Redacția Start-up.ro
Acest articol a fost publicat prima oară de către Delia Mircea pe Contzilla.ro, site-ul care explică legislația și contabilitatea pe înțelesul tuturor.
---
Bugetul este un instrument utilizat pentru a aproxima care vor fi rezultatele viitoare ale companiei și totodată pentru a estima cash-flow-ul.
Acesta oferă informații conducerii cu privire la suma pe care o poate cheltui și valoarea încasărilor pe care se poate baza.
Analiza bugetului pentru anul încheiat
La analiza bugetului la final de an, poți să constați că ai avut depășiri sau din contra, buget nerealizat.
Această situație poate avea diferite cauze:
- Lipsa de acuratețe a datelor: în situația în care mediul în care operează entitatea se schimbă, structura de venituri și de costuri a acesteia poate să se modifice radical. De asemenea, evoluțiile imprevizibile ale ratei dobânzii, cursului de schimb și prețului mărfurilor pot conduce la inacuratete în bugetare.
- Timpul scurt disponibil: în multe companii , care desfășoară un complex de activități, pe diverse structuri, întocmirea bugetului se poate dovedi o activitate mare consumatoare de timp. Pentru eficientizare se poate construi o procedura de lucru și se poate implementa un soft adecvat.
- Discuții și anxietate între departamentele companiei: dacă un department nu își îndeplinește indicatorii din buget poate să considere vinovat de acest eșec un alt department pentru că nu a o oferit suportul corespunzător.
- Datorită faptului că un buget presupune cifre, tinde să concentreze atenția managementului doar asupra aspectelor financiare, neglijând celelalte aspecte necuantificabile în termeni monetari: calitatea serviciilor, modul în care sunt tratați clienții, care în final, sunt aspectele de baza care generează vânzări și profitabilitate.
Când se constată astfel de diferențe, conducerea entității trebuie să fie atentă la două tendințe care au efect negativ:
- Încercarea de a “păcăli” sistemul: managerii mai experimentați pot încerca să reducă în mod deliberat estimările cu privire la vânzări și să crească estimările privind cheltuielile pentru a obține diferențe favorabile față de estimări.
- Utilizarea bugetului alocat la maxim: o altă tendința care apare la sfârșit de an atunci când se constată că bugetul alocat nu a fost consumat integral este să se facă demersuri pentru a “cheltui” tot, existând teamă că dacă bugetul alocat nu a fost consumat, în anul următor, deparatamentul va beneficia de un buget mai scăzut.
Proiectarea bugetului pe anul următor
În primul rând, bugetul se recomandă a fi creat astfel încât să reproducă liniile din contul de profit sau pierdere. Această abordare prezintă avantajul că se pot face ușor verificări actual vs buget.
- Estimarea venitului: o abordare pragmatică pleacă de la rezultatele anului precedent, care se ajustează (în sensul creșterii sau scăderii) cu:
- constrângerile anului curent,oricare ar fi ele (cash limitat, posibilități de livrare limitate, etc) și
- estimările angajaților din vânzări;
Astfel rezultă venitul estimat pe anul curent.
- Estimarea salariilor
Conform cu nivelul prognozat al vânzărilor se poate estima numărul de angajați necesari pentru a susține acest volum crescut/scăzut de vânzări. Apoi, în funcție de importantă și experiență necesară fiecărei poziții se poate estima costul total al forței de muncă și al taxelor aferente.
- Cheltuielile administrative – se pleacă de la cheltuielile anului precedent la care se aplică eventuale modificări ale chiriei lunare , sau alte modificări estimate. Trebuie ținut cont de faptul că un număr mai mare de angajați determina o creștere a cheltuielilor cu utilitățile și eventual cu chiria, dacă spațial devine insuficient.
- Cheltuielile de producție – aici trebuie analizat : dacă va crește cheltuiala cu materiile prime : de exemplu, dacă în ultimii ani a existat o creștere cu 0.5% a prețului materiilor prime, se poate estima că această situație se va aplică și pentru anul următor, dacă va creștere cheltuiala cu transportul, un cost deloc de neglijat în structura costului de producție, etc.
La sfârșitul acestor operații rezultă o structura brută a bugetului la care se poate începe să e lucreze în detaliu pe tipuri de cheltuieli și de venituri.
În companiile mari fiecare departament este responsabil pentru o anumită estimare:
- Departamentul de resurse umane pentru costul forței de muncă;
- Departamentul de marketing pentru cheltuieli de reclamă și protocol;
- Departamentul administrativ pentru cheltuielile administrative.
