Oana Coșman
Declanșarea pandemiei de coronavirus ne-a făcut să ne dăm seama de necesitatea facilitării unui mod de lucru digital, cu fluxuri de aprobare și semnare a documentelor de la distanță.
”Una dintre prioritățile noastre este să aliniem portofoliul de soluții și servicii la cererea pieței și la specificul momentului. În contextul actual, ne concentrăm atenția pe soluții care să sprijine lucrul de la distanță și să asigure bunul mers al organizațiilor, indiferent de locul unde se află angajații și partenerii de business”, afirmă Andreea Mocanu, Manager Soluții și Servicii IT, Konica Minolta Business Solutions România.
Aplicația DocuSign oferă o modalitate simplă, rapidă și sigură de semnare electronică a oricărui tip de document în format digital de pe dispozitivele mobile, oricând și de oriunde, astfel încât afacerea să poată merge mai departe, indiferent de condiţii.
De la contracte cu clienţi, până la deschideri de cont şi facturi, DocuSign este recunoscută printre cele mai bune în lume pentru efectuarea semnăturilor electronice în deplină siguranţă, fiind certificată ISO 27001 SSAE 16 și respectând cerințele eSign Act. Prin intermediul platformei DocuSign, documentele sunt criptate pentru un transfer electronic, mai sigur decât procesul de semnare a documentelor pe hârtie.
”În acest moment, una dintre cele mai solicitate soluții este cea de semnătură electronică, deoarece facilitează tranzacțiile comerciale între companii, reducând durata necesară semnării contractelor și costurile cu transportul documentelor în format fizic, precum și riscurile asociate. Am ales să includem în portofoliul Konica Minolta soluția DocuSign, una dintre cele mai apreciate platforme de semnătură electronică din lume, pentru ușurința în utilizare, multiplele opțiuni de configurare și, cel mai important, pentru siguranța oferită. Așadar, în acest moment, oferim clienților noștri soluții complete pentru managementul electronic al contractelor, de la crearea până la aprobarea și semnarea lor, fluxul fiind în întregime digitalizat”, adaugă Andreea Mocanu
DocuSign permite atât semnarea documentelor de către inițiator, cât şi colectarea în siguranţă a semnăturilor de la partenerii implicaţi. Se elimină astfel o mulţime de activităţi purtătoare de costuri, timpi de pregătire, precum și posibile breşe de securitate cauzate de tipărirea documentelor, scanarea și depozitarea lor, în vederea semnării.
Utilizatorii platformei DocuSign își pot crea simplu și rapid semnătura electronică sau inițialele, direct cu mouse-ul sau cu degetul pe ecran, ori prin încărcarea în sistem a unei imagini cu semnătura olografă personală. Soluția permite semnarea documentelor chiar și atunci când utilizatorii nu sunt conectați la internet.
Platforma este complet auditată pentru a analiza cine a semnat documentul, când și de unde. Astfel, utilizatorii primesc automat notificări, ori de câte ori un nou document trebuie semnat sau a fost aprobat de către partenerii implicați.
