Alexandra Ciornei
TenderCraft își propune să reducă timpul de lucru pentru echipele de bidding și să faciliteze accesul la contractele publice mai ușor pentru companii, în special pentru IMM-uri.
„Scrierea ofertelor a fost întotdeauna un proces complex, rigid și care consumă multe resurse. Problema este cunoscută de ani de zile, dar abia odată cu maturizarea agenților AI a devenit posibilă o automatizare efectivă”, a spus Valentin Rusu într-un interviu pentru start-up.ro.
O noapte cu o matrice de conformitate de 500 de pagini
Ideea TenderCraft a pornit dintr-o problemă trăită de Valentin Rusu. Acesta a povestit că atât el, cât și partenerii cu care lucra erau implicați constant în procese de licitații publice, unde echipe întregi erau dedicate scrierii ofertelor.
„Atât noi, cât și partenerii noștri scriem zeci de oferte în fiecare an, cu departamente întregi dedicate exclusiv procesului de bidding.”
Volumul de muncă și presiunea erau mari, iar rezultatul final depindea adesea de detalii aparent minore.
„Îmi amintesc o noapte în care întreaga echipă verifica manual o matrice de conformitate de peste 500 de pagini, temându-ne că o singură bifă lipsă ne va descalifica. După săptămâni de muncă, totul putea să cadă din cauza unei omisiuni de formă.”
Această situație este frecventă în achizițiile publice, unde cerințele tehnice și juridice sunt extrem de stricte, iar orice greșeală procedurală poate elimina un ofertant din competiție, a explicat Valentin care a decis să găsească o cale prin care să automatizeze tot procesul.
Licitațiile publice, un proces cu șanse mici pentru companii
Complexitatea sistemului de achiziții publice nu este doar o percepție a companiilor, ci un fenomen documentat la nivel european.
Potrivit datelor Comisiei Europene, aproximativ 80% dintre IMM-urile europene nu participă deloc la achiziții publice, principala barieră fiind dificultatea procesului de aplicare. Chiar și pentru companiile care participă, șansele de câștig rămân relativ mici.
„Scrierea unei oferte pentru achiziții publice este, în prezent, un pariu de tipul <<totul sau nimic>>. Complexitatea documentațiilor, volumul de muncă și riscul permanent de descalificare fac ca acest proces să fie extrem de dificil de gestionat, chiar și pentru companii mature. O singură eroare de procedură îți poate anula luni de muncă.”
În România, media ofertelor depuse este de aproximativ 12 pentru fiecare procedură. Asta înseamnă o probabilitate de câștig sub 10% pentru fiecare participant, în condițiile în care pregătirea unei oferte poate consuma săptămâni de muncă, a adăugat Valentin.
În paralel, regulile din piață evoluează. Directivele europene pun din ce în ce mai mult accent pe raportul calitate–preț, nu doar pe oferta financiară. În multe proceduri, metodologia, echipa și expertiza pot reprezenta până la 60% din punctaj.
„Se introduce obligativitatea matricii de conformitate în procedurile publice (pe scurt, tabelul prin care demonstrezi punct cu punct că respecți cerințele caietului de sarcini), deja aplicată în majoritatea statelor europene. Iar Uniunea Europeană încurajează explicit participarea IMM-urilor, în condițiile în care piața este dominată de un număr mic de ofertanți recurenți.”
În acest context, documentația devine mai complexă, iar rolul unei descrieri bine argumentate crește semnificativ. Însă, dincolo de scriere, finanțarea este un alt blocaj.
„Un contract de milioane de euro, fără plăți intermediare pe o perioadă de trei ani, poate bloca cashflow-ul chiar și într-o companie matură. Practic, și dacă câștigi licitația, trebuie să ai capacitatea financiară să susții proiectul singur până la finalizare. De aceea, accentul rămâne pe cele două mari probleme reale din achiziții: scrierea ofertelor și finanțarea proiectelor.”
Cum funcționează TenderCraft
TenderCraft încearcă să automatizeze mai multe etape din procesul de aplicare la achiziții publice, însă nucleul platformei este scrierea ofertelor.
Cea mai consumatoare etapă din proces este completarea matricii de conformitate, tabelul în care ofertantul demonstrează punct cu punct că respectă cerințele din caietul de sarcini. În mod tradițional, acest proces presupune citirea manuală a unor documente foarte lungi și extragerea manuală a cerințelor, după cum a explicat Valentin.
Platforma TenderCraft preia documentația licitației, extrage automat cerințele și generează matricea de conformitate. În paralel, analizează documentele companiei - proiecte similare, CV-uri, certificări sau formulare financiare - și precompletează răspunsurile.
„TenderCraft preia automat procedurile din SEAP, extrage cerințele și generează matricea de conformitate. În paralel, folosește documentația companiei pentru a construi oferta. Expertul validează, ajustează unde e nevoie și exportă documentația finală.”
Potrivit echipei TenderCraft, aproximativ 90% din efortul de redactare și precompletare poate fi realizat automat de AI în scenariile standard.
O echipă de agenți AI pentru procesul de bidding
Una dintre diferențele față de alte instrumente existente este arhitectura platformei. Practic, TenderCraft funcționează ca un sistem de agenți AI specializați.
„TenderCraft funcționează ca o echipă de agenți AI, fiecare cu un scop bine definit. Unii se ocupă de citirea documentației și extragerea cerințelor, alții verifică proiectele, CV-urile sau certificările companiei pentru a formula răspunsuri concrete”, a spus Valentin.
Platforma este antrenată pe un set de date extins din domeniul achizițiilor publice - peste 1.000 de oferte reale, aproximativ 5.000 de licitații adnotate și alte câteva mii de proceduri analizate și validate ulterior de experți.
„Acest dataset ne permite să antrenăm modele proprii, antrenate specific pe achiziții publice reale, nu pe exemple generice.”
Decizia rămâne la expert
Deși automatizarea este un element central al platformei, echipa TenderCraft consideră că rolul expertului uman rămâne esențial.
„Aproximativ 90% din efortul de redactare și precompletare este realizat de AI, însă decizia rămâne întotdeauna umană. Platforma este construită astfel încât utilizatorul să înțeleagă de ce un răspuns a fost generat într-un anumit fel și pe ce surse se bazează.”
AI-ul generează conținutul inițial și structurează informația, dar validarea finală aparține utilizatorului, a spus Valentin. Platforma oferă trasabilitate între cerință, sursă și răspuns, astfel încât fiecare afirmație din ofertă poate fi verificată.
„TenderCraft nu este un generator de texte, nu este un chatbot. Este o platformă de lucru pentru echipele de bidding, cu AI ca layer (strat) operațional. Nu ne propunem să înlocuim experții în achiziții, ci să îi eliberăm de munca repetitivă și să le lăsăm decizia strategică”, a mai spus fondatorul companiei.
Un principiu important în dezvoltarea sistemului a fost limitarea erorilor generate de modelele AI.
„Platforma nu inventează. Există restricții explicite care blochează generarea de afirmații fără suport în sursele aprobate. Și pe zona de securitate, datele fiecărui client sunt criptate și segregate.”
Experiența echipei TenderCraft
Echipa din spatele TenderCraft combină experiență în inteligență artificială, inginerie software și proiecte publice.
Valentin Rusu, fondatorul startup-ului, are aproape un deceniu de experiență în inteligență artificială. A studiat inteligență artificială la University of Surrey și a făcut cercetare alături de profesorul Jean-Yves Guillemaut, în colaborare cu Moorfields Eye Hospital și UCL. Ulterior, a fost Head of AI la Heimdal Security, unde a contribuit la dezvoltarea mai multor patente internaționale în securitate cibernetică.
În echipa TenderCraft se află și Teodor Vijianu, data engineer și absolvent UCL, care a lucrat în cadrul BNR și a coordonat proiecte de digitalizare urbană în Europa Centrală și de Est.
„Împreună conducem o echipă de 10 ingineri software și AI și avem alături de noi consultanți din domeniul privat, experți în achiziții.”
Primele rezultate: peste 10.000 de utilizatori după lansare
Platforma a avut o lansare inițială în ianuarie 2026, iar primele rezultate arată un interes ridicat din partea pieței, a spus Valentin.
„Din ianuarie am adunat aproximativ 10.800 de utilizatori unici înregistrați pe platformă, dintre care 53% au rămas activi (revenind și folosind platforma cel puțin de două ori). Utilizatorii principali sunt consultanții în achiziții publice, specialiștii de bidding și managerii de business implicați direct în proces”, a spus Valentin.
Lansarea inițială a fost gratuită, o strategie care a permis echipei să creeze rapid o comunitate și să colecteze feedback constant.
„Oamenii din achiziții lucrează adesea sub presiune extremă, inclusiv în afara programului. Orice soluție care le reduce volumul de muncă este percepută ca o gură de aer.”
Unul dintre comentariile primite în timpul unui demo a rămas memorabil pentru echipă.
„Cel mai surprinzător feedback a venit de la un lider din industrie care ne-a spus <<este clar, în cinci ani meseria mea nu va mai exista>>. Nu credem într-o lume în care AI-ul înlocuiește oamenii, ci într-una în care oamenii care folosesc AI îi vor depăși pe cei care nu o fac. De aceea, întrebarea reală nu este dacă AI va schimba munca, ci cât de repede alegem să ținem pasul cu această schimbare.”
Planuri de extindere în Europa și obiectivul pentru 2026
TenderCraft a fost construit inițial bootstrapped (din resurse proprii n.red.), cu sprijinul unei investiții pre-seed private. Echipa pregătește în prezent o rundă de finanțare care să susțină extinderea produsului și intrarea pe alte piețe europene.
„Căutăm investitori care înțeleg GovTech-ul european și care pot aduce, pe lângă capital, acces la ecosisteme și parteneriate în piețele țintă. O bună parte din investiție va merge în extinderea echipei de AI și în adaptarea platformei la reglementările specifice fiecărei țări.”
România a fost folosită ca piață de testare și validare, iar startup-ul are deja parteneriate în Bulgaria și Ungaria, cu lansări comerciale planificate începând cu luna martie.
„Pregătim intrarea pe piețele din Germania, Franța și Danemarca alături de parteneri locali.”
Deși fiecare țară are reglementări proprii, logica procesului de achiziții publice este în mare parte similară la nivel european, mai ales după directivele de armonizare, a spus Valentin.
„Asta ne dă un avantaj: odată ce modelele sunt calibrate pe o piață, adaptarea la următoarea este incrementală, nu de la zero.”
Pentru 2026, obiectivul startup-ului este de a reduce timpul mediu de pregătire a unei oferte cu cel puțin 90% și prezența echipelor de bidding care folosesc platforma în cel puțin șase țări europene.
„Dacă reușim asta, înseamnă că am deschis ușa achizițiilor publice pentru mii de companii care astăzi nici nu încearcă. Obiectivul TenderCraft este ca firmele să concureze pe valoare și competență, nu pe cât de bine navighează birocrația”, a explicat Valentin.
