Soluții practice pentru GDPR, ca să nu te ia „prin surprindere”

Aceste soluții te vor ajuta să îți adaptezi afacerea la normele impuse de noul regulament GDPR. Există multe explicații disponibile în online cu privire la noile modificări legislative, dar nu atât de multe sunt și soluțiile despre cum exact pot fi puse în practică. Iar dacă vorbim despre startupuri și afaceri antreprenoriale, multe dintre acestea nu își permit să angajeze un consultant.

Deși poate părea complicat, nu este imposibil ca soluțiile tehnice să fie implementate chiar și în câteva săptămâni. Așa că astăzi îți propunem câteva sfaturi care te vor ajuta să îți adaptezi afacerea la normele GDPR.

Conform Regulamentului, majoritatea companiilor vor avea un sistem CRM care stochează informațiile despre clienții lor. Cu toate acestea, este probabil că vor exista situații în care date personale să se găsească pe mai multe dispositive sau în diverse locațiile online.

Regulamentul GDPR - identifică unde ai date personale

În acest caz, trebuie să identifici toate aceste locații în care este posibil să existe date personale. Fă o listă cu toate punctele de contact cu clienții voștri, în care este probabil să fi făcut schimb de informații. În cele din urmă, cere angajaților să-și verifice dispozitivele și căsuțele poștale pe care pot avea date personale despre clienți, după cum sugerează CEO-ul unei companii specializată în acest domeniu.

După ce ai făcut asta, următorul pas este să convertești toate informațiile într-un singur format. Companiile mari le pot transfera în sistemul CRM sau cel pe vânzări. Pentru companiile mici, o soluție potrivită ar fi Google Sheet. Din păcate, această etapă ar putea să îți ia mult timp și nu este dintre cele mai captivante. Dar beneficiile pe care le are și banii pe care îi economisești o fac să merite efortul.

Regulamentul GDPR - fii atent ce date colectezi

Unul dintre obiectivele GDPR este ca organizațiile să fie mai chibzuite cu privire la datele pe care le colectează. În esență, se face trecerea de la colectarea informațiilor pentru propriul interes la cele care sunt cu adevărat necesare. O abordare similară trebuie aplicată și în cazul datelor pe care le deții deja.

În oricare dintre situații te-ai afla, șterge informațiile care nu îți sunt utile în prezent și de care nu vei avea nevoie nici în viitor. Cu cât mai puține date stochezi, cu atât este mai mic este riscul unor încălcări. De asemenea, nu uita să ștergi toate copiile informațiilor care există în afara noului spațiu de stocare. 

După ce am explicat procesele, ar fi cazul să vorbim și despre tehnologia pe care o folosești și utilitatea ei. Dacă observi că sistemele pe care le ai la dispoziție îți îngreunează munca, ar trebui să iei în calcul schimbarea acestora. Este o investiție mare acum, dar cu rezultate vizibile pe termen lung.

La fel de important este să vezi dacă tehnologia ta este suficient de flexibilă pentru a se adapta la o nouă strategie sau ofertă de produse. În cele din urmă, informează-te să vezi dacă sistemul tău îți permite să transferi imediat datele personale către clienți sau să le ștergi complet, după cum indică GDPR.

Instruiește-ți angajații

Abia în acest stadiu ești pregătit să cauți consultanță sau soluții tehnice care să se potrivească exact pe nevoile tale.

Toate acțiunile menționate vor fi inutile dacă nu te asiguri că și angajații tăi înțeleg și respectă noile proceduri. Ceea ce va reduce considerabil riscul este impunerea unor restricții în rândul persoanelor care pot accesa, colecta, stoca și manipula informații despre client. De asemenea, trebuie limitată și interzisă copierea și stocarea datelor pe dispozitive personale sau în alte locuri decât cele autorizate.

În cele din urmă, cea mai bună abordare este instruirea angajaților din companie cu privire la responsabilitățile și amenzile care ar putea fi aplicate pentru încălcarea normelor GDPR.