Octavian Palade
Printre soluțiile la care apelează specialiștii în achiziții sunt discuțiile prin telefon, comunicarea prin email ori videoconferințele.
Cu toate acestea, cei care vor să obțină eficiență maximă, să rămână organizați și să păstreze procesele pe care le folosesc deja în practica de zi cu zi, apelează la platforme software și suite de aplicații gândite special pentru procesele de achiziții. Prokuria, de pildă, este una dintre platformele online care digitalizează întreg procesul de achiziții, de la primul contact până la ultimul livrabil.
După o perioadă lungă în care China, cel mai mare exportator de bunuri la nivel mondial, a funcționat la aproximativ 40% din capacitate, cele mai multe fabrici revin în această perioadă la ritmul obișnuit de producție.
Cu toate acestea, criza provocată de Coronavirus este departe de a se fi încheiat. Țări cu putere economică mare precum US, UK sau Germania sunt încă sub blocaj, ceea ce forțează resursele umane să rămână în izolare la domiciliu.
Pentru a asigura continuitatea liniilor de producție, adoptarea unui model de muncă remote este singura modalitate care permite continuarea activităților într-un ritm normal.
Chiar dacă în general departamentele de achiziții nu sunt la fel de digitalizate precum alte domenii de activitate, există suficiente platforme de automatizare a achizițiilor care ajută companiile de profil să rămână funcționale.
Beneficiile muncii de la distanță
Inginerul NASA Jack Nilles a fost primul care a utilizat termenul de telemuncă, în anul 1973. La momentul respectiv, previziunile lui spuneau că în 20 de ani munca de la distanță va deveni ceva normal pe piața muncii. De altfel, în 2020 munca remote este adoptată în ritm alert datorită beneficiilor pe care le oferă.
1. Productivitate mai mare
Un studiu realizat de FlexJobs arată că 66% dintre angajați cred că sunt mai productivi atunci când lucrează de la distanță în comparație cu munca de la birou. 52% dintre ei precizează că lucrează de acasă atunci când au nevoie să termine un volum mare de lucru.
Munca de acasă este mai eficientă pentru că implică mai puține distrageri, mai puține procese, mai puțină gălăgie, dar și mai puține întâlniri.
2. Mai mult timp disponibil
Exista studii care spun că, în medie, un angajat petrece 26 minute pe drumul de acasă către birou. Munca de acasă elimină sau cel puțin scade semnificativ timpul petrecut pe drum, ceea ce oferă mai mult timp pentru muncă sau pentru alte activități.
Angajații care lucrează de acasă cel puțin jumătate din timp câștigă, în medie, 11 zile pe an pe care le-ar fi petrecut în mod normal călătorind dintr-un punct în altul.
3. Mai multe economii
Pe lângă timp, angajații care lucrează de la distanță economisesc între $2000 și $6500 pe an. Cheltuielile pe benzină, reparațiile și întreținerea mașinii personale, îmbrăcămintea de birou, prânzul mâncat în oraș sau bonă pentru îngrijirea copiilor sunt cheltuieli eliminate sau reduse semnificativ.
Acestea sunt doar câteva dintre beneficiile muncii remote pe care le pot avea companiile de oriunde din lume. Munca de la distanță, inclusiv în departamentele de achiziții, este o opțiune cu atât mai viabilă cu cât numărul programelor online care facilitează acest lucru este în continuă creștere.
Departamentele de achiziții: 100% funcționale cu Prokuria
Multe dintre procesele de achiziții implică mult efort operațional manual, motiv pentru care companiile cred că este dificil să se adapteze unei digitalizări complete a acestui domeniu.
Cu toate acestea, multe dintre platformele moderne existente pe piață permit marilor producători și furnizori să automatizeze majoritatea proceselor executate manual. Pe lângă un proces simplificat și reducerea erorilor umane, automatizarea proceselor de achiziție eliberează mai mult timp pentru decizii strategice de business.
Principalele activități care pot fi desfășurate online cu ajutorul Prokuria sunt:
1. Gestionarea rapidă a RFx
Excelul nu ajută la cresterea productivității și asta știm cu toții. Tocmai de aceea, în Prokuria, evenimentele de tip RFIs, RFPs și RFQs se pot realiza online, într-o interfață care respectă procesul standard specificat de organizație. Astfel managerii de achiziții pot comunica rapid, ușor și în timp real cu toți furnizorii, ținând evidența fiecărui pas din procesul de achiziție.
Dashboard-ul online ajută la analizarea mai rapidă a fiecărui furnizor din listă pentru ca deciziile să fie luate rapid, fără căutări repetate între mai multe pagini de excel și fără a irosi timp și oportunități.
Prokuria permite și centralizarea tuturor răspunsurilor în funcție de raportul dintre cel mai bun preț și rate card-ul prestabilit. Acest lucru simplifică compararea ofertelor și reduce timpul de selecție a celei mai bune oferte.
2. Licitații online
Pentru companiile de top, o soluție complementară și de multe ori mai eficientă decât tradiționalele RFIs și RFQs este reprezentată de licitațiile în timp real. Licitațiile în timp real se pot organiza la costuri mult mai mici, într-un mod eficient, online.
În Prokuria există 6 tipuri diferite de licitații online care pot fi implementate rapid de orice companie cu un departament de achiziții (British Reverse, Vickrey Reverse, Dutch Reverse, Japanese Reverse, Sealed Bid și Weighted/Multi-attribute). Oricare dintre ele asigură rapiditatea și eficiența licitațiilor la un cost semnificativ mai mic.
3. Aprobarea online a documentelor
În Prokuria orice tip de document (cereri, solicitări, ordine de achiziție, facturi) poate fi aprobat online, în totalitate, ajutând membrii echipei să colaboreze eficient, inclusiv de la distanță, fără a cauza întârzieri.
Pe lângă transparentizarea proceselor, aprobarea digitală înregistrează automat orice document astfel încât orice audit cu privire la cheltuielile companiei poate fi făcut în orice moment, cu ușurință.
4. Gestionarea furnizorilor
Prokuria ajută și la crearea unor relații pozitive cumpărător-furnizor prin simplificarea și îmbunătățirea proceselor dintre un specialist în achiziții și furnizorii săi. Managementul furnizorilor se concentrează pe dezvoltarea unei bune relații cu furnizorii, în special cu cei considerați strategici pentru organizație, pentru a promova calitatea, eficiența, inovația, costurile reduse, reducerea risipei și consolidarea lanțului de aprovizionare.
5. Gestiunea contractelor
Contractele sunt o parte esențială din ciclul de achiziție. Prokuria automatizează parțial gestiunea contractelor și asistă managerii în monitorizarea performanței și verificarea angajamentelor contractuale asumate atât de cumpărător, cât și de furnizor.
Pe scurt, funcționalitățile principale ale Prokuria care asigură funcționalitatea 100% a departamentelor de achiziții:
- Platformă online, accesibilă în cloud direct din browser, ceea ce înseamnă că atât cumpărătorul cât și furnizorul pot lucra în același loc, de oriunde din lume, la orice oră.
- Integrarea într-o aplicație web care ajută echipele de achiziții să rămână conectate și care se integrează ușor cu alte aplicații pentru lucru colaborativ, online (vezi aplicațiile de mai jos).
- O direcție integrată de audit prin care specialiștii responsabili de conformitate pot verifica toate procesele de la distanță chiar și în timp ce acestea sunt încă în desfășurare.
- Un chat real-time și interogări granulare, la nivel de evenimente, care ajută la evidența și comunicarea cu furnizorii.
- Instrumente de comunicare, cum ar fi o discuție în timp real și întrebări la nivel de eveniment, pentru a păstra legătura cu furnizorii dvs.
Alte aplicații pe care departamentele de achiziții le folosesc pentru a lucra eficient de la distanță.
Aplicații de tip chat
În afară de email, orice aplicație precum Microsoft Teams, Skype, Slack, Google Hangouts, Discord, sau Cisco Webex ajută echipele să rămână conectate, să comunice în timp real și să distribuie materiale.
Platforme pentru videoconferințe
Printre cele mai folosite platforme la care apelează echipele remote pentru organizarea întâlnirilor sunt GoToMeeting și Zoom. Acestea pot fi folosite atât pentru întâlnirile interne, cât și pentru întâlnirile și discuțiile detaliate cu furnizorii. Cele mai multe dintre ele se pot accesa gratuit și se pot integra cu ușurință.
Aplicații pentru stocarea și distribuirea materialelor de lucru
Dacă politica organizației permite, serviciile precum Google Drive sau Dropbox pot ajuta mult echipele care lucrează remote să accese ușor și centralizeze documentele la care lucrează în comun.
Dacă acest lucru nu este posibil, o alternativă ar fi să aveți un server propriu pe care puteți stoca documentele folosite.
Acestea sunt cele mai importante platforme și instrumente pe care organizațiile le pot adopta pentru a asigura eficiența și productivitatea echipelor care lucrează de la distanță. Cu atât mai mult în contextul Coronavirus în care munca remote este singura opțiune pentru companii dacă vor să rămână în business.
