Dacă ești freelancer sau solo-antreprenor și trebuie să îți creezi propriul ritm de lucru pentru a ajunge la finalitatea dorită înțelegi foarte bine presiunile ce apar pe parcurs. Nu este întotdeauna floare la ureche să prioritizezi activitățile și să aloci timpul și resursele corespunzătoare pentru a obține cele mai bune rezultate. Este o chestiune de exercițiu.

Sunt însă câteva trucuri de organizare personală la care poți apela pentru a-ți îmbunătăți modul în care gândești și modul în care acționezi.

”Organizarea pe plan personal include gestionarea timpului, gestionarea banilor, gestionarea bunurilor și gestionarea relațiilor interumane. Pe scurt, păstrarea unei agende zilnice și a unei evidențe a cheltuielilor coroborată cu metode de organizare a bunurilor folosite în mod curent (telefon, laptop, mașină), plus păstrarea în preajmă a celor care ne susțin și detașarea de indivizii cu un comportament toxic”, ne-a precizat Diana Mihăilă.

Diana Mihăilă este Master Professional Organizer și primul blogger-specialist în soluții de organizare din România. Din 2017 este membru al International Association of Professional Organizers (IAPO), iar în 2019 a creat o metodă de organizare pentru părinți cu copii de până la 3 ani, validată IAPO. Tot în 2019, Diana a fost recunoscută drept unul dintre liderii europeni de comunități Facebook în cadrul Women Community Leadership Meeting, de la Varșovia, pentru calitatea grupului cu idei de organizare pe care l-a creat și dezvoltat în ultimii doi ani.

VAUNT, opțiune gratuită de evaluare în timp real a prețului apartamentelor

De la Diana am aflat câteva trucuri pe care le poți folosi pentru a-ți organiza timpul și resursele mai bine, ajutându-te, astfel, să ai un business de freelancing de succes.

Cum alcătuiești un To Do List eficient

Vei controla mai bine orele din zi dacă în fiecare dimineață îți alcătuiești o listă de activități (to do list). Dacă poți, încearcă să previzionezi sarcinile aferente pentru următoarele 2-3 zile, pentru a putea împărți resursele într-un context mai larg.

Iar atunci când ai un deadline asumat chiar și peste câteva săptămâni sau luni, pune-l în agendă încă de la începutul proiectului. Rezultatele tale se vor îmbunătăți dacă de fiecare dată când stabilești efectuarea unei acțiuni decizi când începi, cât durează și de ce ai nevoie pentru îndeplinirea ei cu succes.

Tot pentru rezultate mai bune este indicat să folosești un singur sistem de păstrare a evidenței sarcinilor zilnice. Poate fi o aplicație mobilă, un calendar integrat în contul de email sau clasica agendă cu file. Alege varianta care ți se potrivește și rămâi la aceea.

Evenimentele corporate cu componentă experiențială, motor de creștere...

Atenție, însă: folosirea mai multora în paralel va face să pierzi șirul activităților și să depășești termenele limită.

Ponturi simple pentru a avea un birou organizat

Un alt aspect esențial în viața unui freelancer este să îți gestioneze corect și eficient spațiul de care dispune. Fie că este la el acasă sau într-un hub, un sistem bine pus la punct își va arăta roadele în rezultatele muncii sale.

”Un birou organizat te ajută să fii mai productiv. Așa că împarte-l în zone în funcție de activitățile pe care le desfășori. De pildă, o parte este pentru device-urile electronice. Acolo ai laptopul, telefonul mobil, imprimanta și ce alte dispozitive îți mai sunt necesare pentru a-ți face treaba. O altă parte este pentru papetărie, iar o alta poate fi pentru arhivarea pe termen scurt (contracte și facturi de care trebuie să te ocupi imediat, broșuri, materiale informative)”, spune Diana Mihăilă.

Din perspectiva Dianei, următoarele 5 lucruri te pot ajuta să devii mai eficient(ă) pe plan personal și profesional.

  1. Golește masa de lucru și înlătură surplusul. Adesea uităm sub mormane de hârtii ori prin colțuri de sertare documente și obiecte ce nu ne mai sunt necesare ori care trebuie depozitate în alte locuri ale zonei noastre de office (ex: în arhivă). Odată înlăturate vom putea întrebuința biroul mult mai simplu și mai eficient.
  2. Sortează. Cu masa eliberată de surplus poți forma categorii precise de obiecte (ex.: documente, papetărie, gadget-uri etc.) în care mai apoi creezi subdiviziuni (ex.: obiecte de care am nevoie în fiecare zi, obiecte necesare per proiect etc.)
  3. Folosește organizatoare. Include sisteme de păstrare în ordine a resurselor profesionale folosite. Nu doar că simplifică foarte mult activitatea, dar te ajută să găsești rapid tot ce îți este necesar, uneori în momente cheie. În plus, din punct de vedere vizual totul va fi mult mai reconfortant și se va traduce automat și într-o minte mai odihnită. Deci creativă și productivă.
  4. Împarte spațiul în zone cu utilități precise. Alcătuiește un flux al biroului tău. Activitatea prestată are o rutină a sa pe care tu o cunoști. Așa că vei ști în ce fel se derulează mare parte din zilele. Dacă dimineața te ocupi de emailuri și aspecte digitale ale business-ului, atunci ai o zonă exclusiv pentru asta. Dacă la prânz gestionezi documente și sortezi corespondența fizică, ai un loc pentru asta.
  5. Organizează-te nu doar fizic, ci și digital. În era în care trăim organizarea spațiului de lucru nu se mai limitează doar la biroul fizic. Gadget-urile trebuie puse în ordine și în interiorul lor. Evaluează cu atenție ce aplicații sunt cu adevărat necesare și care sunt cele ce doar îți ocupă din memorie. Pune-le pe primul ecran pe acelea de care ai cea mai mare nevoie. La fel, ordonează fotografiile în albume, iar periodic alocă-ți timp pentru a tria în galerie. Sunt multe poze irelevante ce nu fac altceva decât să ocupe spațiu și să reducă viteza de operare a procesorului. Și nu uita să actualizezi constant soft-urile și aplicațiile pentru ca device-ul să funcționeze corespunzător. Grupează-le și în funcție de scopul lor (ex: softuri/aplicații de editare foto, programe de redactare etc.). Pe scurt, realizează un flux logic a ceea ce deții în dispozitivul digital pentru a nu irosi timp de fiecare dată când ai nevoie să îl utilizezi.

Dacă ai de organizat o încăpere întreagă, Diana Mihăilă recomandă metoda 360° ce presupune să începi dintr-un punct al camerei și să mergi circular până când ai acoperit întreaga suprafață.