Organizarea pe departamente într-o companie antreprenorială: de la „Obligatoriu le fac eu“, la „Nu mă pricep, nu-mi place“

Dacă, de exemplu, ești un om de vânzări foarte priceput, atunci e nevoie să delegi chestiuni care țin de resurse umane, contabilitate, marketing și aprovizionare cuiva mai priceput decât tine în aceste domenii. Totodată, chiar dacă îți place să te ocupi de vânzări, îți recomand să ai în vedere alegerea sau pregătirea unui adjunct care să preia cât de curând de la tine și aceste îndatoriri, astfel încât tu să poți deveni directorul general. Acest aspect este important și pentru organizarea ședințelor. Dacă ai un adjunct pregătit, în cadrul ședințelor tu vei putea să acționezi ca director general, iar el ca reprezentant al departamentului de vânzări.

Organizarea eficientă care îți va face viața ușoară ca antreprenor se realizează după schema următoare:

1.   „Obligatoriu le fac eu“: 10%

2.  „Preferabil să deleg“: 20%

3.  „Mă pricep, dar voi delega unor specialiști“: 30%

4.  „Nu mă pricep, nu-mi place, obligatoriu de delegat“: 40%

Al doilea pas este realizarea unei organigrame. Este foarte important să definești rolul unui angajat și ce rezultate se așteaptă de la el. Trebuie să fie foarte limpede ce departament sau echipă conduce, dacă se află într-o poziție de management, cu cine lucrează pe nivel orizontal și cui raportează rezultatele.

Practica tradițională de a avea o fișă de post cu o înșiruire de îndatoriri, sarcini, responsabilități poate funcționa la nivel de execuție, dar nu în cazul managerilor. Organigrama este schița modului de structurare a rolurilor și responsabilităților dintr-o firmă.

Un manager are nevoie să înțeleagă ce rezultate se așteaptă de la el și de ce resurse dispune și să construiască strategia pe care o propune spre aprobare pentru a obține îndeplinirea obiectivelor pe o perioadă bine stabilită.

În firmele unde percepția rolurilor se rezumă la antreprenor (poate și un manager) și toți ceilalți, organigrama este de tip „soare“. În centru este nucleul, adică antreprenorul, și în jurul lui se așază ceilalți din firmă, adică razele, împrăștiate, chiar dacă pe diferite niveluri. Există câteva situații dificile care pot apărea atunci când folosești organigrama de tip „soare“ în firma ta.

Angajații ar putea arunca în terenul antreprenorului mai multe mingi pe care el nu le va putea juca din cauza aglomerării. Dacă ești un soare, vei atrage toate situațiile din firmă înspre tine pentru a putea fi rezolvate, iar atunci ajungi în pragul epuizării.

O altă situație dificilă care poate rezulta dintr-o organigramă de tip „soare“ este atunci când ai doi antreprenori, adică doi sori. Pare o situație fericită, însă se poate dovedi mai neplăcută decât atunci când există un singur antreprenor în centrul tuturor.

Etapele de organizare pe departamente și formare a unei echipe:

1. Realizarea tipului de organigramă și stabilirea activităților (harta mentală)
2. Delimitarea între ce vrei să rămână responsabilitatea ta și ce vrei să delegi
3. Identificarea oamenilor din firmă care să formeze echipa de management și reconfigurarea organigramei după cum îți dorești
4. Recrutarea oamenilor din exterior, potriviți echipei.

E necesar să menționez un lucru foarte important când vine vorba despre formarea unei echipe. Atunci când tu, ca antreprenor, ești foarte implicat în partea operațională, nu vei reuși să ai o imagine de ansamblu. Dacă vrei să lucrezi la afacerea ta, ai nevoie de această imagine de ansamblu pentru a-i estima complexitatea.

Dacă rămâi blocat într-un singur departament, unul în care îți place să lucrezi sau unde crezi că ești cel mai bun, pierzi contactul cu celelalte piese necesare dezvoltării unei afaceri. Fă un pas în spate și organizează o echipă care să aibă libertate de acțiune. Datorită acestei autonomii, angajații vor fi mai motivați, iar angajați motivați înseamnă productivitate crescută.

În concluzie, e important sa decizi ce dorești, să vezi ce-ți place și la ce te pricepi cel mai mult să faci în afacere. Apoi, pregătește un adjunct care să preia activitatea ta preferată pentru ca tu să poți deveni director general. Clarifică structura firmei pentru a ajunge la organigrama clasică.

Ovidiu Toader a antrenat în ultimii 12 ani mai mult de 1000 de antreprenori în peste 15000 de sesiuni de coaching individual și de echipă. Începând din 1997 este antreprenor și investitor în peste 10 companii cu afaceri cumulate de peste 300 milioane de euro. El este autorul cărții “Bani și Libertate”.