsabil de partea financiară a parteneriatului; 
• Cine stabilește direcțiile de business, pe ce firma se vor face achizițiile, cui aparține proprietatea intelectuala, cum se pun in comun resursele etc.

Altfel spus, gândește-te la acest parteneriat fix ca si cum ai avea o companie, divizata pe departamente, fiecare fiind la rândul lui o alta firma (situație care se practica in mod curent).

Dar și pe cele cu prestatorii de servicii sau colaboratorii

Unul din avantajele pentru care ai alege să faci o firmă cu alte persoane este că ai “totul intern” sau cel puțin așa speri. Adică nu trebuie să externalizezi anumite servicii, precum dezvoltarea unui site sau aplicații, chestiuni care țin de design, marketing etc. 

Dacă ești singur și nu intri într-un parteneriat ca cele despre care am vorbit anterior, vei fi nevoit să apelezi la terțe persoane care să te ajute respectiva problema.

Ce ar trebui să ai în vedere?

• Încheie întotdeauna un contract; sincer, taxele sunt atât de mici la momentul actual (3% impozit pe microîntreprinderi) încât chiar nu are sens să îți bați capul și să nu închei contract ca să eviti emiterea facturilor
• Stabilește clar condițiile de predare, adică cat mai detaliat cu putința ce trebuie sa primesti in schimbul banilor pe care ii dai;
• Stabilește clar drepturile si obligațiile părților; adică ce își asuma fiecare si ce se întâmpla in cazul in care aceste obligații nu sunt respectate;
• Stabilește clar termene de plată si, eventual, daca poti suspenda plata pentru neîndeplinirea serviciilor;
• Cum se va face comunicarea între părți, pentru ca tuturor ne place pe e-mail, Whatsapp, Facebook si alte platforme, însă nu prea sunt foarte utile in cazul unui litigiu;
• Dacă serviciul prestat presupune dezvoltarea unei aplicații sau al unui site, sa prevezi ca ți se va transmite drepturile de proprietate intelectuala, cheile de acces, ca nu a rămas vreo copie pe undeva si ca poti folosi codul respectiv fără sa ai probleme ca răspunzi fata de altcineva;
• Dacă apelezi, de exemplu, la o agenție sau o firmă care sa se ocupe de digital content si social media, sa nu le dai username-ul si parola ta personală de la contul de Facebook, ci sa le dai acces in mod separat, pe roluri si responsabilități, pentru ca sigur nu iti convine daca cineva te da afara de pe pagina ta sau face niște campanii in care iti cheltuie 3k euro in 24 ore.
• Spune clar ce se va întâmpla in cazul încetării contractului de prestare servicii, inclusiv eventuale protocoale de predare primire a documentelor, informațiilor, cheilor de acces etc.;

* * *

De cele mai multe ori să începi o afacere singur este probabil una din cele mai bune variante pentru că îți oferă spațiul de mișcare de care ai nevoie. Aceasta libertate presupune si ca ai posibilitatea de a reglementa mult mai in amănunt aspectele ce țin de activitatea ta si de relațiile pe care le ai cu ceilalți: folosește acest lucru in avantajul tău.

---

Pe mine mă găsești pe Avocatoo, unde scriem despre problemele juridice ale societăților și oferim rezolvări concrete. Avem și un magazin online unde îți punem la dispoziție documente care să îți protejeze afacerea în mod sănătos și te ajutăm să le implementezi corect. 

Dacă vrei să ne auzim și live, te aștept în tabăra Startup Your Life, de pe 17 până pe 20 octombrie. Vino cu lista de întrebări :)

---

Startup Your Life este un eveniment bianual care educă 50 de antreprenori și viitori antreprenori. Partenerii evenimentului sunt FAN Courier, OTP Bank, Mercedes-Benz Vans, Blugento și Bitdefender.