Adesea, perioada în care angajatul este primit în echipă și modul în care se întâmplă asta își vor pune amprenta asupra întregului parcurs al acestuia în cadrul noii companii.
O mare parte dintre deciziile de încetare a colaborării se iau chiar în această perioadă. Pe de altă parte, bazele unei colaborări fructuoase, pe o perioadă îndelungată de timp, se pun tot în perioada procesului de integrare. Angajații care reușesc să se integreze în echipă încă din primele săptămâni își vor prelua sarcinile și vor fi productivi mult mai repede.
Inducție sau onboarding? Cum se aseamănă cele două procese, prin ce sunt diferite
Din ce în ce mai multe companii înțeleg importanța procesului de integrare a noilor angajați în companie. Acesta este esențial mai ales în contextul actual, în care integrarea se realizează de cele mai multe ori de la distanță, iar riscul ca angajatul să nu simtă că „aparține” companiei și să ia decizia de a pleca încă din primele luni este mai mare.
În timp ce atât procesul de induction (inducție, în limba română), cât și cel de onboarding se referă la procesul de integrare cât mai ușoară a angajatului în cadrul echipei, organizației și al business-ului său, o serie de diferențe există.
Dacă vorbim despre induction sau inducție, accentul cade în acest caz pe aspectele legale, administrative și operaționale. Angajatul trebuie să aibă rapid o serie de informații necesare pentru a-și începe activitatea în cadrul organizației. Cine îl ia în primire la început, cu cine ia legătura pentru diverse probleme, unde se află diverse puncte de interes pentru el - biroul persoanelor cu care trebuie să interacționeze, locul de servit masa, toaleta, atunci când munca este la birou – sau cum se poate loga pentru a participa la ședințele de grup, dacă vorbim despre lucrul de acasă. La asta se mai adaugă, printre altele, indicații legate de furnizarea documentelor de angajare, ajutor pentru obținerea diverselor echipamente de lucru, introducere echipei apropiate sau parcurgerea a diverse teste sau proceduri obligatorii legate de siguranța și securitatea muncii.
Un proces de onboarding face un pas în plus pentru integrarea cu succes a noilor angajați. Acesta adaugă informațiilor esențiale, administrative, o serie de pași pentru crearea unui context pozitiv, favorabil integrării rapide a acestora. Accentul se pune pe construirea de relații în cadrul organizației, pe buna colaborare cu echipa cu care acesta are ocazia să socializeze, chiar și de la distanță.
Onboardingul este un proces gândit a fi mai lung decât cel de inducție, având ca principal scop începerea călătoriei alături de noul coleg într-o manieră pozitivă, prin crearea unui context mai bogat în detalii, care să ajute noul coleg să perceapă cât mai rapid cultura organizațională și cum anume își poate el găsi locul în cea mai potrivită manieră – atât pentru el, cât și pentru organizație.
Un software de onboarding aduce claritate și structură întregului proces
Pandemia Covid-19 a afectat drastic modul în care este realizată integrarea noilor salariați în cadrul echipelor. În condițiile în care munca de acasă este adesea norma pentru multe dintre organizații, angajații noi se regăsesc nu în fața unei echipe, ci a unor laptopuri și liste de sarcini. Sentimentul de apartenență la o echipă este mai greu de menținut, chiar și pentru angajații cu vechime, care se cunosc de pe vremea « biroului ». Cu atât mai dificil este de creat pentru angajații cei noi. Plecările în perioada de integrare au devenit mai dese. Ca atare, importanța procesului de integrare este în creștere.
Aici intervine rolul unui software de onboarding. Existența unei asemenea aplicații va ajuta mult în procesul de integrare, angajatul având ocazia să cunoască mai bine organizația, fie și digital, încă din primele zile petrecute la locul de muncă. Mai mult, primele interacțiuni cu restul organizației (IT, echipa operațională, etc) vor putea fi planificate în avans, ordonate, vor urmări un flux pre-definit, așa încât lucrurile să decurgă lin, fără fricțiuni sau frustrări.
De la distanță, angajatul va avea ocazia să relaționeze cu membrii echipei și să înțeleagă sistemul organizațional. Noul angajat este introdus într-un mediu pe care îl poate înțelege, lucru motivant pentru acesta. Bazele socializării și construirea încrederii sunt în acest fel puse, iar noul venit va avea o experiență pozitivă de integrare.
De obicei, software-ul de onboarding utilizat este conectat la un Employee Portal, care face lucrurile cu atât mai simple. Noul coleg va avea acces rapid la noutățile echipei, va regăsi informații de interes pentru el (așa cum sunt organigrama, lista de angajați sau datele de contact ale colegilor). O serie de materiale de interes se pot regăsi de asemenea în această secțiune: Regulamentul de ordine interioară, Manualul angajatului. Întregul proces de adaptare va fi în acest fel mai ușor de parcurs.
Integrarea noilor angajați va fi așadar mai ușoară atunci când organizația are un întreg proces de onboarding, susținut de un software de resurse umane, așa cum este Sincron HR Software.
Un proces de induction automatizat, ce va pune accentul pe planificarea și coordonarea rezolvării aspectelor legale, operaționale și administrative, va contribui de asemenea la o primă perioadă pozitivă și integrarea fără blocaje a noului angajat.
Ceea ce este important este ca fiecare companie să abordeze în mod profesionist procesul de integrare a angajaților. Perioada de integrare este una sensibilă, mai ales în contextul actual, și trebuie să primească atenția cuvenită pentru ca lucrurile să continue în direcția dorită pentru noii veniți în organizație.
