Facturarea digitală, cheia mobilității business-ului. Timpul folosit în mod eficient

Continuăm seria despre digitalizarea afacerilor tradiționale cu Audio Video Rentals, o firmă care se ocupă cu organizarea evenimentelor și a spectacolelor. Și ei, ca și mulți alții, au ales să-și digitalizeze operațiunile și logistica.

Pentru următorul interviu din seria Smart Business am stat de vorbă cu Geo Lăzărescu, absolvent de Marketing la ASE și fost DJ. El deține firma de organizare evenimente și închirieri de echipament audio-video. Ne-a povestit despre avantajele contabilității digitale și perioada mare de timp pierdut de care ești scutit când alegi să faci acest pas.

”Am 42 de ani, sunt absolvent al Facultății de Maketing din cadrul A.S.E. București și lucrez în acest domeniu de peste 10 ani. Debtul l-am avut în cadrul companiei Avitech ce se număra la acea vreme printre primele companii din România care activa în acest domeniu. A urmat experiența acumulată în cadrul Monopoly Media și Monopoly Digital, primele companiii de digital signage din România”, ne spune bărbatul.

Afacerea a fost lansată acum trei ani, iar clienții săi sunt numeroși și variați. Mari, mici, de toate vârstele: ”În 2013 mi-am lansat propria afacere în acest domeniu. În prezent am clienți permanenți, pe diferite proiecte, dar și clienți ocazionali. Clienții sunt atât persoanee juridice dar și persoane fizice. Lucrez și cu agenții de publicitate dar și cu clienții finali, precum și cu marii “actori” din domeniul acesta”.

Unul dintre evenimentele la care Geo este partener în organizare

Profitul nu s-a lăsat așteptat prea mult. Doar șase luni a durat ca Geo să-și valideze ideea și să-și dea seama că se afla pe drumul cel bun. Nu e lucru puțin, mai ales că recesiunea din 2008 încă atârna ca o umbră asupra sferei de business românească: ”Am început această afacere în perioada în care se mai simțeau efectele crizei economice din 2008, a fost un început destul de greu din punct de vedere finanaciar. Prețurile erau în continuă scădere, termenele de plată a facturilor erau întârziate foarte mult. Cu toate acestea primul an de activitate, mai exact 6 luni, am încheiat pe profit, mic totuși, dar era un început pe plus”.

Când l-am întrebat pe Geo care a fost primul lui contact cu tehnologia, mi-a răspuns amuzat: ”Permițându-mi o glumă, primul contact cu tehnologia l-am avut în copilărie utilizând butoanele de la radio sau televizor, apoi telecomandă de la televizorul color și de la video player. Însă am început să folosesc tehnologia utilizată în show-biz și în industria entertainment-ului  încă din anii tinereții, 19-20 ani, când am debutat ca DJ în discotecile din orașul meu natal. Ulterior am făcut cunoștință cu tehnologia digitală utilizată în rețele de televiziune prin cablu atunci când am lucrat în cadrul unei companii ce a dezvoltat prima rețea digitală de televiziune prin cablu din orașul Țăndărei, Ialomița, orașul meu natal”.

Geo a urmărit-o îndelung pe mama sa, contabil de profesie, care se chinuia toată ziua cu formulare tipizate și cu calcule tradiționale pe hârtie. A văzut în filme primele calculatoare și de atunci se întreba cum pot fi folosite și în scopul ușurării muncii contabile: ”Conștientizarea necesității digitalizării anumitor procese a venit foarte devreme în anii adolescenței când vedeam ce muncă titanică depunea mama, contabilă fiind, în realizarea situațiilor contabile pe formulare de hârtie, prin utilizarea creionului și a calculatorului de birou sau unităților de calcul, niște mașinării pe care se efectuau calculele sumelor contabile și printarea lor pe o bandă de hârtie – ceva asemănător cu casele de marcat de astăzi. Vedeam prin filmele americane primele generații de computer și gândeam cum ar putea fi acestea utilizate în activitatea economică. Și azi chiar trăiesc aceste realizări ale tehnologiei”.

Am început această afacere în perioada în care se mai simțeau efectele crizei economice din 2008, a fost un început destul de greu din punct de vedere finanaciar

Geo a folosit multe prgrame utile afacerii sale, bazându-se pe tehnologie pentru a-și ușura viața și munca. L-am întrebat care i-au plăcut și cu ce a lucrat cel mai mult: ”Aici ar fi multe de spus, începând cu primele cursuri de FoxPro și urmând cu administrarea bazei de date de clienți a companiei de cablu tv la care am lucrat, până în prezent când utilizez diferite soft-uri de la cel pentru facturare și evidența contabilă clienți până la cele specifice activității mele, soft-uri de editare imagine, mapping pentru videoproiecții, regie video, etc. Facturarea online pe care o folosesc acum mi-a fost propusă spre testare de cei de la Smart Bill, al căror soft l-am utilizat încă de începutul afacerii”.

Programul i-a plăcut, de acolo a mai fost doar un pas: ”Decizia finală a venit însă atunci când trebuia să întocmesc o factură pentru un client iar eu eram prins în organizarea unui eveniment corporate. Atunci a trebuit să plec de la eveniment până la birou unde aveam calculatorul pe care îl utilizam pentru facturare, să întocmesc factura și să mă întorc din nou la eveniment”.

Evident siguranța datelor este cea mai mare temere din mediul online

Pentru Geo softul ideal trebuie în primul rând să fie foarte accesibil. Nu vrea să-și piardă vremea cu interfețele, vrea să muncească eficient și rapid: ”Programele pe care le folosesc trebuie să fie ușor de utilizat, să fie sigure că și protecție a datelor, să fie realmente utile in activitatea mea. Știți circulă și o glumă în mediul online: «A user interface is like a joke, if you have to explain it, it’s not that good» (râde)”.

”Influența internetului și a smartphone-urilor în afaceri este imensă. Dacă nu ești prezent pe internet, online pe motoarele de căutare, pe rețele de socializare, nu prea exiști”, mai spune Geo.

Soluția cloud de facturare a fost una dintre cele mai bune decizii pe care le-a luat. Îi permite să fie permanent în mișcare și să-și folosească în mod eficient timpul: ”În primul rând este vorba despre mobilitate, nu trebuie neapărat să fiu la birou pentru a face o factură sau pentru a oferi niște informații contabilei cu care lucrez. În al doilea rând nu mai trebuie să folosesc un computer dedicat soft-ului de contabilitate”, a conchis bărbatul.

Smart Business caută acele afaceri din domenii diverse care folosesc tehnologii noi pentru a crește. Într-un mediu de afaceri în continuă schimbare, digitalizarea nu mai este o opțiune, ci o obligație pentru a reuși să faci business mai ușor. În proiectul editorial Smart Business, start-up.ro vrea să descopere povestea acelor afaceri care au trecut de la tradițional la digitalizare și să descoperim metodele „smart“ prin care cresc.