Digitalizare pentru toată lumea. Cum faci contabilitate în mod deștept în 2016

Într-o vreme în care tehnologia acaparează ușor-ușor fiecare aspect al fiecărui domeniu, nici contabilitatea nu scapă. Chiar dacă vorbim de una dintre cele mai vechi branșe din lume, una în care hârtia a fost și încă este elementul de bază, tot mai multe business-uri aleg să facă pasul spre digitalizare.

Începem astăzi o serie despre digitalizare și despre influența tehnologiilor asupra unor afaceri simple. Nu e despre startup-uri în mod special, ci despre cum oameni obișnuiți fac lucrurile mai rapid cu ajutorul unor programe.

Voicestar este unul din ele. Am stat de vorbă cu Răzvan Hîncu, fondator al studioului, despre afacerea sa, despre digitalizare și despre pasul următor pe care intenționează să-l facă în business.

Răzvan este actor de profesie. El a jucat în mai multe filme sau seriale, iar de la o vreme a vrut să facă ceva și pe cont propriu. Împreună cu soția sa a deschis Voicestar, un studio audio profesional: ” Noi suntem o firmă mică și avem doar un an de activitate. Eu și soția mea suntem de profesie actori. Am jucat și în teatrul instituțional, și în cel independent, și-n filme și-n seriale, însă pasiunea noastră se găsește în domeniul producției audio. La început, am învățat să edităm spoturi publicitare în înregistrările din studiourile profesionale și, în urma unei călătorii în Statele Unite, am achizionat primul microfon. Așa am pornit totul”.

hincu1
Răzvan Hîncu // Foto: Arhiva personală
De la ”Home Studio” la profesionalism

Totul a mers ca uns, iar Răzvan s-a văzut nevoit să-și scaleze afacerea. De la un mic ”home studio”, el a ajuns la nivelul superior: ”După ce ne-am pus la punct un mic studio de apartament, am simțit că sosise momentul să trecem la nivelul superior și așa ne-am hotărât să deschidem Voicestar Studio, firma mare, în adevăratul sens al cuvântului.
În general, clienții noștri sunt din domeniul publicității, însă am avut și proiecte pentru clienți străini”.

Actorul a fost obișnuit cu tehnologia încă din perioada ei timpurie din spațiul autohton. Ne povestește cu nostalgie despre cum a accesat prima dată internetul la o sală de calculatoare în anii ’90 și despre cum își trimitea CV-ul în format electornic încă de pe atunci: ”Primul contact cu tehnologia a fost cu un computer la un internet cafe în 1997  Am fost fascinat de comunicarea pe net. La vremea aceea abia se dezvoltau rețelele de telefonie mobilă în România, iar internetul abia începea să capete amploare”.

”Am început să trimit CV-uri pe e-mail încă de pe vremea când se foloseau dischetele. Era mult mai eficient decât să ajungi la casting sau la interviu cu niște foi de hârtie sau cu niște poze boțite sau udate de ploaie”, mai spune Răzvan.

De contabilitate se ocupă tot el A fost mai greu la început, iar nici pe parcurs soluțiile pe care le folosea nu se dovedeau a fi rentabile. A încercat să se orienteze spre soluții digitale și a dat peste Smart Bill: ”După ce am stricat vreo șapte-opt facturi pentru că apăsam prea tare când le completam, am început să mă interesez de un program de contabilitate online și așa am dat peste Smart Bill Professional”.

”Pentru noi, mobilitatea este foarte importantă deoarece sunt zile în care lucrăm în patru-cinci studiouri diferite. Când cei cu care lucrăm au anunțat apariția versiunii de cloud am fost foarte bucuroși. Asta ne-a oferit mobilitate totală. De asemenea, acum putem factura de oriunde, cu ajutorul aplicației pentru smartphone”, mai spune bărbatul.

În general, atunci când vine vorba de produsele online, cel mai adesea fricile noastre  sunt generate de eventualele blocaje de server sau de site

Răzvan s-a adaptat repede tehnologizării afacerii sale, și este de părere că totul trebuie orientat spre online. Dacă nu faci asta, nu exiști: ”Folosim mai multe soluții digitale. Lucrăm și cu Dropbox. În general, atunci când vine vorba de produsele online, cel mai adesea fricile noastre  sunt generate de eventualele blocaje de server sau de site. Întrebarea pe care ne-o punem toți, întotdeauna, este dacă serviciul sau site-ul este rezistent sau nu la posibilele breșe de securitate”.

”Toate deciziile le luăm împreună, eu și soția mea, în funcție de necesitățile care apar. Plănuim să extindem firma și apariția unui site este iminentă. Expunerea online a devenit vitală pentru orice domeniu de activitate din lumea afacerilor”, mai spune Răzvan.

Hîncu, în pielea unuia dintre personajele sale // Foto: Arhiva personală

Răzvan are așteptări clare de la toate produsele pe care le folosește și spune că astăzi este aproape imposbil să-ți conduci afacerea dacă nu ești conectat în permanență. Smartphone-ul este indispensabil: ”De la orice program achiziționat așteptăm fiabilitate și plus valoare. De altfel orice achiziție pe care o facem are ca scop final dezvoltarea noastră ca firmă și creșterea calității serviciilor pe care le oferim clienților noștri. Smartphone-ul și internetul sunt indispensabile în ziua de azi în orice afacere. Ele aduc în primul rând viteză de reacție, expunere worldwide și mobilitate. În domeniul nostru, în trecut, era aproape imposibil să lucrăm pentru clienți din afara țării. Era un proces foarte dificil de primire a datelor și livrare a înregistrării”.

Smart Business caută acele afaceri din domenii diverse care folosesc tehnologii noi pentru a crește. Într-un mediu de afaceri în continuă schimbare, digitalizarea nu mai este o opțiune, ci o obligație pentru a reuși să faci business mai ușor. În proiectul editorial Smart Business, start-up.ro vrea să descopere povestea acelor afaceri care au trecut de la tradițional la digitalizare și să descoperim metodele „smart“ prin care cresc.

Comentezi?

Aflat la început de drum în presă, lui Claudiu Râpan nu-i lipsește entuziasmul și ambiția. După ce și-a făcut junioratul la Gazeta Sporturilor, a decis să tatoneze și domeniul antreprenoriatului. Pasionat de sport din fire, el identifică o serie de similarități între atleți și antreprenorii aflați la început de drum pe piața startup-urilor românești. Cursa este la fel de dinamică în ambele domenii, și evident, la fel de acerbă.