Vera Iurcu
Potrivit companiei, soluția de management al documentelor a atras peste 40 clienți noi și s-a extins în 8 noi județe în ultimul an. În prezent, aplicația dezvoltată de Zitec este utilizată de peste 3500 de utilizatori din 170 de companii private și instituții publice din 36 de județe din România. Din datele companiei, în topul primăriilor cu cel mai mare număr de documente înregistrate se numără: Roman (54.000), Moinești (48.000) și Horezu (23.000).
Regista este o aplicație completă de registratură care ajută în lupta împotriva cozilor de la ghișee. Aceasta asigură gestiunea electronică a registrului de intrări și ieșiri din organizațiile cu flux mare de documente, adresată companiilor mici și mijlocii și instituțiilor publice, simplificând astfel interacțiunea cu clienții, respectiv cetățenii.
Regista funcționează ca o platformă Software as a Service (SaaS), utilizând tehnologia cloud computing Microsoft Azure. Prin această tehnologie, utilizatorii pot beneficia de control total asupra funcțiilor aplicației, având acces rapid la informații datorită interfeței intuitive. Regista permite controlul documentelor de registratură, distribuirea eficientă a informațiilor, precum și generarea facilă și accesul instant la rapoarte specifice. Aplicația nu necesită instalare și poate fi utilizată direct în browser, iar datele beneficiază de securitate completă și back-up.
„Aplicația Regista dezvoltată de echipa Zitec ușurează cu mult activitatea din companii sau instituții publice, facilitând atât o comunicare optimă între departamentele organizației, cât și cea între funcționari și cetățeni, pentru o rezolvare rapidă și organizată a solicitărilor. Aplicația a fost gândită de la început ca o soluție pentru clienții noștri care vor să reducă birocrația și să salveze mai mult timp pentru alte activități”, a declarat Alexandru Lăpușan, CEO și cofondator Zitec.
„În calitate de operator de salubritate care lucrează cu aproape 30.000 de clienți, atât persoane fizice cât și juridice, gestionăm un număr foarte mare de documente de diverse tipuri, iar provocările legate de managementul acestora au devenit, de-a lungul timpului, din ce în ce mai mari. Din acest motiv, am apelat la soluția Regista și, astfel, procedurile de lucru implementate în cadrul societății noastre au fost mult simplificate. Pe lângă accelerarea și eficientizarea proceselor, aplicația a scurtat timpul de răspuns pentru petiții, a facilitat accesul la informații și a permis fiecărui compartiment să își gestioneze singur documentele, reducând astfel birocrația”, declară Mihai Butari, director general al S.C. Salubritate Craiova.
Noile funcționalități ale aplicației
Începând cu acest an, specialiștii Zitec au adus aplicației noi funcționalități. Pentru optimizarea managementului documentelor, a fost adăugat un flux de trimitere al documentelor de la un departament la altul pentru rezolvare. O altă caracteristică nouă a Regista constă în verificarea automată a documentelor adăugate cu cele deja existente. Aceasta a fost implementată pentru a atenționa utilizatorii asupra unui document deja introdus în aplicație, evitând eventualele înregistrări duplicate.
Mai mult, de anul acesta, utilizatorii pot adăuga multiple fișiere electronice (în formatele .pdf, .jpeg, sau documente Word și Excel), dar și comentarii despre ceea ce reprezintă fișierele sau despre respectiva activitate.
Potrivit Zitec, una dintre cele mai importante capabilități ale Regista, ce vine în sprijinul administrației publice locale, este posibilitatea publicării Hotărârilor Consiliului Local pe site-ul primăriei (obligatorie din punct de vedere legal), în mod automat.
