Totuși, volumul de muncă și responsabilitățile personalului din acest sector sunt uriașe, iar automatizarea proceselor poate simplifica și eficientiza operațiunile, poate reduce erorile umane și poate îmbunătăți transparența și controlul asupra capitalului firmei. Iată câteva soluții moderne care pot aduce beneficii semnificative firmelor de orice dimensiune:
Implementarea unui sistem software ERP
Un soft de contabilitate ERP oferă funcționalități de automatizare a sarcinilor manuale, repetitive și mari consumatoare de energie. Dacă taskurile de rutină ale angajaților vor intra în responsabilitatea programului de planificare a resurselor întreprinderii, va fi redusă nevoia de personal suplimentar, iar cei care lucrează în sectorul contabil se pot concentra mai mult pe activitățile care necesită gândire critică ori creativitate.
Automatizarea proceselor contabile elimină erorile de înregistrare manuală a datelor, oferă date financiare precise și garantează siguranța informațiilor prelucrate. Toate operațiunile specifice vor fi la un click distanță deoarece se pot folosi machete predefinite pentru introducerea rapidă a datelor, precum și chei de verificare a corectitudinii acestora și integrare cu celelalte module de vânzări, stocuri, producție, cumpărări, salarizare și retail.
Folosirea unei aplicații HCM
Cu ajutorul unei soluții HCM performante pentru gestionarea resurselor umane (Human Capital Management) angajații devin mai productivi și, implicit, performanți la locul de muncă. Concepută pentru departamentele de HR&Payroll, această soluție smart include module pentru administrarea personalului, calcul salarial, analiza indicatorilor de performanță, pontaj electronic sau centralizarea informațiilor cu privire la drepturile salariale și compensațiile financiare pentru fiecare angajat.
O aplicație HCM ajută organizația să gestioneze și să optimizeze resursele umane. Deși nu se concentrează în mod specific pe automatizarea proceselor contabile, poate pot contribui indirect la simplificarea și eficientizarea acestora. Softul HCM poate fi integrat cu o soluție de tip ERP, sisteme de contabilitate și automatizare a anumitor procese legate de personal și salarizare care au un impact asupra contabilității.
Gestionarea clienților printr-o soluție de tip CRM
Software-ul CRM (Customer Relationship Management) nu vizează direct automatizarea proceselor contabile, ci ajută compania să gestioneze și să optimizeze relațiile cu clienții, incluzând vânzările, marketingul și serviciile de asistență. Acesta poate contribui indirect la simplificarea și eficientizarea sarcinilor prin integrarea cu sistemele de contabilitate și automatizarea unor procese legate de vânzări, facturare și încasări.
O soluție CRM susține automatizarea proceselor contabile prin integrarea cu sistemul ERP, facilitând schimbul de informații financiare, monitorizarea și raportarea veniturilor și cheltuielilor legate de clienți, automatizarea procesului de generare, trimitere și urmărire a facturilor, precum și de înregistrare a plăților.
Aplicația CRM poate automatiza și procesele de aprobare a reducerilor sau modificărilor de prețuri, asigurându-se că informațiile financiare sunt actualizate în mod corespunzător în sistemele contabile și poate ajuta la administrarea cheltuielilor de marketing. Aceasta poate reduce timpul și efortul necesar pentru gestionarea facturilor și încasărilor și poate îmbunătăți precizia și viteza înregistrării tranzacțiilor financiare.
Utilizarea tehnologiilor DMS
Organizarea documentelor interne într-un mod eficient permite gestionarea facilă, controlul și trasabilitatea acestora. Departamentul de contabilitate centralizează un volum foarte mare de date și informații care trebuie clasificate și stocate în mod fizic în nenumărate dosare. Implementarea unui program DMS (Document Management System) contribuie la procesarea, stocarea, gestionarea și urmărirea documentelor electronice și a fluxurilor de lucru asociate.
Un program pentru managementul documentelor garantează un circuit sigur al datelor, oferă confort sporit utilizatorilor și permite automatizarea anumitor fluxuri de lucru contabile, cum ar fi aprobarea facturilor, procesarea comenzilor sau generarea rapoartelor financiare.
În concluzie, automatizarea proceselor contabile poate fi realizată prin diferite modalități. Acest concept ce vizează utilizarea tehnologiei, a sistemelor sau metodelor computerizate este esențial în contabilitate întrucât oferă economie de timp, control financiar și transparență, reducerea erorilor umane, analiză, conformitate, raportare și scalabilitate, fără să necesite resurse suplimentare și eforturi semnificative din partea personalului.
