Inovația și cele 24 de #tool-uri pe care le folosesc zilnic

Este o perioadă extraordinară, în care putem să inovăm în voie, limita fiind doar puterea imaginației noastre. Dar și să dezvoltăm proiecte digitale care să aducă o valoare reală în viața noastră de zi cu zi. Iar pentru a face asta, avem nevoie să evoluăm și să devenim mai buni în fiecare zi.

Sunt șanse foarte mari să te fi găsit și tu în situația în care să visezi cu ochii deschiși la acel soundtrack perfect, care să îți răsune în căști, ajutându-te să te concentrezi. Acea linie de bass care să te bage în starea potrivită pentru a fi hiper-productiv. Cel mai probabil și tu i-ai cerut lui Moș Crăciun de câteva ori până acum, un elf magic din stocul lui secret, care să te ajute să îți organizezi săptămâna, ziua, ora, OKR-urile, KPI-ii, meetingurile, date-urile, ședințele, mailurile, Skype-urile și proiectele.

Din păcate, nimeni nu îți poate da asta, însă în ultimii patru ani, de când încerc obsesiv să găsesc noi metode de a îmbunătăți procesul de inovație internă, dar și inovație pentru clienții noștri, am descoperit și implementat în rutina zilnică o serie de tooluri care ne ajută să fim mai buni, mai rapizi și mai creativi.

În ultimul an, cea mai mare provocare pe care am avut-o la Grapefruit a fost îmbunătățirea proceselor și a comunicării între birouri (headquarterul și cea mai mare pare a echipei se află în Iași, în timp ce în București echipa este mai mica si accentul se pune pe client service, inovație și sales).

Așa că, după lungi încercări și eșecuri am găsit soluția optimă care pentru noi funcționează de minune. Pentru a ne fi mai ușor în definirea proceselor, am apelat la 6 hashtaguri.

#Communication: Într-o companie cu un număr relativ mic de oameni care lucrează Agile, din două birouri, comunicarea este o provocare continuă.

#Collaboration: pentru toate proiectele folosim echipe multi-disciplinare, care lucrează împreună pentru atingerea OKR-urilor și obiectivelor proiectelor dar și de business.

#Analytics: Inovația este un proces care pleacă de la o nevoie sau de la o problemă. Înainte să încep un nou proiect, îmi doresc să văd toate laturile problemei.

#Productivity: Mereu pun accent pe mai bine, însă caut să găsesc noi și metode de a lucra mai eficient.

#Social: Îmi place să fiu mereu la curent cu tot ce se întâmplă și să simt pulsul societății și a trendurilor. Așa că încerc să fiu cât mai activ pe LinkedIn, Facebook, Instagram, Angel List și Bere. Dacă tot am ajuns la subiectul asta, aștept să ne conectăm și să pornim o discuție.

#Read: Unul din principiile Grapefruit și The Beards este “Up or out”. Din acest motiv, accesul cât mai facil la informații este una din prioritățile mele.

În continuare, iată care sunt toolurile indispensabile în procesul de lucru de zi cu zi, în calitate de Chief Innovation Officer.

Slack

#communication | # collaboration | #productivity | #social

Screen Shot 2016-01-26 at 17.00.29

Slack este pentru comunicarea internă cu echipa, ce este Mia Khalifa pentru industria porno: o față nouă, care vine cu un suflu modern și fresh, deschis la integrări de tot felul, având singurul scop să îți facă viața mai frumoasă și mai ușoară. Serios acum, Slack este foarte versatil. La fel și Mia. Îți oferă posibilitatea să faci grupuri, să ai discuții private, poți să îl integrezi cu zeci de alte servicii de socializare, business sau entertainment. Astfel, poți primi atât mesaje interne, cât și notificări de la alte conturi pe care le ai (Twitter, Google Drive, Dropbox sau Soundcloud sunt doar câteva exemple). Evident că este disponibil și pe majoritatea device-urilor mainstream și poți fi conectat oricând, de oriunde.

PS: Nu uita să faci integrare cu /giphy și cu #magic8ball.

Skype

#communication

Pentru mine, Skype rămâne opțiunea numărul 1, 2 și 3 când vine vorba de video call-uri și de comunicat cu biroul de la Iași sau cu clienți din alte țări. Ceea ce deosebește Skype de alte servicii asemănătoare este calitatea video și audio a apelurilor sau conferințelor. Aplicația permite atât conferințe și convorbiri video/audio, cât și mesaje scrise (deși notificările la capitolul acesta cam lasă de dorit), transfer de date sau distribuirea insantanee de screenshoturi.

Appear.in

#communication | # collaboration

Pentru când avem nevoie să facem o video-conferință cu până la 8 oameni, rapid și super simplu. Partea super cool este că nu trebuie să instalezi nimic, dacă nu vrei și pentru a invita participanți nu ai nevoie decât de adresa lor de email. Extra puncte pentru link-urile funny pe care le generează (de ex. https://appear.in/talented-giraffe)

Join.me

#communication | #collaboration

Partajarea ecranului, în timp real. Simplu și rapid. Trimiți un link și oricine are linkul poate să îți vadă ecranul, după ce downloadează un plugin. Plugin care la rândul sau la va permite să își partajeze ecranul la fel de repede.

InVision

#collaboration

Deja devenit un clasic într-ale prototiparii colaborative. Îl folosesc pentru prezentarea mock-up-urilor dinamice, a arhitecturii informaționale, a UX-ului și a UI-ului, dar și pentru obținerea feedback-ului, atât în cadrul echipei cât și de la client. Am renunțat de ceva vreme să mai trimitem fișiere pe mail.

Typeform

#collaboration | #analytics

Pur și simplu știu cum să facă formulare superbe, ușor de folosit și completat de pe orice dispozitiv (le-am testat de la desktop până la telefoane de dimensiuni mici și nu a dat greș). Am folosit Typeform în mai multe rânduri pentru a valida o serie de idei, înainte de a le trimite în prototipare.

Trello

# collaboration | #productivity

Folosesc Trello pe proiecte punctuale, înainte de a intra în producție. Datorită designului intuitiv pe bază de card-uri și board-uri, îmi place să îl folosesc la salvarea articolelor interesante, ideilor și propunerilor pe care trebuie să le fac pentru diverși clienți. În momentul de față am următoarele board-uri: “Check lists 4 projects”, “Articole”, “Idei generale”, “Idei clienti”, “Idei proiecte pentru clienti”, “Idei campanii”, “Inspiratie” “Nu uita sa…” și “Diverse interesante”

Keep

#productivity | #read

În ultima perioadă am început să testez Keep ca o alternativă la Trello. Aplicația de mobil îmi place foarte mult. Este perfect pentru salvat notițe în scris, cu poză sau audio. Acesta ar fi pentru mine unul dintre plusurile lui față de Trello.

MailChimp

#analytics

MailChimp este și cred că va rămâne mult timp cea mai bună soluție să trimiți mass-mailing sau newslettere. Noi îl folosim pentru a trimite Newsletter-ul nostru lunar și statisticile pe care ni le oferă ne ajută foarte mult să îmbunătățim conținutul, de la ediție la ediție.

MailChimp este unul dintre cele mai complete servicii online de creare de campanii prin email. Nu numai că poți personaliza conținutul unei campanii, dar poți stabili și un stil vizual care să te reprezinte.

Avantajul MailChimp este că te poți adresa publicului țintă într-un mod mult mai familiar și personal decât o campanie clasică online. Integrarea cu rețelele de socializare permite user-ului să navigheze rapid către toate mediile in care îți promovezi startup-ul. Și până la un anumit nivel este free. Nivel pe care dacă l-ai atins, cu siguranță, ar cam trebui deja să îți permiți planurile plătite.

Toggl

#analytics

Pentru startup-urile care contorizează timpul lucrat, Toggl este un instrument extrem de util. Toggl îți poate măsura timpul lucrat la orice proiect, pentru că tu să îți poți crea un raport cât mai precis, pentru a-l prezența clienților.

Cu o interfață minimalistă, această aplicație online îți permite să contorizezi timpul muncit, în mod obiectiv, chiar dacă iei pauze sau lucrezi la multiple proiecte într-o zi. Organizează-ți timpul și workload-ul în funcție de proiecte, clienți și echipă, iar aplicația poate genera automat un raport scris sau grafic, detaliat sau concis.

Toggl lucrează cu numeroase aplicații de project management, de unde poți importă sau exportă date: BaseCamp, FreshBooks, Teamweek, Asana sau GitHub. Creează-ți un task în aplicația pe care o preferi, apoi importă titluri, nume, timp lucrat în Toggl și continuă-ți activitatea. Aplicația permite editarea oricărei sesiuni, prin modificarea contorului de timp-de exemplu, dacă ai pornit Toggl mai târziu. Toggl poate contoriza timpul lucrat, măsurând ore, minute și secunde, pentru că tu să poți prezenta un raport curpinzator clienților tăi. Aplicația rulează atât pe PC, cât și pe telefon, ceea îți oferă un plus de confort, pentru că știi că îți poți măsura timpul lucrat de la birou sau în deplasare.

Google Analytics

#analytics

Nu știu dacă sunt foarte multe lucruri despre Google Analytics. Este un clasic în viață care a rămas la fel de stabil și performant. Și este gratis. Acolo unde produsele de nișă pe care le mai folosesc nu raportează (Mixpanel, Hotjar sau Usability Hub), Analytics nu dă greș și nu te lasă la greu.

Side Kick

#analytics | #productivity | #read

Ținând cont că unul din taskurile mele importante este să fiu mereu în contact cu noi lead-uri, mereu încerc să găsesc noi soluții să fiu mai eficient în sortarea, păstrarea și gestionarea contactelor. Se poate integra foarte ușor cu HubSpot și Salesforce. Extra puncte pentru extensia de Chrome care îți arată date în timp real.

Google Trends

#analytics | #productivity

https://www.google.com/trends/hottrends/visualize?nrow=5&ncol=5&pn=p9

Verific linkul acesta în fiecare zi, dimineață când ajung la birou și seara înainte să plec acasă. Un minut în total.

Startup Stash

#communication | #collaboration | #analytics | #productivity | #social

Un loc de inspirație pentru start-up-uri. Listate pe categorii, găsești cam toate tool-urile necesare pentru un startup.

Bit.ly

#analytics | #productivity

Scurtează orice link și îți arată câți oameni au dat click pe el. Mă ajută foarte mult să văd relevanța titlurilor și a conținutului mesajelor din newslettere sau anumite postări din Social Media.

Any.do & CalScreen Shot 2016-01-26 at 17.59.56

#collaboration | #productivity

Îmi țin toate taskurile și întâlnirile în Any.do și Cal. Arată bine, funcționează bine, UX-ul este impecabil. Any.do este un task manager modular, în care poți crea boarduri și taskuri, poți să îți programezi data notificării task-ului și poți să asignezi task-uri către alte persoane. În varianta plătită îți poți seta alerte de task-uri geo-localizate și în fiecare dimineață poți să îți aloci câteva minute să prioritizezi task-urile și când vrei să le faci.

Fiind o aplicație dezvoltată de aceeași companie, Cal se sincronizează perfect cu Any.do, dar și cu Gmail, afișându-ți conținutul într-un mod vizual, superb.

Rescue Time

#productivity

Un instrument util și eficient pentru contorizarea activității zilnice, RescueTime îți poate indică timpul petrecut în diverse aplicații. RescueTime detectează aplicațiile și website-urile deschise pe PC sau smartphones, și măsoară timpul petrecut în fiecare dintre ele.

RescueTime îți poate crea o imagine cuprinzătoare asupra activității tale și a echipei în fiecare zi, cu ajutorul graficelor animate. Mai mult, RescueTime generează statistici zilnice, prin care marchează trendurile de activitate ale fiecărei persoane.

Poți opta pentru trei activități productive și trei domenii care te distrag cel mai des, pe care RescueTime să le monitorizeze în mod special. Aplicația indică gradul în care unul dintre scopuri a fost atins, precum și modificări în activitate sau interese de-a lungul timpului.

YouTube

#productivity

http://bit.ly/1NvrjqO

http://bit.ly/1Qo3h5G

http://bit.ly/1ZZ3UuB

LinkedIn

#communication | #social | #read

Dacă tot am ajuns la subiectul acesta, dacă vrei să povestim, ne putem conecta pe Facebook, LinkedIn sau Instagram.

HootSuite

#social | #analytics

Una din cele mai facile metode de a manageria multiple conturi de Facebook, Twitter sau Linkedin dar și de a obține o serie de date.

Medium

#collaboration | #social | #read

<3

Angel List

#communication | #social

Yep. Intru în fiecare zi.

Feedly

#read

Am fost fan al simplității cu care Google Reader își făcea treabă. Feedly se aprope cel mai mult de acel feeling. Marele plus al lui este că îți poți urmări feed-ul dar și curated content, de cele mai multe ori de foarte bună calitate. Extra puncte pentru design.

Flipboard

#read

Cu un UX impecabil și o organizare foarte bună a feed-ului pare câștigatoare pentru un user sofisticat. Pare însă puțin cam complexă pentru nevoile mele.

Secțiunea asta este încă în teste. Mi-am propus până la sfârșitul lui februarie să le testez pe amândouă și să aleg varianta cea mai potrivită pentru mine.

Între timp voi continua să citesc TechCrunch, Product Hunt, Entrepreneur și Crunch Base, în ambele aplicații.

Voi ce aplicație de feed folosiți și ce site-uri magice pe care le urmăriți în fiecare zi aveți pe acolo?

Stay creative and challenge the status quo.

Comentezi?

I love to add art in advertising, mixing it with outstanding concepts, shake it up with advanced technology & UX and unconventional communication, polish it to perfection until the perfect solution that solves a business problems is born. That's why I like to think of myself as an Internet guy who believes in the prevail of mankind with a little (oh, well... maybe a little bit more) help from technology. Digital addict, UX devotee and wine lover.