Oana Coșman
Konica Minolta Business Solutions România, integrator de soluții IT și furnizor de sisteme de supraveghere și soluții de analiză video, a lansat recent o nouă soluție de Registratură electronică pentru stocarea documentelor, bazată pe platforma M-Files, deținută de brandul finlandez cu același nume, specializat în dezvoltarea de soluții software de management inteligent al informației.
Digitalizarea a devenit una din principalele priorități pentru multe organizații, care au început să adopte și să implementeze soluții de automatizare a proceselor de lucru cu documente, conceptul de ”paperless company” fiind deja un termen familiar în mediul de business. Cu toate acestea, unele companii, reticente la ideea de schimbare, continuă să gestioneze manual volume mari de documente fizice, activitatea angajaților transformându-se de multe ori într-una costisitoare și consumatoare de timp.
Noua soluție de Registratură electronică, lansată recent de Konica Minolta România în parteneriat cu M-Files, vine în sprijinul companiilor și departamentelor care lucrează cu volume mari de documente pe suport hârtie și care necesită un număr mare de angajați pentru prelucrarea acestora.
Aplicația oferă un control eficient și sigur asupra tuturor documentelor care intră și ies din organizație, indiferent dacă procesul este centralizat sau distribuit între diferite sedii sau departamente.
Prin intermediul soluției, companiile locale, din orice domeniu de activitate și indiferent de mărime, își vor putea eficientiza fluxurile de lucru cu documentele de orice tip, de la contracte de muncă până la formulare de ofertă, facturi sau contracte cu furnizori și clienți, și realoca resursele umane pentru sarcini mai importante.
Registratura electronică este un instrument extrem de util pentru toate organizațiile care își doresc păstrarea documentelor în siguranță și reducerea numărului de documente pierdute, eficientizarea spațiului de birouri și optimizarea costurilor aferente închirierii spațiilor pentru depozitarea arhivelor fizice.
După scanarea la echipamentul multifuncțional, documentele sunt înregistrate automat în aplicație și devin disponibile tuturor departamentelor și utilizatorilor implicați, care sunt notificați pe email ori de câte ori un nou document este stocat.
Documentele înregistrate pot fi accesate oricând și din orice loc și regăsite după informaţiile introduse în procesul de înregistrare, prin căutarea unor cuvinte din conţinutul lor, de către orice angajat al companiei direct în platformă, printr-o interfață ușor de utilizat, înlăturând riscurile referitoare la deteriorarea documentelor ca urmare a trecerii timpului sau a manipulării excesive.
