Lectură de 8 min
Textele publicate în categoria Subiectiv sunt responsabilitatea autorilor, fiind opinii asumate de aceștia. Dacă vrei să afli mai multe opinii ale specialiștilor, urmărește categoria Subiectiv.
Mihail Lazaroae este Project Manager la InsightsRomania, cu peste zece ani experiență în funcții de director general în companii de producție industrială și de președinte în consilii de administrație ale unor societăți pe acțiuni cu structuri de guvernanță corporativă, listate la BVB.
În afaceri, succesul depinde în mare măsură de doi factori - de eficiență - care înseamnă cât de bine știu oamenii din organizație să respecte procedurile de lucru pentru a obține rezultatele așteptate și - de eficacitate - care vine atunci când angajații își îndeplinesc sarcinile fără a pierde timp, efort sau resurse.
Atunci când fac parte din afacere - eficiența și eficacitatea - pot părea sinonime, dar de fapt nu înseamnă același lucru. Ca să înțelegem mai bine diferența dintre ele ar fi util să ne răspundem la o întrebare simplă și anume dacă facem lucrurile corecte. Motivul pentru care aceasta este o întrebare atât de importantă se datorează faptului că eficacitatea în afaceri constă în a te asigura că organizația pe care o conduci urmărește obiectivele corecte, cele care îi sunt cu adevărat importante.
Elementele de eficacitate organizațională se referă la a afla cum putem fi mai eficienți utilizând mai puține resurse, precum și mai puțin timp și mai puțini bani, pentru a atinge același obiectiv. Eficacitatea organizațională se bazează pe timp, pe efort și este măsurabilă. O alta întrebare pe care trebuie să ne-o punem atunci când încercam să determinăm eficacitatea este următoarea: cum pot maximiza rezultatele dorite, folosind cea mai mică sumă de bani și timp?
Trebuie să te uiți apoi la cât de eficient ești și de asemenea la cât de eficace ești în a-ți servi clienții, deoarece atât eficacitatea și eficiența stimulează productivitatea. Eficacitatea trebuie să fie pe primul loc atunci când vorbim de productivitate. Trebuie să ne asigurăm că toate obiectivele se îndeplinesc și ca ele servesc scopului.
Țintele sunt realizări pe termen scurt, obiectivele sunt realizări pe termen lung, iar scopul este acela de a-ti servi clienții în moduri care să le satisfacă nevoile și dorințele.
Să începem așadar prin a analiza dacă facem lucrurile corecte și dacă le solicităm angajaților noștri să facă lucrurile importante. Ca executiv, mai mult ca sigur că niciunul dintre noi nu lucrăm cu resurse nelimitate, deci trebuie să găsim noi modalități de a utiliza corect resursele pe care le avem.
De exemplu, dacă suntem producător industrial, e bine să ne întrebam dacă toate sarcinile angajaților nostri contribuie la producție sau dacă unele sarcini, cum ar fi spălarea autovehiculelor companiei sunt cu adevărat relevante.
Să ne asigurăm că oamenii noștri sunt eficace și sunt angajați în activități care să-i apropie de obiectivele companiei. Să le re-examinăm sarcinile și să stabilim dacă există o modalitate mai bună de a le îndeplini. De exemplu, să urmărim ce fac oamenii din logistică. Poate că își petrec cea mai mare parte a timpului plimbându-se prin depozit căutând produse.
Să le oferim modalități noi de a-și face munca prin digitalizarea proceselor, să le punem la dispoziție canalele de comunicații simplificate și chiar sa le rearanjam mediul fizic. Odată ce ne asigurăm că angajații sunt atât eficace cât și eficienți, vom vedea cu siguranță o creștere a productivității.
Ar trebui să începem apoi să măsurăm această productivitate zilnic, săptămânal și lunar. Pentru asta putem utiliza valori cum ar fi numărul de unități produse, vânzări sau sondaje de satisfacție a clienților. Având în vedere eficiența și eficacitatea, vom putea stabili câteva măsuri de bază pentru îmbunătățirea continuă a productivității.
Cu elementele de bază existente, putem apoi crește stimulentele pentru oameni, ca urmare a productivității mai crescute. Acestea pot lua forma unor comisioane crescute pentru vânzările peste nivelurile actuale, bonusuri pentru atingerea unor cote de producție mai mari și creșteri salariale pentru creșteri susținute ale productivității. Cu astfel de stimulente, angajații își vor putea găsi propriile modalități de a deveni mai eficienți și mai eficace, crescând astfel productivitatea companiei.
Așadar, diferența principală dintre eficacitatea organizațională și eficiență constă în faptul că putem utiliza eficacitatea pentru a evalua aproape fiecare proces al afacerii. Eficacitatea o putem întotdeauna lega de costurile financiare și de rezultatele realizării a ceva. Eficacitatea este deosebit de importantă atunci când vine vorba de măsurarea rentabilității investiției în marketing și vânzări.
Studiile, prezentările, discuțiile sau articolele legate de modul în care companiile pot rămâne competitive și relevante în piață, pe măsură ce lumea devine din ce în ce mai digitală, ne arată că transformarea digitală devine imperativă pentru noi toți.
Dezvoltarea rapidă a tehnologiilor digitale și cantitatea extraordinară de date pe care dispozitivele și aplicațiile le pot colecta, procesa și prelucra aproape instantaneu, determină din ce în ce mai mult companiile să-și transforme radical arhitectura de afaceri.
Inovațiile disruptive, obligă astfel companiile să-și adapteze modelele de afaceri și procesele de producție la noile cerințe. Pentru adoptarea noilor tehnologii, managerii trebuie să-și planifice în avans etapele și să devină designeri activi în elaborarea noii arhitecturi a companiei.
Procesul de transformare digitală este mai mult decât o simplă schimbare prin implementare a vreunei soluții noi sau o modernizare a sistemelor existente. De aceea solicită companiilor o strategie de transformare digitală.
Astazi, nimeni nu mai poate construi o afacere excelentă singur și indiferent dacă este un start-up sau o companie cu notorietate, accesul la consiliere de înaltă calitate îi poate spori șansele de success.
Echipele executive care au nevoie de sfaturi si le pot obține de la consiliul lor de administrație, consultanți independenți sau din ce în ce mai mult, de la consilii consultative. În condiţiile în care companiile vor să rămână competitive pe o piaţă mereu în schimbare, importanţa guvernanţei corporative va creşte în următorii ani, iar un sistem de guvernanţă corporativă eficient poate fi un atu pentru atragerea de capital financiar, dar şi uman.
Guvernanţa corporativă reprezintă un ansamblu de reguli prin care companiile sunt gestionate intern şi supervizate de un consiliul de administraţie, cu scopul principal de a proteja interesele tuturor părţilor implicate. În acest fel, guvernanţa corporativă furnizează structura prin care sunt stabilite obiectivele unei companii, asigură mijloacele de atingere a acestora, precum şi monitorizarea performanţei.
De regulă, fiecare companie funcționează cu un consiliu de administrație iar pe măsură ce companiile cresc, fondatorii lor tind din ce în ce mai mult să acorde ajutor echipelor executive în luarea deciziilor importante prin intermediul unui consiliu consultativ format din consilieri externi.
Un consiliu consultativ este un grup informal de consilieri separat de consiliul de administrație al unei companii. După cum sugerează și numele, un consiliu consultativ oferă consiliere echipei executive și nu ia decizii pentru aceasta. Funcția sa cheie este de a oferi sfaturi strategice şi operaționale fără caracter obligatoriu cu privire la modul de gestionare, creștere sau tranziție a companiei.
Spre deosebire de un consiliu de administrație, un consiliu consultativ este numit de companie, nu de acționari. Consiliile consultative sunt formate din consilieri externi care au o experiență relevantă în industria în care e activă compania.
De obicei, un consiliu consultativ include membri independenți adesea experți din industrie, experți în marketing, experți în transformare organizațională, experți în transformare digitală, consilieri financiari și avocați, după caz.
Un consiliu consultativ structurat corespunzător poate oferi orientare sau soluții neobligatorii, dar relevante, și să ofere drept asistență pe orice zonă de expertiză, de la marketing la gestionarea resurselor și până la influențarea direcției companiei.
Reuniunile dintre echipa executivă şi consiliul consultativ sunt regulate și au loc de regulă lunar, într-un format mai flexibil decât cele dintr-un consiliu de administrație.
Schimbarea implică implementarea unor modificări sau îmbunătățiri de mică anvergură, uneori ele putând fi și ceva mai complexe. În timp ce schimbarea poate afecta sau nu întreaga organizație, transformarea se concentrează pe un portofoliu consistent de schimbări, care se intersectează între ele, avand drept scop reinventarea organizației în ansamblul ei.
Schimbarea se concentrează mai mult pe executarea unei schimbări predefinite iar transformarea caută să descopere sau să inventeze un model de afaceri privind către viitor.
Schimbarea se monitorizează și se întreține în mod constant, pe cand transformarea este aproape întotdeauna mare și semnificativă. Este posibil ca transformarea să nu necesite întotdeauna influența externă pentru a se menține, dar necesită schimbări fundamentale din interior.
Transformarea este mult mai imprevizibilă și ca atare, implică un risc semnificativ mai mare decât schimbarea. Pentru mai multă claritate e bine sa spunem că inițiativele de schimbare pot fi incluse într-o transformare, dar nu și invers.
Transformarea afacerii este o inițiativă condusă de managementul executiv care schimbă fundamental modul în care funcționează organizația. Este o abordare care încearcă să alinieze activitățile organizației legate de oameni, procese și tehnologie cu o strategie șau o viziune nouă de afaceri.
Transformarea este adoptată pentru a face organizația sustenabila si mai rezistentă în viitor. Spre deosebire de schimbare care reprezintă deseori o abordare de reducere a costurilor, transformarea afacerii își propune să aducă beneficii substanțiale atât pe dimensiunea veniturilor, cât și a costurilor.
Având în vedere confuzia din jurul transformării, poate este cel mai ușor de înțeles atunci când ea este pusă în contrast cu schimbarea. Cand vorbim de transformare digitală, înțelegem remodelarea afacerii, iar când facem referire la tranziția digitală ne referim la o succesiune de schimbări de mai mică amploare.
Chiar dacă managementul schimbării duce la succes în cazul unor schimbări date în cadrul portofoliului de transformare, transformarea generală ar putea eșua.
Deoarece transformarea implica un risc ridicat, alinierea corectă a oamenilor, a proceselor și a tehnologiei este esențială. Inițiativele de schimbare pot reuși și fără o aliniere suficientă, dar transformarea necesită un set de capacități mult mai larg.
Transformarea necesită o coordonare mai dinamică a resurselor (atât umane, cât și financiare), o colaborare mai puternică între departamente și o comunicare continuă pe măsură ce transformarea progresează.
Important de reținut ar fi ca transformările cu o implicare puternică a CEO-ului ghidat de un consiliu consultativ extern au șanse mai mari să reușească.
Peste 10 ani, Director General în companii de producție industrială și Președinte în Consilii de Administrație al unor societăți pe acțiuni cu structuri de guvernanță corporativă, listate la BVB. https://www.linkedin.com/in/lazaroae/
Mihail Lăzăroae
