Acest articol a fost publicat prima oară de către Delia Mircea pe Contzilla.ro, site-ul care explică legislația și contabilitatea pe înțelesul tuturor.

---

Ce este un document justificativ, cum dobâdește un document această calitate și ce trebuie să conțină?

Condițiile care trebuie îndeplinite de un document pentru ca acesta să fie considerat document justificativ, sunt prevăzute în OMFP 2634 din 2015.

Analiză - Alegerile din SUA: Care ar putea fi efectele asupra dolarului?

Documentele justificative trebuie să cuprindă următoarele elemente principale:

  • denumirea documentului;
  • denumirea/numele și prenumele și, după caz, sediul persoanei juridice/adresa persoanei fizice care întocmește documentul;
  • numărul documentului și data întocmirii acestuia;
  • menționarea părților care participă la efectuarea operațiunii economico-financiare (când este cazul);
  • conținutul operațiunii economico-financiare și, atunci când este necesar, temeiul legal al efectuării acesteia;
  • datele cantitative și valorice aferente operațiunii economico-financiare efectuate, după caz;
  • numele și prenumele, precum și semnăturile persoanelor care răspund de efectuarea operațiunii economico-financiare.

În cuprinsul oricărui document emis de către o entitate trebuie să se menționeze și elementele prevăzute de legislația în domeniu, respectiv formă juridică, codul de identificare fiscală și capitalul social, după caz.

Documentele care stau la baza înregistrărilor în contabilitate pot dobândi calitatea de document justificativ numai în condițiile în care furnizează toate informațiile prevăzute mai sus.

Documentele contabile (registre, jurnale, fișe, note etc.) care servesc la prelucrarea, centralizarea și înregistrarea în contabilitate a operațiunilor economico-financiare consemnate în documentele justificative, întocmite manual sau prin utilizarea sistemelor informatice de prelucrare automată a datelor, trebuie să cuprindă elemente cu privire la:

Ne permitem o amnistie fiscală?
  • denumirea entității;
  • data întocmirii documentului contabil;
  • felul, numărul și data documentului justificativ;
  • sumele corespunzătoare operațiunilor efectuate;
  • conturile sintetice și analitice debitoare și creditoare;
  • semnătura persoanei responsabile cu întocmirea documentelor contabile.

În condițiile în care documentele financiar-contabile (documentele justificative și documentele contabile) sunt întocmite și preluate în contabilitate prin utilizarea sistemelor informatice de prelucrare automată a datelor, semnătura nu constituie element obligatoriu. În astfel de situații trebuie să se stabilească prin proceduri proprii modalități de identificare a persoanelor care au inițiat, dispus și aprobat, după caz, efectuarea operațiunilor respective.

În documentele financiar-contabile nu sunt admise ștersături, modificări sau alte asemenea procedee, și nici lăsarea de spații libere între operațiunile înscrise în acestea sau file lipsă. Erorile se corectează prin tăierea cu o linie a textului sau a cifrei greșite, concomitent înscriinduse alături textul său cifra corectă. Corectarea se face în toate exemplarele documentului și se confirmă prin semnătura persoanei care a întocmit/corectat documentul, menționându-se și data efectuării corecturii.

Citește și despre:

Plafoane fiscale 2019 – unde se încadrează afacerea ta în acest an

Microîntreprindere - condițiile necesare pentru 2019

Declarații fiscale pe care să le depui în 2019

Afișe obligatorii în orice magazin - informații de pus la vedere

Cotele de TVA aplicabile în 2019 - ce să știi când întocmești facturi

Impozit microîntreprinderi - cum se calculează?

Cinci strategii care te ajută să menții un cash flow pozitiv

Scutiri sau facilități pentru angajați și angajatori în 2019

Întocmirea și depunerea situațiilor financiare pentru 2018

Plătitor sau neplătitor de TVA ? Avantaje și dezavantaje bine de știut