Cum să îți conduci eficient din străinătate afacerea din România

De ce ai nevoie să reușești în afaceri? Nimeni nu știe rețeta exactă. Nici atunci când ai reușit deja, nu îți poți da seama exact ce ai făcut bine și ce nu ai făcut bine. Narcisa Chrstiansen este o româncă care s-a mutat în Danemarca și care își conduce afacerile de acolo cu ajutorul soluțiilor cloud.

Tânăra este importatoare de ceasuri de lux sub brandul ”Christina Jewelery and Watches”, iar pe lângă asta mai comercializează și accesorii pentru telefonul mobil, și anume renumitele Popsockets, care sunt extrem de populare în SUA.

Narcisa nu este la primele aventuri în afaceri, ea știind deja cu ”ce se mănâncă” acest domeniu din urmă cu câțiva ani: ”Lumea business-ului m-a fascinat mereu, prin natura dinamică, libertatea de a face alegeri și de a lua decizii. Prima experiență în lumea business-ului am avut-o în 2012 când am început importul primei ape de frumusețe din România, Beautywater Q10. Partenerul nostru cel mai mare, în acest caz, erau farmaciile Help Net, însă aveam și mici parteneri de retail sau vindeam online tratamentul de 30 zile. Această afacere a fost preluată de către o companie de distribuție doi ani mai târziu”.

Trecerea din offline în online

”În 2014, am adus brandul Christina Jewelry & Watches, deschizând un magazin în Mall Băneasa. L-am inchis un an mai târziu, deoarece m-am căsătorit și m-am mutat în Danemarca. În continuare, afacerea a trebuit să meargă mai departe chiar și în aceste condiții, și nu am fost afectați din punct de vedere al vânzărilor, ci probabil doar ca notorietate, pentru că nu mai aveam magazin fizic. Acum vindem ceasurile și bijuterile prin retaileri și direct de la showroom-ul nostru, dar mai ales online, pe site-ul oficial. Targetul dedicat este peste 25 ani, majoritar feminin, cu tendință de achiziție bazată pe calitate”, a adăugat aceasta.

În octombrie 2015 am devenit importatorii celui mai de succes accesoriu de telefon din America, numit Popsockets. Îl vindem în principal online, dar și prin reselleri mici. Anul acesta plănuim dezvoltarea la nivel național prin marii retaileri

Pe lângă ceasurile de lux produse în Elveția, spuneam că Narcisa comercializează și Popsockets, niște suporturi cu care apuci mai ușor de telefon, sau cu ajutorul cărora îl poți așeza în diverse poziții: ”În octombrie 2015 am devenit importatorii celui mai de succes accesoriu de telefon din America, numit Popsockets. Îl vindem în principal online, dar și prin reselleri mici. Anul acesta plănuim dezvoltarea la nivel național prin marii retaileri. Popsockets a cunoscut în ultimele luni o dezvoltare incredibilă, ca urmare a utilității pe care o dovedește fiecărui utilizator în parte, dar mai ales prin designul atractiv. Targetul principal sunt utilizatorii de telefoane, tinerii, ca dezvoltator de trend, dar și adulții, pe de altă parte, pentru achizițiile raționale”.

Narcisa îți conduce afacerea din Danemarca, însă nu are probleme în gestionarea treburilor de zi cu zi. Chiar dacă vinde în România, logistic vorbind ar trebui să îi fie mai greu. Însă soluțiile digitale o salvează de fiecare dată: ”Lucrăm cu multă implicare pentru că ne place ceea ce facem și produsele care le promovăm. Le acordăm o atenție deosebită clienților și asta s-a văzut în recurența achiziților.  Avem multe proiecte și dorim să ne extindem atât brandurile importate, cât și aria de activitate și, bineînteles, portofoliul de clienți. Muncim cu dedicare și motivație, atât în România, cât și din Danemarca, pentru România, și pot spune că formăm, de cele mai multe ori, o echipă unită în online”.

Procesul digitalizării a venit natural. Nu știu dacă neapărat vârsta sau contactul intens cu Occidentul au avut impact, însă clar declicul s-a produs ca urmare a mâhnirii pe care o am față de birocrația pur românească

Primele contacte cu tehnologia le-a avut în copilărie. De la programele timpurii de chat, până la jocurile de pe popularul 3310 până la platforma Microsoft Office și la smartphone-uri, pe care le-a cunoscut în timpul facultății: ”Personal pot spune că am fost fericita utilizatoare a unui calculator cu sistem MsDos, apoi mă fascina mIRC-ul și mesajele ascunse pe Nokia 3310, însă la propriu cred că de vreo 12 ani telefoanele au făcut adevărata diferență. Sistemele inteligente  cred că le-am cunoscut în facultate, când deja le foloseam frecvent ca metodă de studiu. Concret, am fost fascinată de funcționalitatea Excel, pe care încercam să îl absorb și care încă îl consider un sistem complex și extrem de util”.

”Procesul digitalizării a venit natural. Nu știu dacă neapărat vârsta sau contactul intens cu Occidentul au avut impact, însă clar declicul s-a produs ca urmare a mâhnirii pe care o am față de birocrația pur românească. Locuiesc în Danemarca și tot ce pot să spun că sistemul acolo este aproape 90 % digitalizat și funcționează pe baza civilizației, dată de cultură și educație”, a mai spus tânăra.

Eficiență în business

Eficiența e cuvântul cheie în orice business, iar Narcisa este conștientă de acest lucru. De aceea s-a orientat către tehnologie, pentru a-și face viața și gestionarea afacerii mult mai facilă: ”Cu toate astea, cred că cel mai important aspect pe care l-am urmărit a fost eficientizarea forței de muncă. Mai concret, voi da un exemplu: dacă în loc de un raport generat de un sistem, vom face un raport zilnic, scris manual, care ar dura 10 minute, vom însuma într-un an, aproximativ 400 ore sau 5 zile. Cam multe, nu? De aceea îmi place să cred că folosim acest timp pentru a analiza rapoartele generate de sistemele automate, pentru a evalua și crea strategii benefice firmei”.

Mai concret, voi da un exemplu: dacă în loc de un raport generat de un sistem, vom face un raport zilnic, scris manual, care ar dura 10 minute, vom însuma într-un an, aproximativ 400 ore sau 5 zile

În afară de platforma Office, orice afacere trebuie să fie în siguranță, mai ales când totul se întâmplă online. Necesitatea unui antivirus nici nu mai trebuie supusă dezbaterii, iar sistemele de gestiune și facturare sunt și ele nelipsite: ”Excelul este primul pe care l-am folosit aproape în tot ceea ce făceam și care, cred că, este un factor cheie, chiar de nelipsit, pentru toți antreprenorii. Outlook-ul este vital, un sistem anti-virus, și nu în ultimul rând, un sistem integrat de gestiune, contabilitate, și API pentru magazinele online. Cred că este util ca totul să fie stocat în siguranță, pe server sau Cloud”.

Narcisa Christiansen

Cât despre digitalizarea facturării, a auzit de Smart Bill de la un prieten și de atunci nu l-a mai lăsat din mână. Chiar dacă vindea ceasurile prin intermediul unui magazin fizic, tot i s-a părut interesantă această soluție. Când a trecut exclusiv în online, decizia era deja luată: ”Prima dată am folosit Smart Bill în urmă cu 4 ani, pentru o scurtă perioadă însă, deoarece aveam agenți pe teren și vindeau door-to-door, în principal. Ulterior, am avut magazinul din Băneasa și am lucrat pe un sistem care era potrivit pentru nevoile de atunci. De când nu mai avem atât de multe bonuri fiscale și capacitatea de facturare a firmei s-a mărit, m-am gândit că trebuie să găsim un sistem de eficientizare a metodei de facturare. Îmi doream să eliberăm facturile direct din platforma online și să pot scoate rapoarte în Excel, ceea ce vechiul sistem nu făcea întocmai. Am aflat de la un partener de Smart Bill și mi-am adus aminte că îl mai folosisem și mi-a plăcut. Acum pot spune că cel puțin 3 ore/ zi sunt eficientizată ca urmare a întroducerii sistemului API”.

Ulterior, am avut magazinul din Băneasa și am lucrat pe un sistem care era potrivit pentru nevoile de atunci. De când nu mai avem atât de multe bonuri fiscale și capacitatea de facturare a firmei s-a mărit, m-am gândit că trebuie să găsim un sistem de eficientizare a metodei de facturare

”Folosim Google Drive, însă cel mai eficient sistem cloud folosit este Microsoft Outlook 365. Este un sistem mereu la indemână, oricunde ai decide să lucrezi și nu numai”, îmi mai povestește Narcisa.

O afacere presupune multă migală. Nu orice platformă sau unealtă este potrivită, iar alegerea lor durează destul de mult. Trebuie să fii sigur că te pliezi perfect pe ce vrei să folosești și că nu arunci banii degeaba: ”Ca orice utilizator de online, încerc să găsesc serviciul compatibil nevoilor mele, și, slavă Domnului, astăzi există multe soluții. Sunt genul de persoană care prefer să stau o oră doar pentru a găsi metoda online cea mai simplă, în loc să fac munca manuală „de chinez” sau birocratică, apropo de întrebarea de mai devreme. Chiar dacă alegi un serviciu care pare inițial a fi compatibil nevoilor tale, de cele mai multe ori există probleme de cunoaștere a tuturor opțiunilor de eficientizare a acestuia. Punctual, cred că am doar o întrebare: «Cât de repede și cât de eficient poate lucra acest sistem în beneficiul meu și al business-ului meu?»”.

Decizii și achiziții

Deciziile îi aparțin Narcisei, însă idei poate avea oricine. Ea își conduce business-ul într-un mod deschis și ascultă orice propunere: ”Ca director general, eu iau deciziile de achiziție, însă suntem o firmă care funcționăm pe principiul egalității în idei, așa că angajații mei sunt, de cele mai multe ori, cei care îmi prezintă problemele, nevoile și propunerile lor, spre a-și ușura atât munca, cât și procesele interne de productivitate. Chiar dacă punem accent pe eficientizare, asta se întâmplă pentru că am descoperit cât de puternic poate fi mediul vânzărilor online și cât de important este să ai grijă de management, atunci când afacerea ta crește rapid. Cu toate astea, fiecare program nou într-o firmă vizează un beneficiu de natură economică, umană sau de marketing”.

Pot spune, că pe www.popsockets.ro traficul este de 60% provenit de pe un smartphone, iar pe www.christinadiamonds.ro este doar de 30 %

Traficul crește din ce în ce mai mult pe smartphone, însă trebuie să ai mare grijă la targetul tău. Depinde de tipul magazinului pe care îl deții: ”Având în vedere că activăm online, vindem accesorii de telefon și urmează să lansăm un site dedicat gadgeturilor, internetul și smartphone-ul sunt atuu-urile noastre și vom încerca să profităm cât mai mult de beneficiile pe care le oferă. Pot spune, că pe www.popsockets.ro traficul este de 60% provenit de pe un smartphone, iar pe www.christinadiamonds.ro este doar de 30 %. Cred că, un mare impact îl are targetul căruia te adresezi, iar vârsta, în acest caz, trebuie targetată de către diferitele tipuri de business. Într-un fel acționeză un copil care “s-a născut cu telefonul în mână”, comparativ cu un adult, cu studii superioare, care vizează contentul de calitate, accesat responsabil, conform nevoilor și raportat timpului”.

Iar lucrurile nu se opresc aici pentru Narcisa. Urmează și un al treilea proiect, care urmează să fie lansat luna viitoare. Experiența pe care a dobândit-o până acum o va ajuta pe viitor la gestiunea noului magazin online: ”Orice este nou pe piață ne atrage, însă dacă este și util atunci merită cumpărat. De aceea, tot ceea ce vom găsi nou pe piața internațională vom integra în noul proiect al firmei noastre, site-ul www.coolfactory.ro , pe care îl vom lansa pe 26 februarie 2017. Acest proiect s-a născut din dorința de a aduce în fața consumatorilor de online produse tehnologice inovative, care încă nu se găsesc în România și pe care noi le utilizăm și le găsim utile, sub deviza „smart shopping”. Așa că, vom profita de cunoștințele dobândite în ecommerce, cât și de experiența în domeniul gadgeturilor pentru a le integra în acest proiect frumos, pentru toți clienții care doresc un plus de noutate vs utilitate în viața lor. Și abia așteptăm să vedem impactul, pentru că avem pregătite câteva produse creative și inovative de excepție”.

Ce este Smart Business? Fiecare articol este despre antreprenori care au căutat să își digitalizeze serviciile de contabilitate și facturare, pentru a le fi mult mai ușor să își gestioneze business-ul. Proiectul este susținut de Smart Bill.