Ce e un buget de venituri și cheltuieli și cum îl faci?

Bugetul de venituri și cheltuieli reprezintă un document care vă permite să evaluați rezultatele financiare și eficacitatea companiei.

Bugetul este un plan financiar în care se face o estimare de venituri și cheltuieli pentru o perioadă de timp. În funcție de eficacitatea planificării, bugetul de venituri și cheltuieli se poate regăsi în trei moduri:  

• Echilibrat - când cheltuielile bugetare sunt egale cu veniturile;
• Deficitar – când venitul este mai mic decât cheltuielile și ar putea fi nevoie de fonduri suplimentare sau de a reduce costurile;
• Surplus bugetar – când veniturile sunt mai mari decât cheltuielile, iar atunci este nevoie, din nou, de a planifica modul în care vor fi folosite aceste venituri. 

Mai întâi, trebuie să puneți pe hârtie toate veniturile financiare pe care le aveți, pentru a înțelege mai bine de ce sume dispuneți. Iată câteva exemple de venituri:

• Veniturile din vânzări
• Veniturile din dobânzi
• Venituri din investiții

Apoi, trebuie să faceți o listă cu toate cheltuielile de care trebuie să țină cont orice antreprenor, începător sau nu.

• Servicii de contabilitate
• Reclamă
• Taxe pentru serviciile bancare
• Taxe de transport
• Depozit pentru utilități
• Taxele estimate
• Asigurări de sănătate
• Costuri de angajare
• Instalarea / Repararea echipamentelor
• Dobânzi la datorii
• Achiziții de inventar
• Cheltuieli legale
• Licențe / permise
• Împrumuturi plătite
• Papetărie
• Salarii
• Impozite pe salarii
• Închirieri
• Contribuții la pensii
• Abonamente și taxe
• Utilități și telefon
• Cheltuieli de transport
• Altele

În cazul multor companii, bugetul este folosit ca o metodă de comparație atunci când își evaluează rezultatele pe parcursul anului viitor. Procesul de pregătire a unui buget ar trebui să fie unul foarte rigid și să urmeze un program stabilit, astfel încât bugetul complet să fie gata de utilizare până la începutul anului fiscal următor.

Un buget de venituri și cheltuieli este mai ușor de realizat dacă ai mai făcut unul și anul precedent. Previziunile făcute atunci, asociate cu cifrele reale ale veniturilor și cheltuielilor înregistrate, vor constitui baza estimărilor pentru anul următor. Dar dacă citiți acest articol, cel mai probabil că nu ați făcut niciodată un buget de venituri și cheltuieli, așa că venim, în continuare, cu niște sugestii pentru voi. 

Urmăriți vânzările și profiturile. Începeți prin stabilirea unui obiectiv pentru veniturile din vânzări. Dacă aveți un startup, porniți de la a estima care este profitul realist pe care ați vrea să-l vedeți în anul următor. În cazul în care aveți deja o scurtă experiență în afaceri, luați în calcul cele mai recente situații financiare ale companiei și folosiți-le ca bază pentru stabilirea următoarelor obiective financiare.

Este recomandat să porniți de la vânzări și/ sau profituri pentru că aceste informații vor determina celelalte estimări ale voastre, pentru costuri, cheltuieli și investiții. Luați în considerare factorii care ar putea afecta cifrele de vânzări. De asemenea, trebuie să luați în considerare anumite aspecte care ar putea afecta vânzările - economia sau pierderea unui client major.

Calculați cheltuielile operaționale. Și în acest caz, puteți începe de la situația financiară anterioară. Aici poate fi inclusă o listă detaliată a cheltuielilor fixe și variabile pe care le-ați avut pe parcursul anului, cum ar fi salariile, chiria, livrarea, călătorii, utilități sau impozite. Dacă sunteți abia la început, asigurați-vă că luați în considerare toate costurile care vor exista. 

Stabiliți marja de profit brut. La fel, dacă sunteți în acest business de mai mult timp, este mai ușor de stabilit acest lucru. Trebuie să estimați costul produselor vândute (inventarul, mărfurile achiziționate sau fabricate, taxele de expediere și alte costuri) și scădeți aceste cifre din veniturile totale din vânzări. 

Făceți-vă timp să reajustați cifrele. Având în vedere estimările pentru vânzări și cheltuieli, cel mai probabil va fi nevoie să reajustați estimările pentru a vă atinge obiectivele de profit. Asta poate însemna să renunțați la achiziționarea unor rechizite sau poate aveți nevoie să faceți angajări de personal. Luând în considerare aceste noi aspecte legate de costuri și economii, veți face din nou planul pentru buget.

Este posibil ca la un moment dat să aveți nevoie de un contabil care să vă ajute sau chiar să preia în totalitate această sarcină, dar, indiferent de situație, este important să rămâneți cu o viziune realistă asupra cifrelor.

În cele din urmă, ceea ce trebuie să rețineți este că bugetul nu este o știință exactă, chiar dacă este vorba de cifre. Așadar, trebuie să fiți pregătiți să faceți ajustările necesare în funcție de factorii care țin de companie, dar și independenți de activitatea acesteia, cum ar fi climatul politic și economic.

---

Acest material face parte din proiectul ”Dicționarul de Afaceri”, realizat în colaborare cu BT. Banca Transilvania e un partener de încredere al antreprenorilor români, iar în ultimii ani s-a implicat activ pentru a face educație financiară clienților săi și nu numai. BT Club este Clubul Întreprinzătorilor Români și organizează constant evenimente pentru antreprenori, pe teme diverse, în toată țara. S-au alăturat demersului nostru pentru a vorbi pe limba antreprenorilor de orice vârstă.